Produktivitätstools für Microsoft Teams im Jahr 2026

Produktivitätstools spielen eine immer größere Rolle, da die Arbeit in Microsoft Teams zunehmend strukturierter und prozessorientierter wird. Über Chat und Meetings hinaus verlassen sich Teams heute auf zusätzliche Apps, um Anfragen, Aufgaben, Genehmigungen und kundenbezogene Arbeit an einem zentralen Ort zu verwalten.

Diese Apps helfen dabei, strukturierte Arbeit zu organisieren, ohne die Plattform zu wechseln, und werden häufig als Produktivitätstools für die tägliche Zusammenarbeit in Microsoft Teams genutzt.

Wie Produktivitätstools Teams tatsächlich dabei helfen, Arbeit zu erledigen

Produktivitätstools helfen Teams, Arbeit effizient zu erledigen, indem sie Aufgaben und Anfragen organisieren, die sich allein über Chats nur schwer verwalten lassen. In Microsoft Teams werden diese Tools über den App-Bereich hinzugefügt und erleichtern es, Fortschritte nachzuverfolgen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Arbeit auch bei wachsendem Volumen strukturiert zu managen.

Die 7 Besten Produktivitäts-Tools für Microsoft Teams

Es gibt eine Vielzahl von Produktivitätstools wie Aufgabenmanagement, Kalenderintegration, Dateifreigabe und Videokonferenzen, die in Microsoft Teams integriert werden können. Zudem lässt sich Microsoft Teams mit anderen Microsoft-Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sowie mit Drittanbieter-Apps verbinden. Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der wichtigsten Produktivitätstools für Microsoft Teams:

1. Ticketing As A Service von TeamsWork

Serviceanfragen, die über Chats oder E-Mails eingehen, sind oft schwer nachzuverfolgen und werden leicht übersehen. Das führt häufig zu Verzögerungen und ungelösten Problemen. Ticketing As A Service ermöglicht es Teams, Anfragen direkt in Microsoft Teams zu erfassen, zu verfolgen und zu bearbeiten. Jedes Ticket bündelt Konversationen, Dateien und Updates, bis die Anfrage abgeschlossen ist.

Vorteile von Ticketing As A Service

Ein zentrales Ticketsystem verbessert Transparenz und Verantwortlichkeit, da alle Anfragen an einem Ort verwaltet werden. Teams können ihre Arbeit besser priorisieren und das Risiko verpasster Anfragen reduzieren. Automatisierungen und Benachrichtigungen helfen, schneller zu reagieren und konsistente Servicelevel über Abteilungen hinweg aufrechtzuerhalten.

So nutzen verschiedene Abteilungen Ticketing

• HR-Team: Einreichung und Verwaltung von Anträgen und Anfragen zu Versicherungsleistungen oder Urlaubsansprüchen über strukturierte HR-Ticket-Workflows.

• Marketing-Team: Einreichen von Anfragen für die Entwicklung neuer Marketing-Tools oder Designprojekte.

• Rechtsabteilung: Anfragen zu Vertragserstellung und Vertragsprüfung.

• IT-Helpdesk: Meldung von Anfragen, Problemen und Vorfällen wie Softwarefehlern, Druckerproblemen oder der Beschaffung neuer Computer.

• Kundenservice: Verwaltung von Kundenanliegen mit SLA-Tracking über einen strukturierten Ticketing-Prozess.

Zentrale Funktionen von Ticketing As A Service

• Tickets erstellen und bis zur Lösung verwalten

• Bilder, Dateien und Links anhängen

• Kommentare senden und direkt im Ticket zusammenarbeiten

• Vollständige Audit-Trails pflegen

• Vertraulichkeit von Tickets steuern

• Unterstützung mehrerer Sprachen

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2. Checklist As A Service von TeamsWork

Wiederkehrende Workflows erfordern Konsistenz und Struktur. Ohne klare Schritte besteht das Risiko, Aufgaben zu überspringen oder Fristen zu verpassen. Checklist As A Service hilft Teams, wiederkehrende Prozesse direkt in Microsoft Teams zu verwalten, indem strukturierte Checklisten mit klaren Zuständigkeiten und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung bereitgestellt werden.

Vorteile von Checklist As A Service

Checklisten stellen sicher, dass jeder Schritt eines Prozesses in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen wird. Teams arbeiten nach standardisierten Abläufen, was Fehler reduziert und die Zuverlässigkeit erhöht. Automatisierungen vereinfachen wiederkehrende Arbeit, indem Checklisten zeitgesteuert erstellt und rechtzeitig Erinnerungen versendet werden. Führungskräfte können den Fortschritt verfolgen, ohne ständig nachzufassen.

So nutzen verschiedene Abteilungen Checklists

• HR-Team: Lohn- und Gehaltsprozesse, Onboarding-Checklisten und Offboarding-Verfahren.

• Buchhaltung & Steuern: Monatsabschluss, Steuer- und regulatorische Berichterstattung.

