Sistema de ticketing de RH para Microsoft Teams: Guia de configuração
- Marc (TeamsWork)
- 2 de mai. de 2025
- 6 min de leitura
Atualizado: 19 de mai.
Um sistema de ticketing de RH para Microsoft Teams permite que sua equipe de recursos humanos receba, acompanhe e resolva as solicitações dos colaboradores diretamente na plataforma que a sua organização já utiliza todos os dias. Em vez de gerir os pedidos de RH através de caixas de correio partilhadas, conversas de chat ou planilhas, cada pedido torna-se um ticket estruturado com uma categoria, um responsável atribuído, um prazo e um histórico completo da conversa.
O Microsoft Teams é o lugar certo para este sistema, porque os seus colaboradores já trabalham lá. Quando submeter um pedido de ausência ou uma questão salarial é tão simples como enviar uma mensagem no Teams, sua equipe de RH recebe pedidos completos e estruturados desde o início, sem precisar buscar informações em falta.
O que é um sistema de ticketing de RH?
Um sistema de ticketing de RH é um software que converte os pedidos dos colaboradores em tickets rastreáveis e atribuíveis, para que as equipes de RH os possam gerir numa fila organizada. Cada ticket registra o tipo de pedido, os dados do colaborador, o departamento em causa e o estado de resolução, dando à equipe de RH um único registro estruturado para cada pedido desde a submissão até o encerramento.
Sem um sistema de ticketing para RH, o suporte processa-se através de cadeias de e-mail, conversas no Teams ou pedidos verbais, todos difíceis de acompanhar, fáceis de perder e impossíveis de analisar com rigor. Os tipos de pedidos geridos pelos sistemas de ticketing de RH incluem ausências, questões salariais, alterações de benefícios, tarefas de integração, processos de saída e esclarecimentos sobre políticas internas.
Por que gerir os tickets de RH no Microsoft Teams?
Gerir um sistema de ticketing de RH no Teams oferece à sua organização várias vantagens face às ferramentas de helpdesk de RH autônomas. Os colaboradores submetem os seus pedidos sem mudar de plataforma, o que aumenta a adoção e reduz o número de pedidos que ficam por responder.
Sem plataformas adicionais para os colaboradores: Os pedidos são submetidos diretamente no Teams, o mesmo lugar onde todos trabalham todos os dias, o que se traduz em taxas de submissão mais elevadas e menos pedidos perdidos.
Notificações onde o trabalho acontece: Os membros da equipe de RH recebem as atualizações dos tickets como notificações do Teams, o que acelera as respostas e evita que informação se perca entre plataformas.
Segurança e conformidade do Microsoft 365: Todos os dados dos tickets permanecem dentro do seu tenant do Microsoft 365, abrangidos pelas mesmas políticas de segurança e controlos de conformidade já implementados na sua organização.
Trilha de auditoria completa: Cada ticket mantém um registro com data e hora de todas as ações, comentários e alterações de estado, útil para relatórios de conformidade, avaliações de desempenho e resolução de litígios.
Preço por organização: O Ticketing as a Service by TeamsWork é faturado por organização, não por agente, para que toda sua equipe de RH possa utilizar o sistema sem que os custos aumentem com o crescimento da equipe.
Como configurar um sistema de ticketing de RH no Microsoft Teams
A configuração do ticketing de RH com o Ticketing as a Service by TeamsWork demora menos de uma hora. Os passos abaixo cobrem a instalação e a configuração que sua equipe de RH precisa para começar a gerir pedidos desde o primeiro dia.
Passo 1: Instalar o Ticketing as a Service
Adicione o Ticketing as a Service ao seu ambiente do Microsoft Teams a partir do Microsoft AppSource. O seu administrador do Microsoft 365 aprova a aplicação, ficando esta disponível para todos os usuários da sua organização no Teams.
Passo 2: Criar um canal dedicado de suporte de RH
Crie um canal privado no Microsoft Teams para sua equipe de suporte de RH. Este canal funciona como a caixa de entrada centralizada onde chegam todos os tickets dos colaboradores e onde os membros da equipe de RH colaboram nas resoluções.
Passo 3: Configurar etiquetas para categorizar os pedidos de RH
As etiquetas permitem que sua equipe de RH encaminhe os tickets recebidos para a pessoa certa sem triagem manual. Crie uma etiqueta para cada categoria de pedidos de RH que sua equipe trata. As categorias a configurar incluem:
Pedidos de ausência
Questões salariais
Inscrição e alteração de benefícios
Suporte de integração
Pedidos de saída
Avaliações de desempenho
Formação e desenvolvimento
Feedback e sugestões dos colaboradores
Recrutamento
Para a integração, associar a etiqueta 'Suporte de integração' a uma checklist de integração para novos colaboradores dá aos novos colaboradores tanto suporte dedicado como uma lista de tarefas estruturada desde o primeiro dia.
