Power Automate and RPA: Wie ein globales Gesundheitsunternehmen durch die Automatisierung von Wochenberichten zwei Tage einsparte

Kitameraki, ein Schwesterunternehmen von Teamswork, wurde von einem führenden globalen Gesundheitsunternehmen beauftragt, einen Berichtsprozess zu überarbeiten, der seit Jahren manuell durchgeführt wurde. Jede Woche verbrachte das Team des Unternehmens zwei volle Arbeitstage damit, Daten aus Power BI zu exportieren, sie in Excel aufzubereiten, jeden Bericht individuell für über 250 Empfänger zu filtern und anschließend manuell zu verteilen.

Der Prozess erforderte keine spezialisierten Kenntnisse oder komplexe Entscheidungen, aber die Kombination aus Volumen, manuellem Filtern und den Compliance-Anforderungen in einem stark regulierten Umfeld ließ keinen Spielraum für Abkürzungen. Kitameraki hat den gesamten Workflow mit Power Automate und RPA neu aufgebaut und den manuellen Aufwand auf null reduziert.

Ein Berichtsprozess, der mehr kostete als nur Zeit

Das Unternehmen erstellte wöchentliche Leistungsberichte in zwei Bereichen: Vertriebsleistung und Mitarbeiterengagement im Kundenkontakt. Jeder Bericht musste aus Power BI exportiert, in Excel aufbereitet, individuell gefiltert und anschließend separat an über 250 Empfänger per E-Mail versendet werden.

In einem regulierten Gesundheitsumfeld hatte der Filterschritt besonderes Gewicht. Jeder Empfänger war nur berechtigt, seine eigenen Leistungsdaten einzusehen, was bedeutete, dass jeder einzelne Bericht vor dem Versand geprüft und angepasst werden musste. Bei einer Verteilerliste von über 250 Personen summierte sich der Aufwand erheblich — und jeder Fehler beim Filtern hatte nicht nur operative, sondern auch Compliance-Konsequenzen.

Der Prozess beanspruchte bis zu zwei volle Arbeitstage pro Woche, ohne Ausnahme und ohne Abkürzung.

Warum Power Automate und RPA gemeinsam eingesetzt wurden

Kitameraki entschied sich für eine Kombination aus Power Automate und RPA, weil beide Tools unterschiedliche Teile des Problems lösen. Power Automate verwaltet Logik und Integrationen zwischen Microsoft-Diensten nativ und verbindet Power BI, Excel und Outlook ohne individuelle Entwicklung. RPA übernimmt die Schritte, die eine direkte Interaktion mit einer Benutzeroberfläche erfordern, etwa das Navigieren in einem Dashboard, um einen Datenexport auszulösen, der nicht über eine API aufgerufen werden kann.

1. Daten aus Power BI abrufen

Power Automate wurde so konfiguriert, dass Leistungsdaten automatisch nach einem wöchentlichen Zeitplan aus Power BI-Dashboards extrahiert werden. Damit entfiel der manuelle Exportschritt, und die Berichte basierten stets auf den aktuellsten verfügbaren Daten.

2. Berichte in Excel formatieren

Automatisierungsskripte strukturierten die Rohdaten in Pivot-Tabellen um und entfernten für den jeweiligen Empfänger irrelevante Felder. Das Ergebnis entsprach exakt dem Output, den das Team zuvor manuell erstellt hatte.

3. Datenschutzfilter anwenden

Power Automate wendete Datenschutzfilter auf Basis vordefinierter Regeln an, sodass jeder Bericht ausschließlich die Daten enthielt, die der jeweilige Empfänger einsehen durfte. Dies war der risikoreichste Schritt im ursprünglichen Prozess und derjenige, bei dem der Wegfall manueller Eingriffe den unmittelbarsten Unterschied machte.

