Comment créer votre première Checklist : étapes essentielles et conseils

Commencer avec un nouveau système peut sembler intimidant. On comprend. C’est pourquoi nous avons conçu notre plateforme pour qu’elle soit conviviale et simple d’utilisation, afin que tout le monde puisse s’y lancer facilement. Créer votre première Checklist dans Checklist As A Service n’a rien de compliqué. Suivez ces étapes pour commencer rapidement.

Regardez cette courte vidéo ou lisez l’article ci-dessous qui donne une explication plus complète.

Commencez la création de votre Checklist en cliquant sur le bouton + Nouvelle Checklist.

2) Sélectionner un modèle

Commencez par choisir un modèle. Plus de 300 modèles sélectionnés sont à votre disposition, en plus des modèles personnalisés que vous avez créés, ou vous pouvez partir de zéro. Cette flexibilité vous offre une base solide, quel que soit le type de tâche à gérer.

2) Créer une Checklist ou configurer une Checklist récurrente

Créer une Checklist permet de créer une liste de tâches ponctuelle. Pour les processus récurrents — comme la clôture mensuelle de l’équipe comptable — vous pouvez opter pour une Checklist récurrente. Cette option génère automatiquement une Checklist selon un calendrier défini, facilitant la gestion des tâches répétitives.

Remplir l’en-tête

Ici, vous allez saisir les informations de base concernant votre Checklist. Les éléments clés incluent la date de l’événement, qui sert de référence pour toutes les échéances. La fonctionnalité calendrier est essentielle : elle garantit que les dates ne tombent pas un week-end ou un jour férié. Vous pouvez configurer votre calendrier préféré dans les paramètres.

Remplir les tâches

Si vous avez sélectionné un modèle, toutes les tâches de ce modèle seront automatiquement intégrées dans votre Checklist. Sinon, vous pouvez ajouter des tâches, définir les dates d’échéance, les responsables et les réviseurs, et même joindre des documents.

Checklist est conçue comme un outil collaboratif. En ajoutant les membres de votre équipe aux tâches et en définissant des dates d’échéance, chacun sera notifié de ses affectations, des tâches à venir ou en retard, et des mises à jour lorsque les tâches sont terminées. Cela permet à tout le monde de rester informé et synchronisé, sans risquer de rater une échéance.

Vous pouvez décider si votre Checklist nécessite des échéances et si elle requiert un responsable et un réviseur.

Utiliser le bouton bascule Date d’échéance

Si vous choisissez de ne pas définir d’échéance, les tâches n’auront pas de date limite spécifique et ne déclencheront pas de rappels.

Utiliser le bouton bascule Responsable / Réviseur

De même, si vous ne désignez pas de responsables, les tâches seront disponibles pour tous ; seuls les contributeurs et les demandeurs pourront les clôturer.

Vous pouvez désactiver les deux boutons bascules

Vous pouvez utiliser un mode hybride en attribuant des responsables/réviseurs à certaines tâches tout en laissant les autres ouvertes.

Champ de date

Les dates sont relatives à la date de l’événement (par exemple, -2 jours signifie que la tâche doit être terminée deux jours ouvrables avant l’événement).

5)  Revoir et Soumettre

C’est le moment de tout vérifier : en-tête, liste des tâches, responsables, réviseurs, etc. C’est la dernière étape avant de rendre votre Checklist officielle, alors prenez un instant pour tout valider.

Une fois votre Checklist soumise, le système entre en action : il calcule automatiquement les échéances en fonction de vos paramètres et du calendrier choisi. Ensuite, il envoie des notifications aux responsables et aux réviseurs concernant leurs nouvelles tâches. Le processus est entièrement automatisé, pour une mise en route sans effort supplémentaire.

Nous avons conçu notre plateforme pour rendre ce processus aussi intuitif que possible, mais la véritable efficacité se révèle quand vous commencez à l’utiliser.

Vous n’avez pas encore essayé Checklist As A Service ? C’est le moment idéal pour vous lancer et découvrir comment il peut optimiser vos processus, rendre votre équipe plus efficace, et franchement, vous simplifier la vie. Essayez l’application dès aujourd’hui et transformez votre manière de travailler. On avance ensemble.

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