Welche Produktivitätstools für Microsoft Teams im Jahr 2025

Microsoft Teams ist ein unverzichtbares Business-Tool zur Steigerung der Zusammenarbeit und Produktivität in Teams. Um jedoch sein volles Potenzial auszuschöpfen, ist es wichtig, es mit zusätzlichen Tools und Add-ons zu integrieren, die Produktivität und Zusammenarbeit weiter verbessern können. Um Teams dabei zu helfen, organisiert und auf Kurs zu bleiben, haben wir eine Liste der sechs nützlichsten in Microsoft Teams integrierten Produktivitätstools zusammengestellt. Darüber hinaus kann die Nutzung von Produktivitäts-Apps eine hervorragende Möglichkeit sein, in der heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftslandschaft die Nase vorn zu haben.

Welchen Zweck erfüllen zusätzliche Funktionen in einer Plattform wie Teams?

Microsoft Teams ist eine Kollaborationsplattform, die Menschen, Gespräche und Inhalte mit den Werkzeugen zusammenbringt, die Teams für eine effektive Zusammenarbeit benötigen. Durch die Einbindung von Produktivitätstools können Manager beispielsweise den Fortschritt der Mitarbeiter leicht verfolgen und Aufgaben überwachen, zum Beispiel mit einem Ticketing-Tool. Diese Tools helfen dabei, Mitarbeiter engagiert, organisiert und bei der Sache zu halten, was letztendlich zu einer verbesserten Arbeitsqualität und gesteigerter Produktivität führt.

Welche Produktivitätstools für Microsoft Teams im Jahr 2025

Es gibt eine Vielzahl von Produktivitätstools wie Aufgabenmanagement, Kalenderintegration, Dateifreigabe und Videokonferenzen, die zu Microsoft Teams hinzugefügt werden können. Es lässt sich auch mit anderen Microsoft Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sowie mit Drittanbieter-Apps integrieren. Hier ist die Liste der Top-Produktivitätstools für Microsoft Teams im Jahr 2025:

Ticketing As A Service von TeamsWork

Die Ticketing App für Microsoft Teams kann die Produktivität und Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern, indem sie die Verwaltung von Service-Desk-Problemen und -Anfragen optimiert. Ohne ein dediziertes System können Anfragen leicht übersehen oder verlegt werden, was zu schlechtem Service und Zeitverschwendung führt. Durch den Einsatz einer Ticketing App können Ihre Teams allen Mitarbeitern und Kunden außergewöhnlichen Service bieten. Die App bietet Kunden und Support-Mitarbeitern eine benutzerfreundliche Möglichkeit, Tickets einzureichen, bei der Organisation zusammenzuarbeiten und den Fortschritt bis zur Lösung zu verfolgen. Sie gibt Ihren Teams die Freiheit, sich auf die Erbringung exzellenter Dienstleistungen für interne Benutzer und Kunden zu konzentrieren.

Wichtige Vorteile der Nutzung von Ticketing As A Service

Indem alle relevanten Informationen, Dokumente und Korrespondenzen an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, optimiert das Ticketing-System den Support-Prozess für Kunden und Mitarbeiter. Dies verbessert die Organisation und Priorisierung von Support-Anfragen und reduziert das Risiko, dass Anfragen übersehen oder ungelöst bleiben. Kunden können ihre bevorzugte Kommunikationsmethode wählen, und Probleme werden durch Automatisierung und sofortige Benachrichtigungen effizienter gelöst. Service Level Agreements (SLAs) können ebenfalls implementiert werden, um Ziele und Erwartungen sowohl für Support-Mitarbeiter als auch für Kunden festzulegen. Die Vorteile der Nutzung eines Ticketing-Systems gehen über reine IT-Teams hinaus, da jedes Team, das interne Dienstleistungen anbietet, unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße davon profitieren kann. Hier einige Beispiele, wie jede Abteilung Ticketing nutzen kann:

• HR-Team: Einreichung von Ansprüchen und Anfragen zu Versicherungsleistungen und Urlaubsantragssalden.

• Marketingteam: Präsentation von Vorschlägen für die Entwicklung und Gestaltung neuer Marketing-Tools.

• Rechtsteam: Einreichung von Anfragen wie Vertragsgestaltung und -prüfung.

• IT-Helpdesk: Meldung von Anfragen, Problemen und Vorfällen wie Softwarefehlern, Druckerproblemen und dem Kauf neuer Computer.

HAUPTMERKMALE:

• Ein Ticket erstellen und bis zur Lösung verwalten.

• Bilder, Dateien und Links anhängen

• Kommentare senden

• Audit-Trail

• Ticket ist für andere Benutzer vertraulich.

