Que ferramentas de produtividade para o Microsoft Teams

As ferramentas de produtividade para equipas desempenham um papel cada vez mais importante à medida que o trabalho no Microsoft Teams se torna mais estruturado e orientado por processos. Para além de chats e reuniões, as equipas recorrem agora a aplicações adicionais para gerir pedidos, tarefas, aprovações e trabalho relacionado com clientes num único local.

Estas aplicações ajudam a gerir trabalho estruturado sem mudar de plataforma e são frequentemente utilizadas como ferramentas de produtividade para a colaboração diária dentro do Microsoft Teams.

Como as ferramentas de produtividade ajudam realmente as equipas a concluir o trabalho

As ferramentas de produtividade ajudam as equipas a realizar o trabalho ao organizarem tarefas e pedidos que são difíceis de gerir apenas através de chat. No Microsoft Teams, estas ferramentas são adicionadas através da área de Apps e facilitam o acompanhamento do progresso, a atribuição de responsabilidades e a gestão do trabalho à medida que o volume aumenta.

7 Melhores Ferramentas de Produtividade para o Microsoft Teams

Existe uma grande variedade de ferramentas de produtividade, como gestão de tarefas, integração de calendário, partilha de ficheiros e videoconferência, que podem ser adicionadas ao Microsoft Teams. A plataforma também se integra com outras aplicações do Microsoft Office, como Word, Excel e PowerPoint, bem como com aplicações de terceiros. Eis uma lista das principais ferramentas de produtividade para o Microsoft Teams:

1. Ticketing As A Service da TeamsWork

Os pedidos de serviço partilhados através de chat ou e-mail são frequentemente difíceis de acompanhar e fáceis de ignorar. Isto conduz muitas vezes a atrasos e a problemas não resolvidos. O Ticketing As A Service permite às equipas submeter, acompanhar e resolver pedidos diretamente no Microsoft Teams. Cada ticket mantém conversas, ficheiros e atualizações ligados até que o pedido seja concluído.

Benefícios de utilizar o Ticketing As A Service

Um sistema centralizado de tickets melhora a visibilidade e a responsabilidade ao manter todos os pedidos num único local. As equipas conseguem priorizar o trabalho de forma mais eficaz e reduzir o risco de pedidos perdidos. A automação e as notificações ajudam as equipas a responder mais rapidamente e a manter níveis de serviço consistentes entre departamentos.

Como cada departamento pode utilizar o Ticketing

• Equipa de RH: a submissão de pedidos e questões relacionadas com benefícios de seguros e saldos de férias torna-se mais fácil de gerir com um fluxo de ticketing estruturado para RH.

• Equipa de Marketing: apresentação de propostas para o desenvolvimento e design de novas ferramentas de marketing.

• Equipa Jurídica: submissão de pedidos para tarefas como redação e revisão de contratos.

• Help Desk de TI: reporte de pedidos, problemas e ocorrências como erros de software, problemas com impressoras e a aquisição de novos computadores.

• Serviço ao Cliente: gestão de problemas dos clientes com acompanhamento de SLA através de um fluxo de ticketing para atendimento ao cliente.

Funcionalidades principais do Ticketing As A Service

• Criar um ticket e geri-lo até à resolução

• Anexar imagens, ficheiros e links

• Enviar comentários e colaborar dentro dos tickets

• Manter um histórico completo de auditoria

• Controlar a confidencialidade dos tickets

• Suporte para vários idiomas

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2. Checklist As A Service da TeamsWork

Os fluxos de trabalho recorrentes exigem consistência e estrutura. Sem passos claros, as equipas correm o risco de ignorar tarefas ou falhar prazos. O Checklist As A Service ajuda as equipas a gerir processos recorrentes dentro do Microsoft Teams, fornecendo checklists estruturadas com responsabilidade clara por tarefa e acompanhamento do progresso em tempo real.

Benefícios de utilizar o Checklist As A Service

As checklists garantem que cada etapa de um processo é concluída na ordem correta. As equipas seguem fluxos de trabalho padronizados, o que reduz erros e melhora a fiabilidade. A automação simplifica o trabalho recorrente ao criar checklists de forma programada e ao enviar alertas atempados. Os gestores podem acompanhar o progresso sem necessidade de constantes follow-ups.

Como cada departamento pode utilizar o Checklist

• Equipa de RH: processo de processamento salarial, checklist de onboarding de colaboradores e procedimentos de offboarding.

• Contabilidade e Fiscalidade: procedimentos de fecho mensal, relatórios fiscais e regulamentares.