4. Personalisierte E-Mails versenden

Nach der Formatierung und Filterung verteilte Power Automate die Berichte automatisch an alle 250+ Empfänger. Jede Person erhielt ausschließlich ihren eigenen Bericht, ohne dass an irgendeiner Stelle im Versandprozess manuell eingegriffen werden musste.

Was die Automatisierung tatsächlich gebracht hat

Die zweitägige wöchentliche Aufgabe existiert nicht mehr. Das Team befasst sich nicht länger mit Datenexporten, Excel-Formatierung, Datenschutzfilterung oder der Verwaltung einer 250-Personen-Verteilerliste. Die gewonnene Zeit fließt in die Analyse der Leistungsdaten, die die Berichte liefern, und in die darauf basierenden Entscheidungen.

Aus Compliance-Sicht hat die Automatisierung des Filterschritts das Risiko eliminiert, dass Daten an den falschen Empfänger gelangen. In einem Gesundheitsumfeld, das unter strengen Datenschutzanforderungen operiert, ist das eine substanzielle operative Verbesserung.

Die Lösung skaliert zudem ohne zusätzlichen Aufwand. Das Hinzufügen neuer Empfänger oder die Anpassung von Berichtsformaten erhöht den manuellen Arbeitsaufwand nicht, weil kein manueller Arbeitsaufwand mehr vorhanden ist.

Wann lohnt sich die Automatisierung eines Berichtsprozesses?

Ein Berichtsprozess ist ein geeigneter Kandidat für die Automatisierung, wenn er nach einem festen Zeitplan läuft, auf konsistente Datenquellen zurückgreift und bei jedem Zyklus dieselben Formatierungs- und Verteilungsschritte durchläuft. Das Gesundheitsunternehmen in dieser Fallstudie erfüllte alle drei Bedingungen: wöchentlicher Rhythmus, stabile Power BI-Datenquellen und ein wiederholbarer Excel-zu-E-Mail-Workflow im großen Maßstab.

Weitere Hinweise darauf, dass ein Prozess bereit für die Automatisierung ist:

• Dasselbe Team führt ihn jeden Zyklus mit wenig Variation durch

• Berichte werden vor der Verteilung manuell gefiltert oder personalisiert

• Die Verteilung umfasst eine große oder wachsende Empfängerliste

• Fehler bei der Filterung oder Formatierung haben bereits zu Problemen geführt

Wie automatisiert man die wöchentliche Berichterstattung mit Power Automate?

Der Ansatz folgt unabhängig vom Berichtsinhalt derselben Struktur:

1. Datenquelle verbinden: Power Automate mit Power BI, SharePoint oder dem jeweiligen System verknüpfen, in dem die Berichtsdaten gespeichert sind

2. Formatierungslogik anwenden: Automatisierungsskripte einsetzen, um die Daten in die richtige Struktur für jeden Bericht zu bringen

3. Filter- und Personalisierungsregeln konfigurieren: festlegen, welche Daten jeder Empfänger einsehen darf

4. Automatischen Versand einrichten: Power Automate so planen, dass Berichte zum definierten Zeitpunkt an alle Empfänger gesendet werden

Wo direkte Integrationen nicht verfügbar sind, übernimmt RPA die verbleibenden Schritte: Navigation in Benutzeroberflächen, Auslösen von Exporten und Ausführen von Aufgaben, die über Power Automate allein nicht erreichbar sind.

Berichtsprozesse mit Power Automate automatisieren

Wenn Ihr Unternehmen einen Berichtsprozess mit diesem Profil betreibt, also regelmäßig, strukturiert und mit mehr manuellem Aufwand als nötig, lohnt es sich zu prüfen, was Automatisierung ersetzen kann. Teamswork und Kitameraki haben solche Lösungen branchenübergreifend entwickelt, auch in regulierten Umgebungen, in denen Datenschutz und Genauigkeit grundlegende Anforderungen sind. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie eine Automatisierungslösung für Ihren Workflow aussehen könnte.

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