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Power Automate and RPA: Wie ein globales Gesundheitsunternehmen durch die Automatisierung von Wochenberichten zwei Tage einsparte

Kitameraki, ein Schwesterunternehmen von TeamsWork, arbeitete kürzlich mit einem führenden globalen Gesundheitsunternehmen zusammen, um dessen wöchentliche Leistungsberichterstattung zu transformieren – ein zuvor manueller und zeitaufwändiger Prozess. Der bisherige Ablauf bestand darin, Daten aus Power BI zu exportieren, sie in Excel zu formatieren, aus Datenschutzgründen zu filtern und dann manuell über 250 individuelle E-Mails zu versenden. Dies beanspruchte jede Woche bis zu zwei volle Arbeitstage – Zeit, die besser für strategische Aufgaben genutzt werden könnte. 


Was berichtet werden musste 

Die wöchentlichen Berichte des Unternehmens konzentrierten sich auf zwei Hauptbereiche: Vertriebsleistung und Nicht-Vertriebsleistung. Vertriebsleistungsdaten lieferten Einblicke, wie gut das Unternehmen seine Ziele erreichte, während Daten zur Nicht-Vertriebsleistung das Engagement der Mitarbeitenden mit Kund:innen nachverfolgten. Ziel dieser Berichte war es, dem Unternehmen einen klaren Überblick über die Gesamtleistung zu geben – sowohl im Vertrieb als auch in der Interaktion mit Kund:innen.


Datenschutz war ein entscheidender Aspekt, da jeder Bericht personalisiert werden musste, damit Mitarbeitende nur ihre eigenen Daten einsehen konnten. Dies erhöhte die Komplexität zusätzlich, da Berichte manuell auf jede:n Empfänger:in zugeschnitten wurden – was die Fehleranfälligkeit steigerte. Genau hier kamen Power Automate und RPA zum Einsatz, um den Prozess zu automatisieren und die Herausforderungen der manuellen Anpassung zu beseitigen.


Wie Power Automate und RPA den Berichtprozess übernahmen

Kitameraki nutzte eine Kombination aus Power Automate und Robotic Process Automation-Tools, um den Berichtworkflow vollständig neu zu gestalten:


  1. Datenextraktion aus Power BI  

Power Automate wurde so konfiguriert, dass es automatisch Leistungsdaten aus Power BI-Dashboards abruft – auf Basis der jeweils aktuellsten Daten.


  1. Automatisierung der Excel-Formatierung:

Excel-Automatisierungsskripte wurden verwendet, um die Daten in Pivot-Tabellen zu formatieren und unnötige Details zu entfernen. So wurden die Berichte organisiert und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Empfänger:innen abgestimmt. 

  • Filterung aus Datenschutzgründen: Zur Einhaltung von Datenschutzvorgaben automatisierte Power Automate die Filterung der Daten, sodass Mitarbeitende ausschließlich ihre eigenen Leistungsdaten erhielten.

  • Versand personalisierter E-Mails: Sobald die Berichte fertig waren, wurden sie mit Power Automate per personalisierter E-Mail versendet. Das System übernahm automatisch den Versand an über 250 Empfänger:innen und ersparte so den manuellen Aufwand.

Diese vollständige Automatisierung ersetzte einen manuellen Zwei-Tages-Prozess durch einen nahtlosen Ablauf, der dem Unternehmen jede Woche Zeit und Ressourcen sparte.


Warum Automatisierung den Unterschied macht

Der Wechsel von einem manuellen zu einem automatisierten Berichtsystem zeigt deutlich, wie Power Automate und RPA Arbeitsabläufe optimieren, Ineffizienzen beseitigen und menschliche Fehler reduzieren können. Durch die Automatisierung des gesamten Berichtprozesses konnte Kitameraki dem Gesundheitsunternehmen zu schnelleren, zuverlässigeren und präziseren Berichten verhelfen.


Die Automatisierungslösung sparte nicht nur Zeit, sondern ermöglichte dem Team auch, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren – etwa die Analyse von Leistungskennzahlen und strategische Entscheidungen.


Starten Sie mit RPA und Power Automate

Die Transformation des wöchentlichen Berichtprozesses dieses globalen Gesundheitsunternehmens zeigt das Potenzial von Power Automate und RPA für mehr Effizienz. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und einfacher skalieren. Wenn Ihr Unternehmen noch manuelle Berichtprozesse nutzt, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Automatisierung als Lösung für mehr Genauigkeit und Effizienz in Betracht zu ziehen.


Bei TeamsWork unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Abläufe durch maßgeschneiderte Automatisierungslösungen zu optimieren – abgestimmt auf Ihre spezifischen Anforderungen. Kontaktieren Sie uns noch heute und starten Sie Ihre Reise zu mehr Effizienz und Skalierbarkeit.



TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.

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