• Operações: verificações de inventário e rotinas de controlo de qualidade.

• Gestão de instalações: inspeções de segurança e checklists de conformidade.

Funcionalidades principais do Checklist As A Service

• Criar checklists com divisão detalhada de tarefas

• Gerir tarefas até à sua conclusão

• Anexar imagens e ficheiros e enviar comentários

• Utilizar modelos para checklists recorrentes

• Criação automática de checklists através de agendamento

• Alertas automáticos para prazos próximos

• Painel de controlo e opções de exportação

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3. CRM As A Service da TeamsWork

A informação dos clientes encontra-se frequentemente dispersa por e-mails, folhas de cálculo e ferramentas desconectadas. Esta fragmentação abranda a colaboração e a tomada de decisões. O CRM As A Service leva a gestão de relacionamento com clientes diretamente para o Microsoft Teams. As equipas podem gerir Leads, contactos, oportunidades e casos dentro do seu espaço de trabalho diário.

Benefícios de utilizar o CRM As A Service

Este serviço permite gerir a informação dos clientes diretamente no Microsoft Teams e integrar com o Outlook para e-mail, calendário e contactos. Desta forma, é possível trabalhar num único local em vez de alternar entre várias ferramentas.

A aplicação pode ser ajustada aos fluxos de trabalho existentes e armazenar dados importantes sobre Leads, oportunidades, organizações, contactos e casos. A interface segue os padrões familiares do Microsoft 365, permitindo um arranque rápido, enquanto as notificações em tempo real mantêm as equipas atualizadas sem necessidade de acompanhamento manual.

Como cada departamento pode utilizar o CRM

• Vendas: gestão de vendas integrada para acompanhar Leads, pipelines e progresso de negócios.

• Marketing: gestão e segmentação de Leads para campanhas.

• Serviço ao Cliente: consulta de dados de contacto e histórico de interações.

• Gestão: monitorização de desempenho, previsões e produtividade das equipas.

Funcionalidades principais do CRM As A Service

• Gestão de Leads

• Gestão de oportunidades de venda

• Gestão de casos

• Contactos e organizações

• Formulários personalizados e pipelines de vendas

• Acompanhamento de interações e histórico de auditoria

• Notificações em tempo real

• Sincronização com o Microsoft 365

• Suporte multilingue

• Acesso à API

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4. Microsoft Teams Approval

Os fluxos de aprovação ficam frequentemente presos em cadeias de e-mails e conversas dispersas. Centralizar as aprovações num espaço de trabalho partilhado ajuda as equipas a avançar mais rapidamente e a manter o alinhamento. Esta funcionalidade permite submeter pedidos de aprovação, encaminhá-los para os aprovadores certos e acompanhar os resultados diretamente no Microsoft Teams.

Benefícios de utilizar o Microsoft Teams Approval

Os pedidos de aprovação são mais fáceis de acompanhar porque o seu estado é visível em tempo real. Os utilizadores deixam de precisar de fazer follow-ups manuais. A tomada de decisões torna-se mais rápida e transparente, uma vez que os aprovadores podem responder no mesmo espaço de trabalho.

Como cada departamento pode utilizar o Microsoft Teams Approval

• RH: pedidos de colaboradores como férias, despesas e benefícios.

• Contabilidade: aprovações de faturas e financeiras para reduzir erros e fraude.

• Operações: aprovações de ordens de compra e logística.

• Educação: registo de estudantes, classificações e propostas de investigação.

Funcionalidades principais do Microsoft Teams Approval

• Submissão de pedidos através da interface do Teams

• Acompanhamento de aprovações em tempo real

• Aprovadores designados com controlo de permissões

• Notificações sobre os resultados das aprovações

• Registos de auditoria para responsabilidade

5. Microsoft Teams Shift

O Microsoft Teams Shifts é uma funcionalidade que permite aos utilizadores agendar e gerir turnos dos membros da equipa dentro da plataforma Teams. Ajuda os gestores a planear turnos, atribuir tarefas e gerir pedidos de folga. O Shifts permite ainda atribuir diferentes funções e responsabilidades a cada membro da equipa e acompanhar a assiduidade.

Benefícios de utilizar o Microsoft Teams Shift

O planeamento de turnos torna-se mais fiável porque gestores e colaboradores partilham a mesma visão dos horários atribuídos. Isto reduz mal-entendidos e alterações de última hora. Os pedidos de folga são mais fáceis de gerir, ajudando as equipas a manter uma cobertura adequada e a evitar interrupções.