• Unterstützung mehrerer Sprachen (Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Deutsch, Koreanisch, Italienisch, Japanisch, Chinesisch, Indonesisch, Arabisch, Niederländisch, Hindi)

Checklist As A Service von TeamsWork

Mit Checklist für Microsoft Teams können Sie wiederkehrende Aufgaben und To-Do-Listen effektiv planen, koordinieren, den Fortschritt überwachen und Fristen einhalten. Ohne die richtigen Werkzeuge kann die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Geschäftsprozesse überwältigend sein. Ihr Team könnte kritische Fristen verpassen, was zu einer negativen Kundenerfahrung führt. Durch die Implementierung einer Checklist in Ihrer Organisation können Sie Ihre Teams befähigen, allen Kunden außergewöhnlichen Service zu bieten, und Managern ein Echtzeit-Überwachungstool an die Hand geben.

Wichtige Vorteile der Nutzung von Checklist As A Service

Ein zentraler Ort für alle notwendigen Daten, Dokumente und Kommunikationen stellt sicher, dass Ihr Team keine Schritte im Prozess übersieht. Automatisierung und Aufgabenzerlegung ermöglichen eine effizientere, genauere und schnellere Erledigung sich wiederholender Aufgaben, sodass sich Ihr Team auf die Erledigung der anstehenden Aufgabe konzentrieren kann. Sofortige Benachrichtigungen informieren die entsprechenden Parteien über Kommentare oder Aktualisierungen, und die Mitarbeiter sind sich unerledigter Aufgaben bewusst. Manager können den Fortschritt leicht überwachen und über anstehende Aufgaben und Fristen informiert werden. Dies erleichtert es, über die Prozessleistung informiert zu bleiben und Verbesserungen vorzunehmen. Checklist-Apps sind ein vielseitiges Werkzeug, das von vielen Teams verwendet werden kann, da jedes Team mit wiederkehrenden Aufgaben davon profitieren kann, unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Branche. Hier einige Beispiele, wie jede Abteilung Checklist verwenden kann:

• HR-Team: Gehaltsabrechnungsprozess, Onboarding- und Offboarding-Verfahren für Mitarbeiter usw.

• Buchhaltung & Steuern: Monatsabschlussprozedur, Steuer- und aufsichtsrechtliche Meldungen usw.

• Betrieb: Überprüfung des Inventars und der Qualitätscheckliste.

• Facility Management: Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle, Inspektionen usw.

HAUPTMERKMALE

• Checklist mit Aufgaben erstellen

• Aufgaben bis zur Lösung verwalten.

• Bilder & Dateien anhängen und Kommentare senden

• Vorlage für wiederkehrende Checklists verwenden.

• Automatische Checklist-Erstellung (Scheduler)

• Automatische Benachrichtigung bei bevorstehendem Fälligkeitsdatum.

• Multi-Channels

• Dashboard und XL-/CSV-Export

CRM As A Service von TeamsWork

Die dedizierte CRM App für Microsoft Teams hilft Organisationen, stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen, Vertriebspipelines effizient zu verwalten und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern – alles ohne die Teams-Umgebung verlassen zu müssen. Ohne ein zentralisiertes CRM können kritische Kundeninteraktionen und Verkaufschancen verloren gehen. CRM As A Service schafft Struktur und Klarheit, indem es eine einheitliche Sicht auf Ihre Kundendaten bietet und so intelligentere Entscheidungen und nahtlose Teamarbeit ermöglicht. Vom ersten Kontakt bis zum Abschluss des Geschäfts hilft die App Teams, Leads zu erfassen, Kontakte zu verwalten, Opportunities zu verfolgen und den Fortschritt zu überwachen – direkt in Microsoft Teams.

Wichtige Vorteile der Nutzung von CRM As A Service

CRM As A Service steigert die Produktivität, indem es das Kundenbeziehungsmanagement direkt in Microsoft Teams integriert, mit nahtloser Outlook-Integration für E-Mail, Kalender und Kontakte. Es spart Zeit, da alles an einem Ort bleibt und der Wechsel zwischen verschiedenen Tools entfällt. Die App ist vollständig anpassbar, um dem Workflow Ihres Unternehmens zu entsprechen und die Daten zu erfassen, die für Leads, Opportunities, Organisationen, Kontakte und Fälle (Fälle) am wichtigsten sind. Mit einer 360-Grad-Sicht auf jeden Kunden können Teams intelligentere Entscheidungen treffen und eine personalisiertere Interaktion bieten. Die intuitive, von Microsoft 365 inspirierte Benutzeroberfläche reduziert die Lernkurve und ermöglicht es den Benutzern, schnell loszulegen. Echtzeit-Chatbot-Benachrichtigungen und Kollegen-Updates verbessern die Zusammenarbeit und halten alle auf dem gleichen Stand. So können verschiedene Teams von CRM As A Service profitieren:

• Vertriebsteam: Leads verfolgen, Verkaufspipelines überwachen und Geschäfte schneller abschließen mit vollständigem Kundenkontext.

