Quer você esteja gerenciando uma pequena startup ou supervisionando uma grande empresa, implementar um sistema de rastreamento de problemas eficaz pode melhorar significativamente sua eficiência operacional e a satisfação do cliente.
Você pode estar familiarizado com um sistema de rastreamento de problemas de grandes empresas, mas sabia que pode fazer o mesmo no Microsoft Teams? Vamos descobrir!
O que é um Sistema de Rastreamento de Problemas?
No seu trabalho diário, você frequentemente encontrará muitos problemas diferentes. Às vezes, há problemas que você não consegue resolver sozinho, mas que exigem colaboração com outras pessoas de diferentes equipes ou departamentos.
Em vez de usar os métodos antigos para resolver o problema, como usar o Microsoft Excel, por exemplo, que pode consumir tempo e provavelmente levar a uma má gestão, você pode agora usar um sistema de rastreamento de problemas.
Um Sistema de Rastreamento de Problemas (ITS) é um aplicativo de software que oferece um sistema centralizado para registrar, atribuir e rastrear problemas, permitindo que você mantenha um registro claro dos problemas e suas soluções.
O software de rastreamento de problemas desempenha um papel crucial na gestão de fluxos de trabalho, promovendo a colaboração em equipe e aumentando a produtividade.
Ele garante a resolução oportuna e eficaz de vários problemas, desde a identificação de defeitos de código no desenvolvimento de software até o atendimento de reclamações de clientes.
Principais Características de um Sistema de Rastreamento de Problemas
Reportar um problema: Membro da equipe identifica um problema e cria um ticket no sistema de rastreamento de problemas para relatá-lo. O ticket geralmente inclui a descrição do problema, bem como qualquer informação relevante sobre o problema.
Atribuir o problema: O ticket é então atribuído a um membro da equipe ou grupo de membros da equipe responsáveis por resolver o problema.
Rastrear o problema: O sistema de rastreamento de problemas fornece uma maneira de rastrear o status do problema enquanto ele está sendo trabalhado e resolvido. Isso pode incluir a capacidade de adicionar comentários ou atualizações ao ticket, bem como alterar o status do ticket para refletir seu estágio atual no processo de resolução.
Resolver o problema: Uma vez que o problema foi resolvido, o ticket pode ser fechado e marcado como resolvido no software de rastreamento de problemas.
Como Configurar um Sistema de Rastreamento de Problemas no Microsoft Teams
Para usar um sistema de rastreamento de problemas no Microsoft Teams, você deve primeiro adicionar o Ticketing As A Service ao seu Microsoft Teams.
Basta ir aqui e clicar em adicionar ao Teams. Você também pode assistir a este vídeo para uma instrução passo a passo.
Se você já tem o Ticketing As A Service no seu Microsoft Teams, siga estes guias para configurar um sistema de rastreamento de problemas no Microsoft Teams.
1) Configure seu Formulário para Rastreamento de Problemas
O Ticketing As A Service tem campos personalizados no formulário de ticket que você pode configurar para permitir a coleta precisa de informações específicas relacionadas aos problemas.
Por exemplo, com campos como 'Tipo de Produto', 'Data do Problema' ou 'Número do Produto', a equipe de suporte obtém o contexto necessário, levando a uma melhor compreensão dos problemas dos clientes e respostas mais eficazes. Você pode saber mais sobre campos personalizados aqui.
2) Configure seu Fluxo de Trabalho para Rastreamento de Problemas
Personalizar o fluxo de trabalho para o sistema de rastreamento de problemas pode aumentar significativamente a eficiência e a eficácia na resolução de um problema. Com esse recurso, você pode adaptar o fluxo de trabalho para corresponder aos seus processos empresariais específicos.
Você pode adicionar as etapas necessárias para resolver um problema, como uma etapa de "aprovação" ou introduzir um status de "em espera". Você também pode ajustar para onde essas etapas irão, facilitando a coordenação. Você pode saber mais sobre o fluxo de trabalho personalizado aqui.
3) Configure um E-mail para Ticket
O Ticketing As A Service também permite que e-mails de clientes sejam automaticamente convertidos em tickets.
Por exemplo, digamos que um cliente ou um usuário externo à sua empresa envie um e-mail dizendo que precisa de suporte.
O e-mail será registrado em nosso sistema como um ticket e enviaremos automaticamente uma mensagem de confirmação aos clientes.
Isso garante que todas as perguntas dos clientes, independentemente do canal de comunicação, sejam capturadas, rastreadas e gerenciadas de forma eficaz, aumentando a eficiência do atendimento ao cliente. Para mais explicações sobre como isso funciona, saiba mais sobre e-mail para ticket aqui.
O Ticketing As A Service oferece uma infinidade de recursos empolgantes, incluindo Tags, Automação, Integração de Dados com API, Análise de Power BI para o ticket e muito mais!
Todos esses recursos incríveis oferecem uma solução conveniente para empresas de todos os tamanhos, capacitando-as a gerenciar e resolver problemas com facilidade, resultando em maior produtividade e maior satisfação do cliente!
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