• Operations: Bestandsprüfungen und Qualitätskontrollroutinen.

• Facility Management: Sicherheitsinspektionen und Compliance-Checklisten.

Zentrale Funktionen von Checklist As A Service

• Checklisten mit detaillierter Aufgabenaufteilung erstellen

• Aufgaben bis zur Erledigung verwalten

• Bilder und Dateien anhängen sowie Kommentare senden

• Vorlagen für wiederkehrende Checklisten nutzen

• Automatische Erstellung von Checklisten per Zeitplan

• Automatische Erinnerungen vor Fälligkeitsterminen

• Dashboard- und Exportoptionen

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3. CRM As A Service von TeamsWork

Kundendaten sind häufig auf E-Mails, Tabellen und voneinander getrennte Tools verteilt. Diese Fragmentierung verlangsamt Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. CRM As A Service bringt Customer Relationship Management direkt in Microsoft Teams. Teams können Leads, Kontakte, Verkaufschancen und Fälle in ihrem täglichen Arbeitsumfeld verwalten.

Vorteile von CRM As A Service

Mit diesem Service verwalten Sie Kundendaten direkt in Microsoft Teams und verbinden diese mit Outlook für E-Mail, Kalender und Kontakte. So arbeiten Teams an einem zentralen Ort, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.

Die App lässt sich an bestehende Workflows anpassen und speichert wichtige Daten zu Leads, Verkaufschancen, Organisationen, Kontakten und Fällen. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an bekannten Microsoft-365-Mustern, sodass der Einstieg schnell gelingt. Echtzeit-Benachrichtigungen halten Teams auf dem Laufenden, ohne manuelle Nachverfolgung.

So nutzen verschiedene Abteilungen CRM

• Vertrieb: Nahtloses Vertriebsmanagement zur Verfolgung von Leads, Pipelines und Deal-Fortschritten.

• Marketing: Verwaltung und Segmentierung von Leads für Kampagnen.

• Kundenservice: Einblick in Kontaktdaten und Interaktionshistorie.

• Management: Überwachung von Performance, Prognosen und Teamproduktivität.

Zentrale Funktionen von CRM As A Service

• Lead-Management

• Verwaltung von Verkaufschancen

• Case-Management

• Kontakte und Organisationen

• Benutzerdefinierte Formulare und Vertriebspipelines

• Interaktions- und Audit-Trail-Tracking

• Echtzeit-Benachrichtigungen

• Synchronisierung mit Microsoft 365

• Mehrsprachige Unterstützung

• API-Zugriff

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4. Microsoft Teams Approval

Genehmigungsprozesse bleiben oft in E-Mail-Threads und verstreuten Unterhaltungen stecken. Die Zentralisierung von Genehmigungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich hilft Teams, schneller zu arbeiten und abgestimmt zu bleiben. Mit dieser Funktion können Nutzer Genehmigungsanfragen einreichen, an die richtigen Genehmiger weiterleiten und den Status direkt in Microsoft Teams verfolgen.

Vorteile von Microsoft Teams Approval

Genehmigungsanfragen lassen sich einfacher nachverfolgen, da ihr Status in Echtzeit sichtbar ist. Manuelle Nachfragen entfallen. Entscheidungen werden schneller und transparenter, da Genehmiger direkt im gleichen Arbeitsbereich reagieren können.

So nutzen verschiedene Abteilungen Microsoft Teams Approval

• HR: Mitarbeiteranträge wie Urlaub, Spesen und Benefits.

• Buchhaltung: Rechnungs- und Finanzfreigaben zur Reduzierung von Fehlern und Betrugsrisiken.

• Operations: Freigaben von Bestellungen und Logistikprozessen.

• Fakultät: Studierendenanmeldungen, Noten und Forschungsanträge.

Zentrale Funktionen von Microsoft Teams Approval

• Einreichen von Anfragen über die Teams-Oberfläche

• Echtzeit-Tracking von Genehmigungen

• Definierte Genehmiger mit Berechtigungskontrollen

• Benachrichtigungen über Genehmigungsergebnisse

• Audit-Logs für Nachvollziehbarkeit

5. Microsoft Teams Shift

Microsoft Teams Shift ist eine Funktion zur Planung und Verwaltung von Schichten direkt innerhalb von Teams. Sie unterstützt Teamleiter bei der Einsatzplanung, Aufgabenverteilung und Verwaltung von Abwesenheiten. Manager können Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen und die Anwesenheit der Teammitglieder verfolgen.

Vorteile von Microsoft Teams Shift

Die Schichtplanung wird zuverlässiger, da Manager und Mitarbeitende dieselbe Übersicht über geplante Schichten haben. Missverständnisse und kurzfristige Änderungen werden reduziert. Urlaubs- und Abwesenheitsanträge lassen sich einfacher verwalten, wodurch eine ausreichende Besetzung sichergestellt wird.