Quando um colaborador submete um ticket, seleciona a etiqueta correspondente. O Ticketing as a Service encaminha automaticamente o pedido para o membro da equipe adequado com base na etiqueta aplicada. A captura de tela abaixo mostra um exemplo de configuração de etiquetas para uma equipe de RH, com categorias como Benefits, Payroll, Requests, Performance e Training já configuradas.
Passo 4: Adicionar campos personalizados ao formulário de ticket
Os campos personalizados capturam informação estruturada no momento em que o ticket é criado, para que os membros da equipe de RH tenham tudo o que precisam antes de responder. Os campos personalizados úteis para tickets de RH incluem:
Número de colaborador
Departamento
Data de início na empresa
Nome do gestor
Data de início do pedido (para ausências e licenças)
Adicionar estes campos ao formulário de ticket elimina as trocas de mensagens para recolher informação básica, permitindo aos membros da equipe de RH começar a resolver os tickets imediatamente após a atribuição. A captura de tela abaixo mostra um formulário de ticket com os campos 'Departamento' e 'Associar a colaborador' adicionados aos campos padrão Título, Descrição, Atribuído a, Etiquetas e Prioridade.
Passo 5: Configurar as regras de atribuição automática
A atribuição automática elimina a necessidade de um coordenador que encaminhe manualmente cada ticket recebido. Defina regras que atribuam automaticamente os tickets a membros específicos da equipe de RH com base na etiqueta aplicada. Por exemplo:
Os tickets com a etiqueta 'Benefits' são atribuídos ao especialista em benefícios.
Os tickets com a etiqueta 'Payroll' vão para o membro da equipe responsável pelo processamento salarial.
Os tickets com a etiqueta 'Suporte de integração' são encaminhados para o coordenador de integração.
Cada pedido chega diretamente à pessoa certa desde o momento em que é submetido, eliminando os atrasos causados por transferências de tickets e triagem manual. A captura de tela abaixo mostra duas regras de atribuição ativas: uma que encaminha os tickets de Benefits para um membro da equipe e outra que encaminha os tickets de Requests para outro.
Passo 6: Definir objetivos de SLA e ativar notificações
Defina um acordo de nível de serviço (SLA) para cada categoria de ticket, especificando os tempos de resposta e resolução esperados. O Ticketing as a Service envia notificações em tempo real no Teams quando um ticket é atribuído, atualizado, comentado ou se aproxima do prazo de SLA, mantendo toda a equipe de RH informada sem necessidade de acompanhamento manual. As equipes de RH que gerem também processos recorrentes podem utilizar a gestão de tarefas no Microsoft Teams para fluxos de trabalho como revisões de conformidade e ciclos de avaliação na mesma plataforma.
Tipos de pedidos de RH que pode gerir com este sistema
Um sistema de ticketing de RH no Microsoft Teams trata todas as categorias de pedidos de colaboradores que sua equipe de RH recebe, desde aprovações de ausência de rotina a pedidos de documentação mais sensíveis.
Pedidos de ausência e licença
Questões e correções salariais
Inscrição, alterações e questões sobre benefícios
Tarefas de integração e documentação para novos colaboradores
Processos de saída e formalidades de desligamento
Inscrição e aprovação de formações
Planejamento e documentação de avaliações de desempenho
Esclarecimentos sobre políticas internas e o manual do colaborador
Pedidos de acesso IT e provisionamento em coordenação com o departamento de TI
Reclamações de colaboradores e documentação formal
Em equipes com um volume elevado de pedidos de ausência, automatizar os pedidos de ausência no Teams reduz o processamento manual e acelera os tempos de resposta.
As equipes que também gerem recrutamento podem conduzir o processo de recrutamento no Teams do início ao fim, acompanhando os candidatos desde a candidatura até à integração sem sair do ambiente do Teams.
Gira todo o suporte de RH a partir do Microsoft Teams
O Ticketing as a Service by TeamsWork é a única aplicação de ticketing certificada pelo Microsoft 365 criada para o Microsoft Teams. A sua equipe de RH pode configurar um sistema de ticketing de RH completo em menos de uma hora, sem ferramentas externas, sem preço por agente e sem necessidade de formação para os colaboradores que submetem pedidos.
Comece seu período de avaliação gratuito e veja como sua equipe de RH gerencia as solicitações dos colaboradores desde o primeiro dia.
O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service e Checklist as a Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.
Comentários