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Einführung in das Microsoft Teams Checklist System von TeamsWork

Aktualisiert: 29. Mai


Diese Seite beschreibt alle grundlegenden und erweiterten Funktionen, die Sie über das Microsoft Checklist System wissen müssen. Alle Videos im Abschnitt Erste Schritte sind ein Muss.


Wenn Sie noch Fragen zur Ticketing App haben, zögern Sie nicht, uns hier zu kontaktieren.


Warum braucht Ihre Organisation eine Checklist App?


Die Checklist App hilft einem Steuer- und Buchhaltungsteam, Aufgaben zu organisieren:



Microsoft Teams Teamswork ticketing checklist to-do
Erste Schritte

1. Installieren Sie die Checklist App in Microsoft Teams - Gehen Sie zur Seite Erste Schritte

Erfahren Sie, wie Sie die Checklist App direkt von der TeamsWork-Website installieren.


Haben Sie Probleme mit den Berechtigungen zur Installation der Checklist App? Lesen Sie diesen Blogbeitrag: Wie man die Berechtigung zur Installation der TeamsWork App erhält.


2. Fügen Sie Mitglieder hinzu, die an den Checklist - Aufgaben mitwirken sollen

Fügen wir einige Mitglieder hinzu! Fügen Sie alle Benutzer hinzu, die an den Checklist-Aufgaben als Bearbeiter oder Prüfer mitwirken werden.


3. Erstellen und Übermitteln Ihrer ersten Checklist

Die Verwendung einer neuen App kann anfangs verwirrend sein. Deshalb haben wir für Sie ein Video vorbereitet, wie Sie eine neue Checklist mit einer Vorlage erstellen und diese Checklist einreichen:


4. Erste Schritte für Bearbeiter und Prüfer

Erfahren Sie, wie Bearbeiter und Prüfer mit der Checklist App beginnen können:


5. Wie Echtzeit-Benachrichtigungen die Auflösung von Aufgaben beschleunigen

Die Checklist App wurde von Anfang an entwickelt, um das Microsoft Teams-Ökosystem zu nutzen. Eine der Hauptfunktionen ist die Fähigkeit, Benutzer in Teams sofort über Änderungen in einer Checklist zu benachrichtigen. Sehen Sie, wie Echtzeit-Benachrichtigungen die Aufgabenauflösung beschleunigen können:


6. Sehen Sie nur Aufgaben, die für Sie relevant sind

Wir sorgen uns um Ihre Vertraulichkeit. Während Anforderer und Teamleiter alle Aufgaben sehen können, sehen Bearbeiter und Prüfer nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Dies ist auch eine Möglichkeit, ihnen zu helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.


7. Unbegrenzte Checklist-Instanzen

Sie können so viele Checklist-Instanzen erstellen, wie Sie benötigen (Buchhaltungs-Checklist, HR-Checklist usw.), ohne zusätzliche Kosten. Sehen Sie, wie Sie einfach eine neue Checklist-Instanz in Microsoft Teams hinzufügen:


Abonnement


So abonnieren Sie die Checklist App


Entdecken Sie alle verfügbaren Pläne und abonnieren Sie die Checklist App:


Microsoft Teams Teamswork ticketing checklist to-do
Weitere Einstellungen & Funktionen

Es gibt zusätzliche Funktionen und Einstellungen, die es Ihnen ermöglichen, die Checklist App an Ihre Bedürfnisse anzupassen.


