Egal, ob Sie ein kleines Startup führen oder ein großes Unternehmen überwachen, die Implementierung eines effektiven Issue-Tracking-Systems kann Ihre betriebliche Effizienz und Kundenzufriedenheit erheblich verbessern.
Vielleicht kennen Sie ein Issue-Tracking-System von großen Unternehmen, aber wussten Sie, dass Sie dasselbe auch in Microsoft Teams tun können? Finden wir es heraus!
Was ist ein Issue-Tracking-System?
In Ihrer täglichen Arbeit stoßen Sie oft auf verschiedene Probleme. Manchmal gibt es Probleme, die Sie allein nicht lösen können, sondern die eine Zusammenarbeit mit anderen Teams oder Abteilungen erfordern.
Anstatt alte Methoden zur Problemlösung zu verwenden, wie zum Beispiel Microsoft Excel, was zeitaufwändig sein könnte und zu Missmanagement führen könnte, können Sie jetzt ein Issue-Tracking-System verwenden.
Ein Issue-Tracking-System (ITS) ist eine Software-Anwendung, die ein zentrales System für die Protokollierung, Zuweisung und Verfolgung von Problemen bietet, sodass Sie eine klare Aufzeichnung von Problemen und deren Lösungen haben können.
Issue-Tracking-Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung von Arbeitsabläufen, fördert die Teamarbeit und steigert die Produktivität.
Es gewährleistet eine rechtzeitige und effektive Lösung verschiedener Probleme, von der Identifizierung von Codefehlern in der Softwareentwicklung bis zur Bearbeitung von Kundenbeschwerden.
Hauptmerkmale des Issue-Tracking-Systems
Melden eines Problems: Teammitglieder identifizieren ein Problem oder eine Frage und erstellen ein Ticket im Issue-Tracking-System, um es zu melden. Das Ticket enthält in der Regel die Beschreibung des Problems sowie alle relevanten Informationen zu den Problemen.
Zuweisen des Problems: Das Ticket wird dann einem Teammitglied oder einer Gruppe von Teammitgliedern zugewiesen, die für die Lösung des Problems verantwortlich sind.
Verfolgen des Problems: Das Issue-Tracking-System bietet eine Möglichkeit, den Status des Problems zu verfolgen, während daran gearbeitet wird und es gelöst wird. Dies kann das Hinzufügen von Kommentaren oder Updates zum Ticket sowie das Ändern des Status des Tickets beinhalten, um den aktuellen Stand im Lösungsprozess widerzuspiegeln.
Lösen des Problems: Sobald das Problem gelöst wurde, kann das Ticket in der Issue-Tracking-Software geschlossen und als gelöst markiert werden.
Wie man ein Issue-Tracking-System in Microsoft Teams konfiguriert
Um ein Issue-Tracking-System in Microsoft Teams zu verwenden, müssen Sie zuerst Ticketing as a Service zu Ihrem Microsoft Teams hinzufügen.
Gehen Sie einfach hierhin und klicken Sie dann auf "Zu Teams hinzufügen". Sie können auch dieses Video für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung ansehen.
Wenn Sie bereits Ticketing as a Service in Ihrem Microsoft Teams haben, befolgen Sie diese Anleitungen, um ein Issue-Tracking-System in Microsoft Teams zu konfigurieren.
1) Konfigurieren Sie Ihr Formular für die Problemerfassung
Ticketing as a Service verfügt über benutzerdefinierte Felder im Ticketformular, die Sie konfigurieren können, um präzise Informationen zu den Problemen zu sammeln.
Zum Beispiel, mit Feldern wie 'Produkttyp', 'Problem-Datum' oder 'Produktnummer' erhält das Support-Team den notwendigen Kontext, was zu einem besseren Verständnis der Kundenprobleme und zu effektiveren Antworten führt. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Feldern finden Sie hier.
2) Konfigurieren Sie Ihren Workflow für die Problemerfassung
Die Anpassung des Workflows für das Issue-Tracking-System kann die Effizienz und Effektivität der Problemlösung erheblich verbessern. Mit dieser Funktion können Sie den Workflow an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen.
ie können die Schritte hinzufügen, die Sie benötigen, um ein Problem zu bearbeiten, wie z.B. einen "Genehmigungs"-Schritt oder eine "Warteposition" einzuführen. Sie können auch anpassen, wohin diese Schritte führen werden, was die Koordination erleichtert. Weitere Informationen zum benutzerdefinierten Workflow finden Sie hier.
3) Konfigurieren Sie eine E-Mail zu Ticket
Ticketing as a Service ermöglicht es auch, dass Kunden-E-Mails automatisch in Tickets umgewandelt werden.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass ein Kunde oder ein externer Benutzer an Ihr Unternehmen eine E-Mail sendet, dass er Unterstützung benötigt.
Die E-Mail wird dann in unserem System als Ticket erfasst, und wir senden automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an die Kunden.
Dies gewährleistet, dass alle Kundenanfragen, unabhängig vom Kommunikationskanal, effektiv erfasst, verfolgt und verwaltet werden, was die Effizienz des Kundendienstes erhöht. Weitere Informationen darüber, wie dies funktioniert, finden Sie hier.
Ticketing as a Service bietet eine Vielzahl spannender Funktionen, darunter Tags, Automatisierung, Datenintegration über API, Power BI-Analyse für das Ticket und vieles mehr!
All diese unglaublichen Funktionen bieten eine bequeme Lösung für Unternehmen jeder Größe, die ihnen ermöglicht, Probleme mit Leichtigkeit zu verwalten und zu lösen, was letztendlich zu einer gesteigerten Produktivität und einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt!
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