Como os seus clientes podem interagir com o seu responsável através de e-mail (Email to Ticket) com a Ticketing App
- Marc (TeamsWork)
- 5 de mar.
- 3 min de leitura
Atualizado: há 1 dia
Olá a todos,
Ao contrário do que se possa pensar, o uso do e-mail para contactar o serviço de apoio ao cliente continua a crescer.
Hoje, apresento uma funcionalidade essencial da Microsoft Ticketing App: a possibilidade de o seu cliente interagir com o seu responsável através de e-mail, também conhecida como Email to Ticket.
Configura uma caixa de correio partilhada para a tua caixa de correio de email-para-ticket O cliente envia um e-mail para o endereço de suporte O responsável cria um novo ticket em nome de um solicitante externo O responsável adiciona um comentário ao ticket O solicitante responde ao e-mail
A ter dificuldades na configuração da caixa de correio? Consulte este artigo do blog
Configure o seu Email to Ticket
Para mais informações, pode ler os destaques abaixo ou assistir a este vídeo para uma explicação detalhada.
Aceda à área de definições e abra as definições de Email to Ticket:
Clique em +Adicionar Conta de E-mail.
Escolha a caixa de correio que deseja utilizar.
É o e-mail que o utilizador recebe ao enviar um novo pedido por e-mail.
Pode configurar uma assinatura de e-mail que será automaticamente adicionada a todas as mensagens enviadas pela sua equipa de suporte.
O cliente envia um e-mail para o endereço de suporte
Adele, uma utilizadora externa à empresa, precisa de suporte. Assim, envia um ticket por e-mail.
Notificação para o responsável
Como gestor de helpdesk de TI, Allan recebe notificações sobre novos pedidos recebidos por e-mail. Para otimizar este processo, Allan utiliza a funcionalidade de automação, que lhe atribui automaticamente os pedidos. Para mais informações detalhadas sobre esta funcionalidade, pode ler este artigo.
O solicitante recebe um e-mail de confirmação
Adele recebeu um e-mail de confirmação após enviar um ticket por e-mail.
O responsável cria um novo ticket em nome de um solicitante externo
Allan cria um ticket em nome de John. No entanto, como John é um utilizador externo, Allan cria o ticket usando o e-mail de John como solicitante.
O responsável adiciona um comentário ao ticket
Quando um responsável adiciona um comentário a um ticket, é enviado automaticamente um e-mail para o solicitante.
O solicitante responde ao e-mail
Quando o solicitante responde ao e-mail, a resposta é adicionada como um comentário na Ticketing App e o responsável recebe uma notificação.
Adicionar mais pessoas à conversa
Com a funcionalidade de gestão de e-mails Cc, quando Adele adiciona pessoas à secção Cc na sua resposta, elas são registadas na conversa e mantidas atualizadas sobre a atividade do ticket.
Como evitar que certos emails se tornem tickets
Se estiver a usar uma caixa de correio de suporte (partilhada) e quiser filtrar emails automáticos (por exemplo, mensagens devolvidas, alertas de backup, notificações de monitorização), pode fazê-lo usando Regras do Outlook.
Pode criar uma regra no Outlook que move automaticamente, arquiva ou elimina emails com base em critérios específicos — como endereço do remetente, assunto ou palavras-chave. Assim, impede que esses emails cheguem à caixa de entrada monitorizada pelo sistema de ticketing.
Exemplo de configuração de regra
Passos para criar a regra:
Aceda às Definições do Outlook e vá a Regras
Clique em +Adicionar Nova Regra
Defina as condições (ex: “de um endereço específico” ou “com determinadas palavras no assunto”)
Escolha uma ação como “mover para uma pasta” ou “eliminar”
Guarde e aplique a regra
Espero que tenha gostado deste artigo sobre o processamento de e-mails na Ticketing App.
Tenha um ótimo dia!
Marc
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O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service e Checklist As A Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.
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