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Outils de productivité pour Microsoft Teams en 2026

Les outils de productivité jouent un rôle de plus en plus important à mesure que le travail dans Microsoft Teams devient plus structuré et axé sur les processus. Au-delà des discussions et des réunions, les équipes s’appuient désormais sur des applications complémentaires pour gérer les demandes, les tâches, les validations et le travail lié aux clients au sein d’un seul et même espace.


Ces applications permettent de gérer le travail structuré sans changer de plateforme et sont couramment utilisées comme outils de productivité pour la collaboration quotidienne dans Microsoft Teams.


Outils de productivité

Comment les outils de productivité aident réellement les équipes à accomplir leur travail

Les outils de productivité aident les équipes à avancer en organisant les tâches et les demandes difficiles à gérer uniquement via le chat. Dans Microsoft Teams, ces outils sont ajoutés via la section Applications et facilitent le suivi de l’avancement, l’attribution des responsabilités et la gestion du travail à mesure que le volume augmente.


Les 7 Meilleurs Outils de Productivité pour Microsoft Teams

Il existe une grande variété d’outils de productivité, tels que la gestion des tâches, l’intégration du calendrier, le partage de fichiers et la visioconférence, qui peuvent être ajoutés à Microsoft Teams. La plateforme s’intègre également avec d’autres applications Microsoft Office comme Word, Excel et PowerPoint, ainsi qu’avec des applications tierces.


Voici une sélection des principaux outils de productivité pour Microsoft Teams:


  1. Ticketing As A Service de TeamsWork

Les demandes de service partagées par chat ou par e-mail sont souvent difficiles à suivre et faciles à oublier. Cela entraîne fréquemment des retards et des problèmes non résolus. Ticketing As A Service permet aux équipes de soumettre, suivre et résoudre des demandes directement dans Microsoft Teams. Chaque ticket regroupe les conversations, les fichiers et les mises à jour jusqu’à la résolution complète de la demande.


Avantages de Ticketing As A Service

Un système de tickets centralisé améliore la visibilité et la responsabilité en regroupant toutes les demandes au même endroit. Les équipes peuvent mieux prioriser le travail et réduire le risque de demandes manquées. L’automatisation et les notifications permettent de répondre plus rapidement et de maintenir des niveaux de service cohérents entre les départements.


Comment chaque département peut utiliser le ticketing

  • Équipe RH : La soumission de demandes et de questions liées aux avantages sociaux et aux soldes de congés devient plus simple grâce à un flux de ticketing RH structuré.

  • Équipe marketing : Soumission de propositions pour le développement de nouveaux outils marketing et de design.

  • Équipe juridique : Présentation de demandes telles que la rédaction et la révision de contrats.

  • Support informatique (IT Help Desk) : Signalement de demandes, incidents et événements comme des bugs logiciels, des problèmes d’imprimantes ou l’achat de nouveaux ordinateurs.

  • Service client : Gestion des demandes clients avec suivi des SLA via un flux de ticketing dédié au service client.


Fonctionnalités clés de Ticketing As A Service

  • Créer des tickets et les gérer jusqu’à leur résolution

  • Joindre des images, fichiers et liens

  • Ajouter des commentaires et collaborer dans les tickets

  • Conserver un historique d’audit complet

  • Contrôler la confidentialité des tickets

  • Prise en charge de plusieurs langues



  1. Checklist As A Service de TeamsWork

Les processus récurrents nécessitent de la cohérence et de la structure. Sans étapes claires, les équipes risquent d’oublier des tâches ou de manquer des échéances. Checklist As A Service aide les équipes à gérer les processus récurrents dans Microsoft Teams grâce à des checklists structurées, avec une attribution claire des tâches et un suivi de l’avancement en temps réel.


Avantages de Checklist As A Service

Les checklists garantissent que chaque étape d’un processus est réalisée dans le bon ordre. Les équipes suivent des workflows standardisés, ce qui réduit les erreurs et améliore la fiabilité. L’automatisation simplifie le travail récurrent en créant des checklists selon un planning défini et en envoyant des alertes en temps opportun. Les responsables peuvent suivre l’avancement sans relances constantes.


Comment chaque département peut utiliser les checklists

  • Équipe RH : Processus de paie, checklist d’onboarding des employés et procédures d’offboarding.

  • Comptabilité et fiscalité : Clôture de fin de mois, déclarations fiscales et rapports réglementaires.

  • Opérations : Contrôles d’inventaire et routines de contrôle qualité.

  • Gestion des installations : Inspections de sécurité et checklists de conformité.


