Importer / Téléverser des données dans CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- 16 mai
- 4 min de lecture
Dernière mise à jour : il y a 5 jours
Dans la vente, votre objectif doit être de conclure des affaires, et non de vous perdre dans une gestion fastidieuse des données. Pour simplifier ce processus, nous avons développé une fonctionnalité intuitive de chargement de données qui vous permet d’importer facilement vos données dans Microsoft Teams CRM. Cette fonctionnalité vous aide à éliminer la saisie manuelle, à gagner du temps et à permettre à votre équipe de se concentrer sur ce qui compte vraiment : conclure des affaires.
Cette fonctionnalité vous permet d’importer vos données à partir de fichiers Excel ou CSV. Une fois vos données téléversées, elles sont immédiatement disponibles dans CRM As A Service.
Dans ce guide étape par étape, je vais vous montrer comment téléverser vos prospects, contacts et organisations dans CRM As A Service. Vous pouvez téléverser vos opportunités de manière similaire.
1. Préparez vos données
Assurez-vous que les informations de vos clients sont correctement structurées dans votre fichier Excel / CSV, d’une taille maximale de 25 Mo, avec des colonnes clairement étiquetées pour chaque donnée (par ex. : nom, e-mail, numéro de téléphone, nom de l’entreprise, etc.). Cela permet au système de mapper correctement les champs. Quelques conseils supplémentaires pour préparer vos données :
Supprimez les doublons
Identifiez et éliminez les enregistrements en double, tels que les prospects ou contacts répétés, pour éviter la confusion et la redondance dans votre système CRM.
Corrigez les données incomplètes ou inexactes
Complétez les champs manquants lorsque c’est possible, et vérifiez l’exactitude des informations essentielles comme les noms des contacts, adresses e-mail et noms d’entreprise.
Supprimez les champs inutiles
Éliminez les colonnes ou champs non pertinents qui ne sont pas nécessaires dans le système CRM afin d’éviter l’encombrement.
Vérifiez les données obsolètes ou inactives
Identifiez et supprimez les prospects et contacts obsolètes ou inactifs qui ne sont plus pertinents.
Assurez-vous qu’il n’y a pas de caractères spéciaux ou erreurs de formatage
Supprimez les caractères spéciaux inutiles, les espaces superflus ou les incohérences de formatage qui pourraient poser problème lors de l’importation.
2. Accédez à la fonctionnalité de téléversement
Une fois connecté à CRM As A Service, localisez la barre d’outils à gauche de votre écran. Cliquez sur l’icône de l’ellipse (trois points) pour ouvrir le menu des options, puis cliquez sur l’élément de menu Importer.
3. Téléversez votre fichier
Cliquez sur le bouton Importer. Une fenêtre d’explorateur de fichiers s’ouvre. Recherchez votre fichier de données et cliquez sur Ouvrir. Assurez-vous que votre fichier est au format Excel (.xlsx) ou CSV (.csv).
4. Configurez le mappage des champs
Vous serez invité à mapper les colonnes de votre feuille de calcul avec les champs correspondants dans CRM As A Service. Les données dans CRM As A Service sont organisées selon les entités suivantes : Organisation, Contact, Prospect et Opportunité.
Par exemple, vous pouvez mapper la colonne « Nom de l’entreprise » au champ « Nom » sous « Organisation », et « Adresse e-mail » au champ « E-mail » sous « Contact ».
Un mappage précis est crucial pour garantir que vos données soient importées correctement et efficacement.
Configurer le mappage de champs pour Prospect / Opportunité
Lors du mappage d’un Prospect / d’une Opportunité, vous devez mapper les champs obligatoires : étape de l’opportunité (Opportunité uniquement) et soit le nom du contact soit le nom de l’organisation.
Vous devrez les mapper aux champs « Nom de l’organisation » et « Nom du contact », et ils seront automatiquement liés au Prospect / à l’Opportunité.
Entrées multiples (Tags et Suiveurs)
Dans l’application CRM As A Service, certains champs — tels que les tags et les suiveurs — peuvent contenir plusieurs entrées. Cependant, lors de l’importation, il n’est pas possible de mapper plusieurs entrées. Vous devrez les ajouter manuellement dans l’application après l’importation.
Valeur du propriétaire de l’entité mappée
Vous n’avez pas besoin d’un format spécifique pour les entrées dans votre fichier — le système est flexible et gèrera les données de manière appropriée. Le propriétaire de l’entité inclut tous les membres de l’application, y compris le propriétaire du CRM.
Une fois vos champs mappés, cliquez sur le bouton Suivant pour continuer l’importation.
5. Prévisualisez vos données
Avant de finaliser l’importation, un aperçu de vos données vous sera présenté. Vérifiez que tout est correct. Assurez-vous que toutes les colonnes sont correctement mappées et qu’aucune information ne manque.
En cas de doublon, vous pouvez choisir de le dupliquer ou de le fusionner.
6. Confirmez l’importation
Après avoir confirmé que tout est en ordre, cliquez sur le bouton Terminer. Vos données seront désormais importées avec succès dans CRM As A Service et prêtes à être gérées. Le processus d’importation peut prendre plusieurs minutes. Vous pouvez revenir plus tard pour vérifier si le téléversement est terminé. Une fois finalisé, vos données seront prêtes à être gérées.
En suivant ces étapes simples, vous pouvez facilement téléverser vos données dans CRM As A Service. Que vous ayez quelques enregistrements ou des centaines, cette fonctionnalité rend la gestion des données efficace et sans tracas.
J’espère que ce post vous a aidé à configurer le téléversement de vos prospects dans CRM As A Service.
Passez une excellente journée !
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