Como cada departamento pode utilizar o Microsoft Teams Shift

• RH: planeamento de horários e gestão de turnos.

• Contabilidade: registos precisos para processamento salarial e orçamentação.

• Operações: coordenação de equipas por turnos.

• Instalações: planeamento de pessoal para utilização de instalações e equipamentos.

Funcionalidades principais do Microsoft Teams Shift

• Planeamento de turnos e ajuste de padrões de horários

• Atribuição de tarefas para definir funções e responsabilidades

• Gestão de folgas para férias, baixas médicas e dias pessoais

• Acompanhamento de assiduidade

• Integração total com o Microsoft Teams

6. Microsoft Teams Planner

O Microsoft Teams Planner permite aos utilizadores criar e gerir tarefas e projetos dentro da plataforma Teams. Ajuda a organizar, priorizar e atribuir tarefas aos membros da equipa, bem como a acompanhar o seu progresso. O Planner fornece um local centralizado para visualizar e gerir tarefas, melhorando a colaboração e a comunicação entre equipas.

Benefícios de utilizar o Planner

A responsabilidade pelas tarefas e os prazos são visíveis para todos, reduzindo a necessidade de atualizações manuais de estado. As equipas conseguem coordenar o trabalho de forma mais eficaz. O Planner é adequado para projetos pequenos e planeamento de curto prazo.

Como cada departamento pode utilizar o Planner

• RH: coordenação de tarefas e projetos relacionados com colaboradores.

• Contabilidade: acompanhamento de tarefas de relatórios e orçamentação.

• Operações: coordenação de tarefas entre equipas.

• Instalações: gestão de atividades relacionadas com instalações.

Funcionalidades principais do Planner

• Criação e gestão de tarefas com prazos e prioridades

• Colaboração através de notas, anexos e comentários

• Atribuição de tarefas a membros da equipa

• Acompanhamento do progresso

• Acesso nativo dentro do Microsoft Teams

7. Microsoft Teams Power Automate

O trabalho manual e repetitivo abranda as equipas e aumenta o risco de erros. A automação de fluxos de trabalho ajuda as equipas a operar de forma mais eficiente. O Power Automate permite criar workflows que automatizam tarefas como introdução de dados, aprovações e notificações no Microsoft Teams e noutros serviços.

Benefícios de utilizar o Power Automate

A automação reduz o esforço manual e melhora a consistência dos processos. As equipas podem ligar serviços para que o trabalho avance sem constantes transferências manuais. O desempenho dos workflows pode ser monitorizado para identificar oportunidades de melhoria.

Como cada departamento pode utilizar o Power Automate

• RH: automação de introdução de dados e fluxos de planeamento.

• Contabilidade: faturação e controlo de despesas para orçamentação e previsões.

• Operações: integração de aplicações e serviços para reduzir transferências manuais.

• Instalações: automação de reservas e fluxos de manutenção.

Funcionalidades principais do Power Automate

• Automação de tarefas repetitivas

• Workflows personalizáveis através de flows

• Acionadores baseados em eventos e condições definidas

• Integração com serviços como SharePoint, OneDrive e Dynamics 365

• Relatórios e análises para avaliar o desempenho da automação

Depois de adicionadas através da secção de Apps, as ferramentas de produtividade passam a fazer parte da colaboração diária. Surgem como separadores, aplicações pessoais ou workflows automatizados que as equipas utilizam juntamente com chats e reuniões.

Como escolher a aplicação de produtividade certa?

A aplicação de produtividade certa deve resolver um problema claro que a sua equipa enfrenta dentro do Microsoft Teams. Quer se trate de pedidos perdidos, falta de clareza na responsabilidade das tarefas ou dados de clientes dispersos, a aplicação deve tornar esse trabalho mais fácil de gerir num único local.

Se a sua equipa já trabalha no Microsoft Teams, escolha aplicações que funcionem nativamente na plataforma e sejam fáceis de utilizar sem necessidade de formação adicional. Por exemplo, equipas que perdem frequentemente pedidos no chat obterão mais valor com uma aplicação de ticketing como o Ticketing As A Service do que com uma lista genérica de tarefas.

Conclusão

O Microsoft Teams oferece uma variedade de ferramentas de produtividade que ajudam as equipas a simplificar os seus fluxos de trabalho, aumentar a eficiência e melhorar a comunicação e colaboração. Estas ferramentas incluem Approvals, Shifts, Planner e Power Automate. Todas estão integradas na plataforma Teams, o que facilita o acesso e a gestão a partir de um único local central.

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O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service e Checklist as a Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.