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Comment créer votre première checklist : Étapes essentielles et conseils

Commencer avec un nouveau système peut sembler intimidant. Nous comprenons. C'est pourquoi nous avons beaucoup travaillé pour rendre notre plateforme conviviale, afin que tout le monde puisse facilement commencer à l'utiliser. Créer votre première checklist dans Checklist As A Service n'a pas à être compliqué. Suivons ensemble les étapes pour vous lancer.


Regardez cette courte vidéo ou lisez l'article ci-dessous pour une explication plus détaillée.



Démarrez le processus de création de Checklist en cliquant sur le bouton + Nouvelle Checklist.


2) Sélectionnez un modèle


Commencez par choisir un modèle. Vous avez à votre disposition plus de 300 modèles soigneusement sélectionnés, ainsi que tous les modèles que vous avez pu définir, ou vous pouvez commencer de zéro. Cette flexibilité vous assure une base solide pour toute tâche que vous entreprenez.




2) Créez une checklist ou configurez une checklist récurrente


Créer une checklist établit une liste de tâches unique, mais pour les processus répétitif —comme la clôture de fin de mois pour l'équipe comptable—vous pourriez opter pour une checklist récurrente. Cette option génère automatiquement une checklist selon un calendrier prédéfini, rendant les tâches répétitives moins pénibles.



Remplissez l'en-tête


Ici, vous saisirez les informations de base sur votre checklist. Les détails importants incluent la date de l'événement, qui sert d'ancre pour toutes les dates d'échéance des tâches. Le choix du calendrier est aussi cruciale ; ce dernier assure que les dates d'échéance ne tombent pas les weekends ou jours fériés. Vous pouvez configurer votre calendrier préféré dans la zone de paramètres.



Remplissez les tâches


Si vous avez sélectionné un modèle, toutes les tâches de ce modèle seront automatiquement ajoutées à votre checklist. Sinon, vous pouvez ajouter des tâches manuellement, renseigner les dates d'échéance, les responsables et les superviseur, et même attacher des documents.



Checklist est conçu comme un outil collaboratif. Lorsque vous ajoutez vos membres d'équipe aux tâches et définissez les dates d'échéance, chacun sera notifié de ses attributions spécifiques, des dates d'échéance des tâches à venir ou en retard, et aussi à a la clôture des tâches. Cela garde tout le monde informé et synchronisé, assurant qu'aucune échéance ne soit manquée.


Vous avez la possibilité de supprimer les champs des dates d'échéance, du responsable et du superviseur s'ils ne sont pas nécessaires dans votre Checklist.


Supprimer le champ Dates d'échéance

Choisir de ne pas utiliser de dates d'échéance signifie que les tâches n'auront pas de délai spécifique et ne déclencheront pas de rappels.



Supprimer les champs responsable et superviseur

De même, ne pas attribuer les tâches signifie qu'elles sont "disponibles" pour tous ; seuls les contributeurs et les demandeurs peuvent les clôturer.



Vous pouvez désactiver tous ces champs en même temps.



Vous pouvez profiter d'un mode hybride en attribuant un responsable et un superviseur à certaines tâches et en laissant les autres non assignées.



Date d'Échéance relative


Les dates sont relatives à la date de l'événement (par exemple, -2 jours signifie que la tâche doit être complétée deux jours ouvrables avant l'événement).



5) Révisez et soumettez


C'est le moment de vérifier que tout est correct : les détails de l'en-tête, les listes de tâches, les responsables, les superviseur, etc. C'est la dernière étape avant de rendre officielle votre checklist, prenez donc un moment pour vous assurer que tout est correct.



Lorsque vous soumettez votre checklist, le système se met en marche, calculant les dates d'échéance exactes pour chaque tâche en fonction de vos entrées et du calendrier sélectionné. Il envoie ensuite des notifications aux responsables et aux superviseurs concernant leurs tâches nouvellement assignées. Le processus est entièrement automatisé, assurant que votre checklist est prête à l'emploi sans aucun tracas supplémentaire.



Nous avons conçu notre plateforme pour rendre ce processus aussi intuitif que possible, mais la véritable magie opère lorsque vous commencez à l'utiliser vous-même.


Vous n'avez pas encore essayé Checklist As A Service ? C'est le moment parfait pour plonger et voir comment cela peut rationaliser vos processus, rendre votre équipe plus efficace et, franchement, vous simplifier la vie. Essayez l'application aujourd'hui et transformez votre manière de travailler. Faisons avancer les choses ensemble.



 

TeamsWork est membre du réseau de partenaires Microsoft, et leur expertise réside dans le développement d'applications de productivité qui exploitent la puissance de la plateforme Microsoft Teams et de son écosystème. Leurs produits SaaS, incluant Ticketing As A Service et Checklist As A Service, sont très appréciés par les utilisateurs pour leur interface conviviale, leur intégration avec Microsoft Teams et leurs prix abordables. Ils sont fiers de développer des solutions logicielles innovantes qui améliorent la productivité des entreprises tout en restant accessibles à tous les budgets.




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