Power Automate et RPA : Comment une entreprise mondiale de santé a gagné deux jours grâce à l’automatisation des rapports hebdomadaires

Kitameraki, société sœur de Teamswork, a été mandatée par une grande entreprise mondiale du secteur de la santé pour refondre un processus de reporting hebdomadaire conduit manuellement depuis des années. Chaque semaine, l'équipe consacrait deux journées entières à extraire les données de Power BI, à les mettre en forme dans Excel, à filtrer chaque rapport individuellement pour plus de 250 destinataires, puis à en assurer la distribution à la main.

Ce processus ne nécessitait ni compétences spécialisées ni prise de décision complexe, mais la combinaison du volume traité, du filtrage manuel et des exigences de conformité propres à un environnement fortement réglementé ne laissait aucune place à la moindre approximation. Kitameraki a entièrement reconstruit ce flux de travail à l'aide de Power Automate et de RPA, ramenant la charge manuelle à zéro.

Un processus de reporting dont le coût dépassait la seule question du temps

L'entreprise produisait chaque semaine des rapports de performance selon deux axes : la performance commerciale et l'engagement des collaborateurs auprès des clients. Chaque rapport devait être extrait de Power BI, mis en forme dans Excel, filtré individuellement afin que chaque collaborateur n'accède qu'à ses propres données, puis envoyé séparément par e-mail à plus de 250 destinataires.

Dans un environnement de santé réglementé, l'étape de filtrage revêtait une importance particulière. Chaque destinataire n'était autorisé à consulter que ses propres données de performance, ce qui impliquait que chaque rapport devait être vérifié et adapté avant tout envoi. Avec une liste de distribution de plus de 250 personnes, la charge s'accumulait rapidement, et la moindre erreur de filtrage entraînait des conséquences non seulement opérationnelles, mais aussi réglementaires.

Ce processus mobilisait jusqu'à deux journées de travail complètes par semaine, sans exception et sans possibilité de raccourci.

Pourquoi Power Automate et RPA ont été utilisés conjointement

Kitameraki a opté pour une combinaison de Power Automate et d'outils RPA, car les deux technologies répondent à des aspects différents du problème. Power Automate gère nativement la logique et les intégrations entre les services Microsoft, en connectant Power BI, Excel et Outlook sans développement spécifique. Le RPA prend en charge les étapes nécessitant une interaction directe avec une interface utilisateur, comme la navigation dans un tableau de bord pour déclencher un export de données ne pouvant être appelé via une API.

L'utilisation conjointe des deux outils a permis d'automatiser l'intégralité du flux de travail sans laisser subsister la moindre étape manuelle.

1. Extraction des données depuis Power BI

Power Automate a été configuré pour extraire automatiquement les données de performance depuis les tableaux de bord Power BI selon un calendrier hebdomadaire, supprimant ainsi l'étape d'export manuel et garantissant que chaque rapport repose sur les données les plus récentes disponibles.

2. Mise en forme des rapports dans Excel

Des scripts d'automatisation ont restructuré les données brutes en tableaux croisés dynamiques et supprimé les champs non pertinents pour chaque destinataire, produisant un résultat identique à celui que l'équipe générait auparavant manuellement.

3. Application des filtres de confidentialité

Power Automate a appliqué les filtres de confidentialité sur la base de règles prédéfinies, de sorte que chaque rapport ne contienne que les données que le destinataire concerné était autorisé à consulter. Il s'agissait de l'étape la plus sensible du processus initial, et celle pour laquelle la suppression de toute intervention humaine a eu l'impact immédiat le plus significatif.

4. Envoi des e-mails personnalisés

Une fois les rapports mis en forme et filtrés, Power Automate les a distribués automatiquement à l'ensemble des 250 destinataires et plus. Chaque personne a reçu uniquement son propre rapport, sans qu'aucune intervention manuelle ne soit nécessaire à quelque étape que ce soit de la distribution.

Ce que l'automatisation a concrètement apporté

La tâche hebdomadaire de deux jours a disparu. L'équipe ne s'occupe plus des exports de données, de la mise en forme Excel, du filtrage de confidentialité ni de la gestion d'une liste de distribution de 250 personnes. Le temps ainsi dégagé est désormais consacré à l'analyse des données de performance que les rapports font remonter et à l'élaboration des décisions qui en découlent.

Du point de vue de la conformité, la suppression de toute intervention humaine dans l'étape de filtrage a éliminé le risque d'envoi de données à un mauvais destinataire. Dans un environnement de santé soumis à des exigences strictes en matière de protection des données, il s'agit d'une amélioration opérationnelle substantielle, et non d'un simple gain d'efficacité.

La solution est également extensible sans effort supplémentaire. L'ajout de nouveaux destinataires ou la modification des formats de rapports n'alourdit pas la charge de travail manuelle, puisque cette dernière n'existe plus.

Dans quels cas automatiser un processus de reporting ?

Un processus de reporting se prête à l'automatisation lorsqu'il s'exécute selon un calendrier fixe, s'appuie sur des sources de données stables et suit les mêmes étapes de mise en forme et de distribution à chaque cycle. L'entreprise du secteur de la santé présentée dans cette étude de cas réunissait les trois conditions : une cadence hebdomadaire, des sources de données Power BI stables et un flux Excel-vers-e-mail reproductible à grande échelle.

D'autres indicateurs suggèrent qu'un processus est prêt pour l'automatisation :

• La même équipe le traite à chaque cycle avec peu de variations dans son déroulement

• Les rapports sont filtrés ou personnalisés manuellement avant distribution

• La liste de distribution est importante ou en croissance

• Des erreurs de filtrage ou de mise en forme ont déjà causé des problèmes

Comment automatiser un reporting hebdomadaire avec Power Automate ?

La démarche suit la même structure quel que soit l'objet du reporting :

1. Connecter la source de données : relier Power Automate à Power BI, SharePoint ou tout autre système hébergeant les données de reporting

2. Appliquer la logique de mise en forme : utiliser des scripts d'automatisation pour structurer les données dans le format approprié à chaque rapport

3. Configurer les règles de filtrage et de personnalisation : définir ce que chaque destinataire est autorisé à consulter

4. Mettre en place la distribution automatisée : programmer Power Automate pour envoyer les rapports à l'ensemble des destinataires selon le calendrier défini

Lorsque des intégrations directes ne sont pas disponibles, le RPA prend le relais pour naviguer dans les interfaces, déclencher les exports et accomplir les étapes inaccessibles via Power Automate seul.

Automatisez votre processus de reporting avec Power Automate

Si votre organisation gère un processus de reporting présentant ce profil, cadencé, structuré et mobilisant plus de ressources manuelles qu'il ne le devrait, il vaut la peine d'examiner ce que l'automatisation peut remplacer. Teamswork et Kitameraki ont développé ce type de solutions dans de nombreux secteurs, y compris dans des environnements réglementés où la protection des données et la fiabilité constituent des exigences fondamentales. Contactez-nous pour étudier à quoi pourrait ressembler une solution d'automatisation adaptée à votre flux de travail.

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