Mandantenaufnahme und Legal CRM Software für Anwaltskanzleien
- Marc (TeamsWork)
- 22. Mai 2025
- 6 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 4 Stunden
Anwaltskanzleien sollten die Mandantenaufnahme nicht über getrennte Posteingänge, Tabellen und manuelle Nachverfolgung abwickeln müssen. Diese Vorgehensweise erschwert eine schnelle Reaktion, die Nachverfolgung des Beratungsfortschritts und die Weiterentwicklung vielversprechender Mandate bis zur Mandatserteilung.
CRM as a Service hilft Anwaltskanzleien dabei, die Mandantenaufnahme in einem strukturierten System innerhalb von Microsoft Teams zu bündeln. Mit einer gemeinsamen Pipeline, anpassbaren Aufnahmeakten und teamweiter Transparenz bietet die Lösung einen effizienteren Weg, neue Mandatschancen von der ersten Anfrage bis zur unterzeichneten Mandatserteilung zu verwalten.
Wenn Mandantenaufnahme und CRM in getrennten Systemen laufen
Die Verwaltung der Mandantenaufnahme wird erheblich schwieriger, wenn Anfragedaten, Beratungsstatus, Angebotsnachverfolgung und interne Notizen an verschiedenen Stellen gepflegt werden. Das führt in der Regel zu Transparenzlücken und erschwert eine einheitliche Mandatsprüfung durch die Kanzlei.
Zu den häufigsten Herausforderungen von Anwaltskanzleien gehören:
Neue Anfragen verweilen in gemeinsam genutzten Posteingängen ohne klare Zuständigkeit
Mandatsdetails werden unterschiedlich erfasst, je nachdem, wer die Anfrage bearbeitet hat
Der Beratungsstatus wird separat von der Aufnahmeakte geführt
Angebotsemails werden versandt, ohne dass die Nachverfolgung transparent ist
Anwälte und Mitarbeitende arbeiten mit voneinander unabhängigen Notizen statt mit einer gemeinsamen Akte
Wenn Mandantenaufnahme und CRM im selben System laufen, arbeitet das gesamte Team auf Basis derselben Akte sodass die Nachverfolgung eines Mandats keine aufwendige Rücksprache mit mehreren Personen erfordert.
Wie Anwaltskanzleien ein CRM bei der Mandantenaufnahme einsetzen
Ob von einzelnen Anwälten oder koordinierten Teams genutzt ein Legal CRM unterstützt die Mandantenaufnahme über mehrere Phasen hinweg.
Neue Anfragen aus verschiedenen Quellen erfassen
Anwaltskanzleien erhalten potenzielle Mandate über verschiedene Kanäle. Ein Legal CRM hilft dem Team, Anfragen aus folgenden Quellen zu erfassen und zu prüfen:
Kontaktformulare auf der Kanzleiwebsite
E-Mail-Anfragen
Telefonanrufe
Empfehlungen von Mandanten oder Partnern
Interne Weiterleitungen aus anderen Rechtsgebieten
Ein Legal CRM gibt all diesen Anfragen von Anfang an eine einheitliche Struktur, sodass Herkunft, gewünschte Rechtsdienstleistung und Mandatsdetails in einer einzigen Akte landen unabhängig davon, über welchen Kanal die Anfrage eingegangen ist.
Mandatseignung vor der Beratung prüfen
Bevor Zeit für eine Beratung eingeplant wird, muss jemand beurteilen, ob das Mandat zu den Rechtsgebieten der Kanzlei passt und wer den nächsten Schritt einleiten sollte. Ein Legal CRM hält Mandatszusammenfassung, Empfehlungsquelle, Dringlichkeit und erste Notizen an einem Ort bereit, sodass diese Prüfung strukturiert und nicht ad hoc erfolgt.
Beratungsfortschritt und Nachverfolgung im Blick behalten
Nachdem eine Beratung angesetzt wurde, muss jemand wissen, ob sie stattgefunden hat, ob noch Unterlagen ausstehen und wer den nächsten Schritt verantwortet. In den meisten Kanzleien ohne Legal CRM sind diese Informationen über Kalendernotizen, Nachfass-E-Mails und die zuletzt beteiligte Person verteilt.