• Marketingteam: Leads für gezielte Kampagnen verwalten und segmentieren sowie die Kampagnenleistung verfolgen.

• Kundenserviceteam: Zugriff auf Kontaktdetails und frühere Interaktionen, um personalisierten Support zu liefern.

• Managementteam: Echtzeit-Einblick in Verkaufsleistung, Prognosen und Teamproduktivität erhalten.

HAUPTMERKMALE

• Lead Management

• Sales Opportunity Management

• Fall Management

• Kontakte und Organisationen

• Benutzerdefinierte Formulare & Vertriebspipelines

• Interaktions- & Audit-Trail-Verfolgung

• Echtzeit-Benachrichtigungen

• Synchronisation mit Microsoft 365

• Mehrsprachige Unterstützung (Englisch, Französisch, Spanisch, Portugiesisch, Deutsch, Koreanisch, Italienisch, Japanisch, Chinesisch, Indonesisch, Arabisch, Niederländisch, Hindi usw.)

• API

Microsoft Teams Genehmigungen (Approval)

Microsoft Teams Genehmigungen ist eine Funktion, die es Benutzern ermöglicht, Aktionen innerhalb eines Teams anzufordern und zu genehmigen. Dies kann Dinge wie das Erstellen eines neuen Kanals, das Planen eines Meetings oder das Genehmigen eines Dokuments umfassen. Der Genehmigungsprozess wird von benannten Teammitgliedern verwaltet, denen die erforderlichen Berechtigungen zum Genehmigen oder Ablehnen von Anfragen erteilt wurden. Benutzer können ihre Anfragen über die Teams-Oberfläche einreichen und den Status ihrer Anfrage in Echtzeit verfolgen. Diese Funktion hilft, die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung in Teams zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Aktionen an einem zentralen Ort genehmigt und verfolgt werden.

Wichtige Vorteile der Nutzung von Genehmigungen

Die Verwendung der Genehmigungsfunktion in Microsoft Teams hat mehrere wichtige Vorteile. Erstens ermöglicht sie einen effizienteren und optimierten Prozess für das Anfordern und Genehmigen von Aktionen innerhalb eines Teams. Anstatt mehrere Kanäle oder Personen durchlaufen zu müssen, um eine Genehmigung zu erhalten, können Benutzer ihre Anfragen direkt über Teams einreichen und den Status ihrer Anfrage in Echtzeit verfolgen. Dies hilft, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Hier einige Beispiele, wie jede Abteilung Genehmigungen nutzen kann:

• HR: Mitarbeiteranfragen wie Urlaub, Spesen und Sozialleistungen.

• Buchhaltung: Finanztransaktionen und Rechnungen, wodurch das Risiko von Fehlern und Betrug reduziert wird.

• Betrieb: Fertigungs- und Logistikprozesse wie Bestellungen und Lieferungen.

• Fakultät: Studentenregistrierung, Noten und Forschungsanträge.

HAUPTMERKMALE

• Anfrageeinreichung: Benutzer können ihre Anfragen direkt über die Teams-Oberfläche einreichen, was es einfach macht, Genehmigungen für verschiedene Aktionen wie das Erstellen eines neuen Kanals, das Planen eines Meetings oder das Genehmigen eines Dokuments anzufordern.

• Genehmigungsverfolgung: Die Genehmigungsfunktion ermöglicht es Benutzern, den Status ihrer Anfragen in Echtzeit zu verfolgen.

• Benannte Genehmiger: Die Genehmigungsfunktion ermöglicht es, Teammitglieder als Genehmiger zu benennen, wodurch sie die erforderlichen Berechtigungen zum Genehmigen oder Ablehnen von Anfragen erhalten.

• Benachrichtigungen: Die Genehmigungsfunktion sendet Benachrichtigungen an Benutzer, wenn ihre Anfrage genehmigt oder abgelehnt wurde.

• Audit-Log: Die Genehmigungsfunktion führt ein Audit-Log aller Anfragen und Genehmigungen, auf das Teammitglieder mit den entsprechenden Berechtigungen zugreifen können.