So nutzen verschiedene Abteilungen Microsoft Teams Shift

• HR: Schichtplanung und Einsatzmanagement.

• Buchhaltung: Genaue Aufzeichnungen für Gehaltsabrechnung und Budgetierung.

• Operations: Koordination schichtbasierter Teams zur Steigerung der Produktivität.

• Facility: Personalplanung für Anlagen- und Geräteeinsatz.

Zentrale Funktionen von Microsoft Teams Shift

• Schichtplanung zur Erstellung und Anpassung von Schichtmustern

• Aufgabenverteilung zur Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten

• Verwaltung von Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit

• Anwesenheitserfassung

• Vollständige Integration in Microsoft Teams

6. Microsoft Teams Planner

Microsoft Teams Planner ermöglicht es Nutzern, Aufgaben und Projekte direkt in Teams zu erstellen und zu verwalten. Aufgaben lassen sich organisieren, priorisieren und Teammitgliedern zuweisen, während der Fortschritt zentral verfolgt wird. Planner bietet eine gemeinsame Übersicht über alle Aufgaben und verbessert so Zusammenarbeit und Kommunikation.

Vorteile von Planner

Aufgabenverantwortlichkeiten und Fristen sind für alle sichtbar, wodurch manuelle Status-Updates reduziert werden. Teams können ihre Arbeit effizienter koordinieren. Planner eignet sich besonders für kleinere Projekte und kurzfristige Planungen.

So nutzen verschiedene Abteilungen Planner

• HR: Aufgabenkoordination und mitarbeiterbezogene Projekte.

• Buchhaltung: Verfolgung von Reporting- und Budgetierungsaufgaben.

• Operations: Koordination von Aufgaben über mehrere Teams hinweg.

• Facility: Verwaltung von gebäudebezogenen Aufgaben.

Zentrale Funktionen von Planner

• Aufgabenerstellung und -verwaltung mit Prioritäten und Fälligkeiten

• Zusammenarbeit über Notizen, Anhänge und Kommentare

• Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder

• Fortschrittsverfolgung

• Nativer Zugriff in Microsoft Teams

7. Microsoft Teams Power Automate

Manuelle, wiederkehrende Arbeit verlangsamt Teams und erhöht das Fehlerrisiko. Automatisierte Workflows steigern die Effizienz. Power Automate ermöglicht es, Prozesse wie Dateneingaben, Genehmigungen und Benachrichtigungen über Microsoft Teams und andere Dienste hinweg zu automatisieren.

Vorteile von Power Automate

Automatisierung reduziert manuellen Aufwand und sorgt für konsistente Prozesse. Teams können verschiedene Dienste verbinden, sodass Arbeit ohne ständige Übergaben weiterläuft. Zudem lassen sich Workflows analysieren, um Optimierungspotenziale zu erkennen.

So nutzen verschiedene Abteilungen Power Automate

• HR: Automatisierung von Dateneingaben und Planungs-Workflows.

• Buchhaltung: Rechnungs- und Spesenverarbeitung für Budgetierung und Forecasts.

• Operations: Integration von Apps und Services zur Reduzierung manueller Übergaben.

• Facility: Automatisierung von Reservierungen und Wartungsprozessen.

Zentrale Funktionen von Power Automate

• Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

• Anpassbare Workflows mit Flows

• Ereignisbasierte Trigger nach definierten Bedingungen

• Integration mit Diensten wie SharePoint, OneDrive und Dynamics 365

• Reports und Analysen zur Bewertung der Automatisierungsleistung

Sobald sie über den App-Bereich hinzugefügt wurden, werden Produktivitätstools Teil der täglichen Zusammenarbeit. Sie erscheinen als Tabs, persönliche Apps oder automatisierte Workflows, die Teams parallel zu Chats und Meetings nutzen.

Wie wählt man die richtige Produktivitäts-App aus?

Die richtige Produktivitäts-App sollte ein konkretes Problem lösen, das Ihr Team in Microsoft Teams hat. Ob verpasste Anfragen, unklare Zuständigkeiten oder verstreute Kundendaten – die App sollte helfen, diese Arbeit zentral an einem Ort zu verwalten.

Wenn Ihr Team bereits in Microsoft Teams arbeitet, wählen Sie Apps, die nativ in die Plattform integriert sind und ohne zusätzlichen Schulungsaufwand genutzt werden können. Teams, die häufig Anfragen im Chat verlieren, profitieren beispielsweise stärker von einer Ticketing-App wie Ticketing As A Service als von einer allgemeinen Aufgabenliste.

Fazit

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Produktivitätstools, mit denen Teams ihre Workflows optimieren, effizienter arbeiten und die Kommunikation sowie Zusammenarbeit verbessern können. Dazu gehören unter anderem Approval, Shift, Planner und Power Automate. Alle diese Tools sind nahtlos in Microsoft Teams integriert und ermöglichen es Teams, ihre Arbeit zentral an einem Ort zu steuern.

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TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.