Fonctionnalités clés de Checklist As A Service

  • Créer des checklists avec un découpage détaillé des tâches

  • Gérer les tâches jusqu’à leur clôture

  • Joindre des images et des fichiers, ajouter des commentaires

  • Utiliser des modèles pour les checklists récurrentes

  • Création automatique de checklists via la planification

  • Alertes automatiques avant les dates d’échéance

  • Tableaux de bord et options d’exportation



  1. CRM As A Service de TeamsWork

Les informations clients sont souvent dispersées entre e-mails, feuilles de calcul et outils non connectés. Cette fragmentation ralentit la collaboration et la prise de décision. CRM As A Service intègre la gestion de la relation client directement dans Microsoft Teams. Les équipes peuvent gérer les leads, contacts, opportunités et dossiers au sein de leur espace de travail quotidien.


Avantages de CRM As A Service

Ce service permet de gérer les informations clients directement dans Microsoft Teams et s’intègre à Outlook pour les e-mails, le calendrier et les contacts. Les équipes travaillent ainsi dans un environnement unique sans passer d’un outil à l’autre.


L’application peut être adaptée aux workflows existants et stocker les données clés des leads, opportunités, organisations, contacts et dossiers. L’interface reprend les standards familiers de Microsoft 365, facilitant une prise en main rapide, tandis que les notifications en temps réel tiennent les équipes informées sans relances manuelles.


Comment chaque département peut utiliser le CRM

  • Ventes : Gestion fluide des ventes pour suivre les leads, les pipelines et l’avancement des opportunités.

  • Marketing : Gestion et segmentation des leads pour les campagnes.

  • Service client : Consultation des informations de contact et de l’historique des interactions.

  • Direction : Suivi des performances, des prévisions et de la productivité des équipes.


Fonctionnalités clés de CRM As A Service

  • Gestion des leads

  • Gestion des opportunités commerciales

  • Gestion des dossiers

  • Contacts et organisations

  • Formulaires personnalisés et pipelines de vente

  • Suivi des interactions et audit

  • Notifications en temps réel

  • Synchronisation avec Microsoft 365

  • Support multilingue

  • Accès API



  1. Microsoft Teams Approval

Les workflows de validation se bloquent souvent dans des fils d’e-mails et des conversations dispersées. Centraliser les validations dans un espace de travail partagé permet aux équipes d’avancer plus rapidement et de rester alignées. Cette fonctionnalité permet de soumettre des demandes de validation, de les transmettre aux approbateurs appropriés et de suivre les décisions directement dans Microsoft Teams.


Avantages de Microsoft Teams Approval

Les demandes de validation sont plus faciles à suivre grâce à un statut visible en temps réel. Les utilisateurs n’ont plus besoin de relances manuelles. La prise de décision devient plus rapide et plus transparente, car les approbateurs peuvent répondre directement dans le même espace de travail.


Comment chaque département peut utiliser Microsoft Teams Approval

  • RH : Demandes des employés telles que congés, notes de frais et avantages.

  • Comptabilité : Validations de factures et financières afin de réduire les erreurs et la fraude.

  • Opérations : Validation des bons de commande et de la logistique.

  • Établissements d’enseignement : Inscriptions des étudiants, notes et propositions de recherche.


Fonctionnalités clés de Microsoft Teams Approval

  • Soumission des demandes via l’interface Teams

  • Suivi des validations en temps réel

  • Approbateurs désignés avec contrôle des autorisations

  • Notifications des décisions de validation

  • Journaux d’audit pour la traçabilité


  1. Microsoft Teams Shift

Microsoft Teams Shift est une fonctionnalité qui permet de planifier et de gérer les horaires de travail directement dans Teams. Elle aide les responsables à planifier les équipes, attribuer des tâches et gérer les demandes d’absence. Shift permet également d’assigner des rôles et responsabilités et de suivre la présence des collaborateurs.


Avantages de Microsoft Teams Shift

La planification devient plus fiable car responsables et employés partagent la même vue des horaires. Cela réduit les malentendus et les changements de dernière minute. La gestion des congés est simplifiée, ce qui aide à maintenir une couverture adéquate et à éviter les perturbations.


Comment chaque département peut utiliser Microsoft Teams Shift

  • RH : Planification et gestion des horaires.

  • Comptabilité : Données fiables pour la paie et la budgétisation.

  • Opérations : Coordination des équipes travaillant par roulement.

  • Gestion des installations : Planification du personnel pour l’utilisation des équipements et des locaux.