Aufnahmearbeit im Team koordinieren
Die Mandantenaufnahme durchläuft mehrere Hände, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Wenn Akte, Kommunikationsverlauf und Mandatsstatus bei jedem Übergabeschritt im Legal CRM mitreisen, arbeitet jeder Beteiligte auf Basis desselben Stands anstatt zunächst nachfragen zu müssen, was zuvor bereits geschehen ist.
Worauf Sie bei Software für Mandantenaufnahme und CRM achten sollten
Software für Mandantenaufnahme und CRM in Anwaltskanzleien muss drei Dinge leisten: eine auf rechtliche Phasen ausgerichtete Pipeline, strukturierte Aufnahmeakten und E-Mail-Unterstützung für Angebote. So sollte jedes dieser Elemente aussehen.
Eine Pipeline, die auf rechtliche Aufnahmephasen ausgerichtet ist
Anwaltskanzleien brauchen Transparenz darüber, in welchem Stadium sich jedes potenzielle Mandat während der Aufnahme befindet. Anstatt die Mandantenaufnahme in einen generischen Vertriebsablauf zu zwingen, sollte die Pipeline widerspiegeln, wie Mandate tatsächlich durch den Prüfprozess der Kanzlei geführt werden – von der Interessenkonfliktprüfung über Qualifizierung, Beratung und Angebot bis zur Unterzeichnung.
Mit so strukturierten Phasen können Anwälte und Aufnahmeteams auf einen Blick sehen, wo aktive Mandate stehen, Verzögerungen erkennen und Nachverfolgungen priorisieren ohne einzelne Akten öffnen zu müssen, um den aktuellen Status zu ermitteln.
Strukturierte Akten für Mandatsaufnahmedetails
Eine Aufnahmeakte, die nur Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse erfasst, reicht für die Mandantenaufnahme nicht aus. Das Team benötigt die Angaben, die darüber entscheiden, ob ein Mandat weiterverfolgt werden sollte, wer es übernehmen soll und wie es honoriert wird in einem einheitlichen Format, das alle Teammitglieder gleichermaßen verwenden.
Bei CRM as a Service können diese Felder an den eigenen Aufnahmeprozess der Kanzlei angepasst werden, anstatt auf eine Vorlage zurückzugreifen, die für eine andere Branche entwickelt wurde.
E-Mail-Unterstützung für Angebote und Nachverfolgung
Wenn ein Angebot versandt wird, hat die Kanzlei bereits Zeit in Qualifizierung und Beratung investiert. Zu verlieren den Überblick darüber, ob das Angebot eingegangen, geprüft oder beantwortet wurde, verschwendet diese Investition. Die Angebotskorrespondenz sollte mit der Mandatsakte verknüpft bleiben, damit das gesamte Team Einblick in das hat, was versandt wurde und was noch einer Antwort bedarf.
So bleibt die Korrespondenz dem jeweiligen Mandat zugeordnet, und jedes Teammitglied kann sehen, was versandt wurde und welche Maßnahmen noch ausstehen ohne erst nachfragen zu müssen.
Direkt aus CRM as a Service heraus kann das Team Angebotsemails versenden, Mandatsvereinbarungen oder Honorarübersichten anhängen und den vollständigen Kommunikationsverlauf aus der Mandantsakte einsehen sodass die Nachverfolgung auf dem basiert, was tatsächlich geschehen ist, und nicht auf dem, was sich jemand zu erinnern glaubt.
