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Importer/téléverser des tickets dans Ticketing As A Service depuis Excel avec Power Automate

Consolider des données de support ou les importer dans un nouveau système est souvent nécessaire. Si vos tickets sont dans des fichiers Excel, vous vous demandez sûrement comment les intégrer dans votre instance Ticketing As A Service dans Microsoft Teams.


Importer des données historiques ou externes est une nécessité pratique. Microsoft Power Automate est la clé pour simplifier cela, en facilitant le transfert de vos données Excel dans notre plateforme.


Ce guide explique comment préparer votre fichier Excel et utiliser notre solution préconfigurée Power Automate pour un import efficace dans Ticketing As A Service.


Nous avons préparé un package de solution pour cela :



Importer la solution Power Automate

La première étape consiste à importer la solution Power Automate dans votre environnement. Considérez-la comme une boîte à outils prête à l’emploi spécialement conçue pour cette tâche de migration.

  1. Téléchargez le package de solution : Vous aurez un fichier .zip de notre part. Ce package contient les flux Power Automate nécessaires à la migration.

  2. Accédez à Power Automate : Ouvrez votre navigateur et allez sur https://make.powerautomate.com.

  3. Naviguez vers Solutions : Dans le menu de gauche, cliquez sur « Solutions ». Si vous avez plusieurs environnements, assurez-vous d’avoir sélectionné le bon.

    Accédez aux solutions

  4. Importer le fichier de solution : Cliquez sur « Importer une solution » en haut. Une boîte de dialogue apparaîtra. Cliquez sur « Parcourir », trouvez le fichier .zip enregistré et sélectionnez-le. Cliquez sur « Suivant », puis sur « Importer ». Cela peut prendre quelques instants. Une fois terminé, vous verrez la nouvelle solution dans la liste.

Importer une solution

Une fois importée, vous pouvez cliquer sur la solution pour voir les flux à l’intérieur, notamment ceux nommés « Main - API Ticket Migration » et « Main - Excel Ticket Import », ainsi que certains flux utilitaires pour un bon fonctionnement. Lisez notre article de blog sur la migration de tickets entre deux instances via Power Automate.


Préparer votre fichier Excel pour l’importation

Le succès de l’import dépend fortement de la structure de votre fichier Excel. Power Automate nécessite un format spécifique pour lire les données correctement.


A. Champs standards : Assurez-vous que votre feuille Excel contient les colonnes d’informations essentielles sur les tickets.

Colonnes des champs standard

  • Requestor ID: L’identifiant unique de la personne ayant soumis le ticket.

  • Assignee ID: L’identifiant unique de l’agent affecté au ticket. Remplissez ces colonnes avec les ID appropriés.


B. Champs personnalisés : Si vos tickets comportent des champs personnalisés, ajoutez des colonnes spécifiques :

  • Champs de sélection de personnes : Pour les champs personnalisés sélectionnant des utilisateurs (ex. « Suiveurs », « Approbateurs ») :

    • Créez deux colonnes supplémentaires pour chaque champ :

      • [NomChamp] ID : Contiendra l’/les identifiant(s) utilisateur.

      • [NomChamp] Email : Contiendra l’/les adresse(s) e-mail.

    • Exemple : si votre champ s'appelle « Suiveurs », ajoutez les colonnes « Suiveurs ID » et « Suiveurs Email ».

    • Important pour les valeurs multiples : Si un champ peut contenir plusieurs utilisateurs, séparez chaque ID et e-mail par une virgule (,). L’ordre des ID doit correspondre à celui des e-mails.

      Colonnes des champs personnalisés

  • Champs de sélection d’e-mail : Pour les champs capturant des adresses e-mail (ex. « Email du réviseur ») :

    • Ajoutez une colonne :

      • [NomChamp] Address : Contiendra l’adresse ou les adresses e-mail.

    • Exemple : si le champ s’appelle « Email du réviseur », ajoutez une colonne « Email du réviseur Address ».

      Champs de sélection d'e-mail

C. Convertir en tableau : Power Automate nécessite que vos données soient sous forme de tableau Excel.

  1. Sélectionnez toutes les cellules contenant vos données (y compris les en-têtes). Cliquez sur une cellule et appuyez sur Ctrl + A.

  2. Allez dans l’onglet « Insertion » du ruban Excel.

  3. Cliquez sur « Tableau ».

  4. Cochez « Mon tableau comporte des en-têtes » dans la boîte de dialogue.

  5. Cliquez sur OK.

    Créer un tableau dans Excel

Configurer le flux Power Automate

Avec votre fichier prêt, indiquez au flux où le trouver.

  1. Retournez sur https://make.powerautomate.com et ouvrez la solution importée.

  2. Ouvrez le flux « Main - Excel Ticket Import ».

  3. Recherchez un groupe d’actions nommé « Scope - Excel File and Parameters ».

  4. Dans ce groupe, trouvez l’action « Lister les lignes présentes dans un tableau ».

  5. Configurez cette action :

    • Sélectionnez le fichier Excel préparé comme source.

    • Sélectionnez le tableau (souvent nommé « Table1 » par défaut).

  6. Sauvegardez, puis publiez le flux.

    Configurer un flux Power Automate

Points importants lors de l’import

  • Format tableau obligatoire : Sans format tableau, Power Automate ne lira aucune ligne.

  • Colonnes de support requises : Assurez-vous que les colonnes ID/email des champs personnalisés sont bien présentes et remplies.

  • Compatibilité des champs : Les champs personnalisés, catégories de tags et tags doivent correspondre à votre instance cible.

  • Pas de virgules dans les valeurs : Les virgules sont des séparateurs — évitez-les dans les noms ou valeurs de champs.

  • Migration des commentaires non incluse : Ce flux n’inclut pas les commentaires. Utilisez « Main - API Ticket Migration » si nécessaire.

  • Noms de champs uniques : N’utilisez pas de caractères spéciaux comme [ ] ou . dans les noms.

  • Noms de tags uniques : Chaque tag doit être unique, même entre catégories différentes.


Exécuter le flux d’importation

Vous êtes prêt ! Lancez « Main - Excel Ticket Import ». Il vous demandera quelques paramètres :

  • baseURL: L’URL de l’API de votre instance Ticketing As A Service. Voir la documentation de l’API.

  • secretKey_destination: La clé API de l’instance cible.

    Clé API dans les paramètres

  • timezone: Spécifiez le fuseau horaire (ex. 7 pour GMT+7).

  • limit: Nombre maximum de tickets à traiter.

  • offset: The number of tickets (rows) to skip before starting the import. Useful for batching or resuming.


Prenez le contrôle de vos données de tickets

Importer des tickets depuis Excel n’a pas à être compliqué. Avec une bonne préparation et la solution Power Automate fournie, vous pouvez facilement intégrer vos données dans notre système intégré à Microsoft Teams.


Besoin d’aide ou de conseils ? N’hésitez pas à nous contacter !



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