1. Kalender hinzufügen, um das Fälligkeitsdatum immer auf einen Arbeitstag zu berechnen

Wir verwenden Kalender zur Berechnung des Fälligkeitsdatums von Aufgaben. Sie können ihn ändern oder Ihre eigenen Kalender hinzufügen.Sehen Sie, wie man Arbeitstage und Nichtarbeitstage in einem neuen Kalender definiert:


2. Vorlagen hinzufügen, um Zeit bei wiederkehrenden Checklists zu sparen

Vorlagen sparen viel Zeit, da Sie sie einmal definieren und unbegrenzt wiederverwenden können. Checklist kommt mit Vorlagen (HR-Onboarding, Buchhaltung Endmonatsschluss usw.):


3. Vorlagen aus der Vorlagenbibliothek hinzufügen und bearbeiten

Die Vorlagenbibliothek ermöglicht es Ihnen, den Erstellungsprozess von Checklists zu beschleunigen, indem Sie auf über 300 kuratierte gebrauchsfertige Vorlagen zurückgreifen. Durch die Integration von Best Practices der Branche in Ihre Checklists können Sie Abläufe rationalisieren und die Produktivität in allen Abteilungen steigern.


4. Eine wiederkehrende Checklist konfigurieren

Ob monatliche Berichte oder vierteljährliche Audits, diese wiederkehrenden Aktivitäten können zeitaufwendig sein, manuell einzurichten und zu verwalten. Einführung der Funktion "Wiederkehrende Checklist", um Ihnen zu helfen, Ihre wiederkehrenden Aufgaben mühelos zu automatisieren.


5. Bleiben Sie über Ihre Fälligkeitstermine mit Benachrichtigungen und Aufgabenstatus informiert

Das System sendet proaktiv Benachrichtigungen an die relevanten Parteien, wenn eine Aufgabe bald fällig ist (in 2 Tagen fällig), heute fällig ist oder überfällig ist. Zusätzlich können Sie den Aufgabenstatus leicht einsehen und Aufgaben filtern:


6. Sortieren Sie Ihre Aufgaben

Wenn Sie eine Checklist mit vielen Aufgaben erstellen, sind diese manchmal nicht in der gewünschten Reihenfolge sortiert. So funktioniert die Aufgaben-Sortierung, da Sie Ihre Aufgaben nach Index, Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und Ihrer eigenen Sortierung sortieren können:


7. Benutzerdefinierte Felder

Sie können Ihr Aufgabenformular anpassen, indem Sie Standardfelder ausblenden, Ihre eigenen benutzerdefinierten Felder hinzufügen und das Layout des Aufgabenformulars neu organisieren:


Weitere Funktionen und nützliche Tricks erkunden


1. Berechnung des Fälligkeitsdatums

Erfahren Sie, wie das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe relativ zum Einreichungsdatum der Checklist berechnet wird:


2. Verschiedene Möglichkeiten zum Hochladen von Dateien und Hinzufügen von Screenshots

Erfahren Sie alle verschiedenen Möglichkeiten, Dateien hochzuladen und Screenshots zu einer Checklist hinzuzufügen, um effizienter zu arbeiten:


3. Eine Checklist-Registerkarte ausblenden

Dies ist nicht direkt mit der Checklist App verbunden, aber es ist ein netter Trick, damit Sie nicht ständig zwischen der Teams-App, Dateien, Chat und Team/Kanal hin und her navigieren müssen:


4. Checklist für den monatlichen Abschlussprozess in der Buchhaltung konfigurieren

Hier ist ein Beispiel, wie Sie die Checklist App für den monatlichen Abschlussprozess in der Buchhaltung konfigurieren können:


5. Checklist als Mitarbeiter-Onboarding-App für das HR-Team in der Checklist App von TeamsWork konfigurieren

Hier ist ein Beispiel, wie Sie die Checklist App als Mitarbeiter-Onboarding-App für das HR-Team konfigurieren können:


6. Wie man die Checklist App aus Microsoft Teams deinstalliert



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Fehlerbehebung

Es tut uns leid, wenn Sie auf Probleme stoßen. Hier sind einige häufige Probleme und Lösungshinweise.


1. Fehlermeldungen beim Hinzufügen eines App-Abonnements auf einer neuen Azure-Instanz


2. Die Meldung "Authentifizierung läuft" bleibt hängen und nichts passiert:

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