Fonctionnalités clés de Microsoft Teams Shift

  • Planification des horaires et ajustement des rotations

  • Attribution des tâches et des responsabilités

  • Gestion des absences (congés, maladie, jours personnels)

  • Suivi de la présence

  • Intégration complète avec Microsoft Teams


  1. Microsoft Teams Planner

Microsoft Teams Planner permet de créer et de gérer des tâches et des projets directement dans Teams. Il aide à organiser, prioriser et attribuer les tâches, tout en suivant leur progression. Planner offre un point central pour visualiser et gérer le travail, améliorant ainsi la collaboration et la communication.


Avantages de Planner

La responsabilité des tâches et les échéances sont visibles par tous, ce qui réduit le besoin de mises à jour manuelles. Les équipes peuvent mieux coordonner leur travail. Planner est particulièrement adapté aux petits projets et à la planification à court terme.


Comment chaque département peut utiliser Planner

  • RH : Coordination des tâches et projets liés aux employés.

  • Comptabilité : Suivi des tâches de reporting et de budgétisation.

  • Opérations : Coordination des tâches entre équipes.

  • Gestion des installations : Gestion des activités liées aux installations.


Fonctionnalités clés de Planner

  • Création et gestion de tâches avec échéances et priorités

  • Collaboration via notes, pièces jointes et commentaires

  • Attribution des tâches aux membres de l’équipe

  • Suivi de l’avancement

  • Accès natif dans Microsoft Teams


  1. Microsoft Teams Power Automate

Le travail manuel et répétitif ralentit les équipes et augmente le risque d’erreurs. L’automatisation des workflows permet de gagner en efficacité. Power Automate permet de créer des flux automatisant des tâches telles que la saisie de données, les validations et les notifications dans Microsoft Teams et d’autres services.


Avantages de Power Automate

L’automatisation réduit les efforts manuels et améliore la cohérence des processus. Les équipes peuvent connecter différents services afin que le travail progresse sans transferts constants. Les performances des workflows peuvent également être analysées pour identifier des axes d’amélioration.


Comment chaque département peut utiliser Power Automate

  • RH : Automatisation de la saisie de données et des workflows de planification.

  • Comptabilité : Facturation et suivi des dépenses pour la budgétisation et les prévisions.

  • Opérations : Intégration d’applications et de services pour réduire les tâches manuelles.

  • Gestion des installations : Automatisation des réservations et de la maintenance.


Fonctionnalités clés de Power Automate

  • Automatisation des tâches répétitives

  • Workflows personnalisables

  • Déclencheurs basés sur des événements et conditions

  • Intégration avec SharePoint, OneDrive et Dynamics 365

  • Rapports et analyses pour évaluer les performances


Une fois ajoutés via la section Applications, les outils de productivité font partie intégrante de la collaboration quotidienne. Ils apparaissent sous forme d’onglets, d’applications personnelles ou de workflows automatisés utilisés en parallèle des discussions et des réunions.


Comment choisir la bonne application de productivité ?

La bonne application de productivité doit répondre à un problème clair rencontré par votre équipe dans Microsoft Teams. Qu’il s’agisse de demandes manquées, d’une attribution floue des tâches ou de données clients dispersées, l’application doit simplifier la gestion de ce travail en un seul endroit.


Si votre équipe travaille déjà dans Microsoft Teams, privilégiez des applications natives, faciles à utiliser sans formation supplémentaire. Par exemple, les équipes qui perdent souvent des demandes dans le chat tireront plus de valeur d’une application de ticketing comme Ticketing As A Service que d’une simple liste de tâches.


Conclusion

Microsoft Teams propose une large gamme d’outils de productivité permettant aux équipes d’optimiser leurs workflows, d’améliorer leur efficacité et de renforcer la communication et la collaboration. Ces outils incluent Approval, Shift, Planner et Power Automate. Tous sont intégrés nativement à la plateforme Teams, ce qui permet aux équipes de les gérer facilement depuis un point central.


TeamsWork est membre du réseau de partenaires Microsoft, et leur expertise réside dans le développement d'applications de productivité qui exploitent la puissance de la plateforme Microsoft Teams et de son écosystème. Leurs produits SaaS, incluant CRM as a Service, Ticketing as a Service et Checklist as a Service, sont très appréciés par les utilisateurs pour leur interface conviviale, leur intégration avec Microsoft Teams et leurs prix abordables. Ils sont fiers de développer des solutions logicielles innovantes qui améliorent la productivité des entreprises tout en restant accessibles à tous les budgets.

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