Microsoft Teams Schichten (Shift)

Microsoft Teams Schichten ist eine Funktion, mit der Benutzer Schichten für ihre Teammitglieder innerhalb der Teams-Plattform planen und verwalten können. Sie hilft Teammanagern, Schichten zu planen, Aufgaben zuzuweisen und Urlaubsanträge zu verwalten. Die Schichtfunktion ermöglicht es Managern, jedem Teammitglied unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen und auch die Anwesenheit der Teammitglieder zu verfolgen.

Wichtige Vorteile der Nutzung von Schichten

Die Verwendung von Microsoft Teams Schichten bietet mehrere wichtige Vorteile, die die Gesamteffizienz und Produktivität eines Teams verbessern können. Erstens ermöglicht es Managern, Schichten einfach zu planen und Aufgaben zuzuweisen, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Planung entfällt und das Fehlerrisiko reduziert wird. Dies trägt dazu bei, dass alle Schichten abgedeckt sind und die Teammitglieder über ihre Verantwortlichkeiten informiert sind.

Darüber hinaus hilft die Schichtfunktion Managern, den Überblick über Urlaubsanträge wie Urlaub, Krankheitstage und persönliche Tage zu behalten, was dazu beiträgt, dass alle Schichten abgedeckt sind und es keine Terminkonflikte gibt. Dies verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team. Hier sind einige Beispiele, wie jede Abteilung Schichten nutzen kann:

• HR: Zeitplanung und Schichtmanagement, Zuweisung und Verfolgung von Mitarbeiterplänen.

• Buchhaltung: Genaue Aufzeichnung von Mitarbeiterplänen, Gehaltsabrechnung und Budgetierung.

• Betrieb: Teams, was zu gesteigerter Produktivität und besserer Entscheidungsfindung führt.

• Facility: Anlagen und Ausrüstung, was zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen und Kosteneinsparungen führt.

  
  

HAUPTMERKMALE

Schichtplanung: Die Schichtfunktion ermöglicht es Managern, verschiedene Schichtmuster zu erstellen und zu planen, Teammitglieder bestimmten Schichten zuzuweisen und bei Bedarf Änderungen am Zeitplan vorzunehmen.

Aufgabenzuweisung: Die Schichtfunktion ermöglicht es Managern, jedem Teammitglied unterschiedliche Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben abgedeckt sind und die Teammitglieder über ihre spezifischen Verantwortlichkeiten informiert sind.

Urlaubsmanagement: Die Schichtfunktion ermöglicht es Managern, Urlaubsanträge wie Urlaub, Krankheitstage und persönliche Tage zu verfolgen und zu genehmigen.

Anwesenheitsverfolgung: Die Schichtfunktion ermöglicht es Managern, die Anwesenheit von Teammitgliedern zu verfolgen.

Integration mit Microsoft Teams: Die Schichtfunktion ist vollständig in die Teams-Plattform integriert, was es Managern erleichtert, von einem einzigen Ort aus auf Teampläne zuzugreifen und diese zu verwalten sowie mit ihren Teammitgliedern zu kommunizieren.

Microsoft Teams Planner

Microsoft Teams Planner ist eine Funktion, mit der Benutzer Aufgaben und Projekte innerhalb der Teams-Plattform erstellen und verwalten können. Sie hilft Benutzern, Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und Teammitgliedern zuzuweisen sowie den Fortschritt dieser Aufgaben zu verfolgen. Die Planner-Funktion bietet einen zentralen Ort für Benutzer, um Aufgaben anzuzeigen und zu verwalten, was zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams beiträgt.

Wichtige Vorteile der Nutzung von Planner

Die Verwendung von Microsoft Teams Planner bietet mehrere wichtige Vorteile, die die Gesamteffizienz und Produktivität eines Teams verbessern können. Erstens ermöglicht es Benutzern, Aufgaben und Projekte an einem zentralen Ort zu erstellen und zu verwalten, was die Organisation, Priorisierung und Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder erleichtert. Dies trägt dazu bei, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und die Teammitglieder über ihre Verantwortlichkeiten informiert sind. Hier einige Beispiele, wie jede Abteilung Planner nutzen kann:

• HR: Aufgabenzuweisung und Projektmanagement, Verfolgung des Mitarbeiterfortschritts und der Leistung.

• Buchhaltung: Aufgaben- und Projektfortschritt, Budgetierung und Prognose.

• Betrieb: Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Teams, gesteigerte Produktivität und bessere Entscheidungsfindung.

• Facility: Anlagen und Ausrüstung, effizientere Nutzung von Ressourcen und Kosteneinsparungen.