Wie Sie das richtige Legal CRM für Ihre Kanzlei auswählen
Das richtige Legal CRM passt sich der Art und Weise an, wie Ihre Kanzlei die Mandantenaufnahme bereits handhabt – und verlangt nicht, dass sich das Team an ein neues System anpasst. Prüfen Sie vor der Entscheidung für eine Plattform folgende Kriterien:
Konfigurierbarkeit der Pipeline – Die Phasen sollten den eigenen Prüfprozess der Kanzlei abbilden und keinen generischen Vertriebsablauf, der für den Rechtseinsatz adaptiert wurde
Weniger Systemwechsel – Für Kanzleien auf Microsoft 365 entfällt mit einem CRM, das direkt in Teams läuft, die Notwendigkeit, eine separate Plattform neben den täglich genutzten Tools zu pflegen
Standardmäßige Transparenz – Anwälte, Koordinatoren und Sachbearbeiter sollten in jeder Aufnahmephase das sehen können, was sie benötigen – ohne Updates anfordern oder Berichte exportieren zu müssen
Skalierbare Nutzbarkeit – Pipeline-Ansicht und Aktenstruktur sollten auch bei wachsender Mandatszahl übersichtlich bleiben, nicht nur beim aktuellen Volume
Ist CRM as a Service das Richtige für Ihre Kanzlei?
CRM as a Service wurde für Anwaltskanzleien entwickelt, die bereits in Microsoft 365 arbeiten und die Mandantenaufnahme ohne eine zusätzliche Plattform abwickeln möchten. Die Lösung ist darauf ausgelegt, von einzelnen Anwälten bis hin zu größeren Rechtsteams zu skalieren:
Mandantenaufnahme von der ersten Anfrage an strukturiert halten
Transparenz auch bei steigendem Aufnahmevolumen bewahren
Zusammenarbeit unterstützen, ohne neue Systeme einzuführen
Was CRM as a Service für die Mandantenaufnahme abdeckt
Neue Mandate in einer Legal-Intake-Pipeline mit kanzleispezifischen Phasen prüfen
Aufnahmedetails in strukturierten Mandantsoptionen mit anpassbaren Feldern erfassen
Beratungs- und Angebotsphasen mit klarer Zuständigkeit und Status steuern
Angebotskorrespondenz und Anhänge dem richtigen Mandat zuordnen
Anwälten und Aufnahmeteams gemeinsame Transparenz über den Stand jedes Mandats bieten
Probieren Sie CRM as a Service für den Mandantenakquiseprozess Ihrer Kanzlei aus!
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Legal CRM und Legal-Intake-Software? Legal-Intake-Software erfasst Informationen zu neuen Anfragen über Formulare und Fragebögen. Ein Legal CRM deckt einen breiteren Bereich ab: Aufnahmefortschritt, Beratungsnachverfolgung, Kommunikationsverlauf und Angebotsnachverfolgung. Die nützlichsten Systeme bilden beides in einem einzigen Workflow ab. Warum benötigen Anwaltskanzleien Software für Mandantenaufnahme und CRM? Die Mandantenaufnahme umfasst mehrere Schritte, bevor ein Mandat erteilt wird darunter Mandatsprüfung, Interessenkonfliktprüfung, Beratungsplanung und Angebotsbearbeitung. Wenn diese Schritte über getrennte Tools laufen, wird die Aufnahme inkonsistent. Ein vernetztes System stellt sicher, dass der Prozess einheitlich abläuft unabhängig davon, wer ihn gerade bearbeitet.
Kann ein Legal CRM die Angebotsnachverfolgung unterstützen?
Ja. Ein Legal CRM verknüpft Angebotsemails, Anhänge und Aktivitätsverlauf mit der Mandatsakte und gibt dem Team so Einblick in das, was versandt wurde und ob noch eine Antwort aussteht.
Ist Microsoft Teams ein sinnvoller Ort, um ein Legal CRM zu betreiben?
Ja, Microsoft Teams ist ein sinnvoller Ort für ein Legal CRM, wenn die Kanzlei Teams bereits für die interne Kommunikation und Koordination nutzt. In dieser Umgebung können Anwälte und Mitarbeitende den Aufnahmefortschritt einsehen, Akten aktualisieren und die zugehörige Korrespondenz in einer einzigen Arbeitsumgebung verwalten.
TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.
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