  
  

HAUPTMERKMALE

• Aufgabenerstellung und -verwaltung: Die Planner-Funktion ermöglicht es Benutzern, neue Aufgaben zu erstellen, sie Teammitgliedern zuzuweisen, Fälligkeitstermine und Prioritäten festzulegen und den Fortschritt zu verfolgen.

• Zusammenarbeit und Kommunikation: Die Planner-Funktionen bieten einen zentralen Ort für Benutzer, um Aufgaben anzuzeigen und zu verwalten, Notizen, Anhänge und Kommentare zu Aufgaben hinzuzufügen und den Fortschritt zu verfolgen, was zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams beiträgt.

• Aufgabenzuweisung: Die Planner-Funktion ermöglicht es Benutzern, Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen.

• Fortschrittsverfolgung: Die Planner-Funktion ermöglicht es Benutzern, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, sodass leicht ersichtlich ist, was erledigt wurde und was noch zu tun ist.

• Integration mit Microsoft Teams: Die Planner-Funktion ist vollständig in die Teams-Plattform integriert, was es Benutzern erleichtert, von einem einzigen Ort aus auf Aufgaben und Projekte zuzugreifen und diese zu verwalten sowie mit den Teammitgliedern zu kommunizieren.

Microsoft Teams Power Automate

Microsoft Teams Power Automate ist eine Funktion, mit der Benutzer sich wiederholende Aufgaben und Arbeitsabläufe innerhalb der Teams-Plattform automatisieren können. Es ist ein leistungsstarkes Werkzeug, das Benutzern hilft, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Power Automate ermöglicht es Benutzern, benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, sogenannte „Flows“, zu erstellen, die Aufgaben wie Dateneingabe, Benachrichtigungen und Genehmigungen automatisieren.

Wichtige Vorteile der Nutzung von Power Automate

Die Verwendung von Microsoft Teams Power Automate bietet mehrere wichtige Vorteile, die die Gesamteffizienz und Produktivität eines Teams verbessern können. Erstens ermöglicht es Benutzern, sich wiederholende Aufgaben und Arbeitsabläufe zu automatisieren, was Zeit sparen und das Fehlerrisiko reduzieren kann. Dies kann die Gesamtproduktivität des Teams erheblich verbessern. Hier sind einige Beispiele, wie jede Abteilung Power Automate nutzen kann:

• HR: Dateneingabe und Terminplanung, Personalressourcen und verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit.

• Buchhaltung: Rechnungsstellung und Spesenverfolgung, Budgetierung und Prognose.

• Betrieb: Integration verschiedener Apps und Dienste, was zu gesteigerter Produktivität und besserer Entscheidungsfindung führt.

• Facility: Reservierungen und Wartung, was zu einer effizienteren Nutzung von Ressourcen und Kosteneinsparungen führt.

HAUPTMERKMALE

• Aufgabenautomatisierung: Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben und Arbeitsabläufe, was Zeit sparen und das Fehlerrisiko reduzieren kann.

• Anpassbare Arbeitsabläufe: Benutzer können benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, sogenannte „Flows“, erstellen, die auf spezifische Aufgaben und Bedürfnisse zugeschnitten werden können, um Arbeitsabläufe zu optimieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben zeitnah und effizient erledigt werden.

• Ereignisbasierte Auslöser: Benutzer können Flows so einrichten, dass sie automatisch basierend auf bestimmten Bedingungen oder Ereignissen ausgelöst werden, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben zeitnah und effizient erledigt werden.

• Integration mit anderen Apps und Diensten: Integration mit verschiedenen anderen Apps und Diensten wie SharePoint, OneDrive und Dynamics 365, wodurch Benutzer Aufgaben und Arbeitsabläufe über verschiedene Plattformen und Tools hinweg automatisieren können.

• Berichte und Analysen: Power Automate bietet Berichte und Analysen, mit denen Benutzer die Leistung ihrer Automatisierungen überwachen und bewerten sowie Bereiche für Verbesserungen identifizieren können.

Fazit

Microsoft Teams bietet eine Vielzahl von Produktivitätstools, die Teams dabei helfen können, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, die Effizienz zu steigern und die Kommunikation und Zusammenarbeit zu verbessern. Zu diesen Tools gehören Genehmigungen, Schichten, Planner und Power Automate. Alle diese Tools sind in die Teams-Plattform integriert, was es Teams erleichtert, von einem einzigen Ort aus darauf zuzugreifen und sie zu verwalten. Im Jahr 2025 werden diese Tools fortschrittlicher und ausgefeilter sein, mit neuen Funktionen, die Teams helfen werden, ihre Produktivität und Effektivität zu steigern.

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TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.