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Comment journaliser les e-mails dans Microsoft Teams CRM

Conserver chaque e-mail lié à une affaire dans votre CRM implique normalement de le copier et de le coller, ce qui survit rarement à une journée chargée. Email Log dans CRM As A Service s'en occupe à votre place, pour que vous puissiez journaliser des e-mails dans CRM sans quitter votre boîte de réception. Il existe deux façons de procéder : envoyer un nouveau message à l'adresse e-mail propre à un enregistrement, ou transférer un e-mail que vous avez déjà reçu vers l'adresse de transfert de votre CRM. Dans les deux cas, le message est classé sous le bon lead, la bonne opportunité ou le bon cas, avec le contact et l'organisation liés automatiquement.


Vous ne changez jamais d'outil pour y parvenir. Envoyez ou transférez directement depuis Outlook, et le message arrive dans vos enregistrements au sein de Microsoft Teams. Email Log s'appuie sur la synchronisation des e-mails, la connexion qui conserve déjà vos conversations dans CRM As A Service.


Deux adresses pour chaque enregistrement

Ouvrez n'importe quel Lead, Opportunité ou Cas et faites défiler jusqu'à la section Log Emails en bas du formulaire. Vous y verrez deux adresses e-mail, chacune accompagnée d'un bouton pour la copier et d'une petite icône d'information qui explique son rôle.


Adresse e-mail de l'opportunité, du lead ou du cas

Dans l'application, elle apparaît sous le nom Opportunity, Lead, or Case Email Address, selon l'enregistrement que vous ouvrez. Utilisez-la pour un nouvel e-mail que vous vous apprêtez à envoyer. Chaque enregistrement possède la sienne, ainsi une opportunité peut être meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com et la suivante meganb+opportunity10@contoso.onmicrosoft.com. Placez l'adresse dans le champ To, CC ou BCC, et votre e-mail est enregistré directement sous cet enregistrement. Tout ce qui est envoyé à meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com apparaît sur cette opportunité et nulle part ailleurs.


Adresse e-mail de transfert

Utilisez cette adresse pour un e-mail que vous avez déjà reçu. Elle ressemble à meganb+forward@contoso.onmicrosoft.com, et elle fonctionne avec n'importe quel message que vous lui transférez. CRM As A Service examine qui figurait sur l'e-mail d'origine, et non vous en tant que personne qui le transfère. Ainsi, si le message d'origine provenait de votre client alexw@contoso.onmicrosoft.com, le transférer lie la conversation à Alex, ainsi qu'à l'opportunité et à l'organisation auxquelles il est rattaché.


Synchronisez d'abord votre boîte aux lettres Outlook

Email Log nécessite une boîte aux lettres Outlook connectée, car c'est cette boîte qui reçoit vos messages journalisés et les intègre dans CRM As A Service. Une fois synchronisée, chaque lead, opportunité et cas affiche automatiquement sa propre adresse e-mail dans la section Log Emails. Si vous n'avez pas encore connecté la vôtre, suivez la procédure de configuration de CRM As A Service dans Outlook.


Qui peut voir un e-mail journalisé dépend de la façon dont la boîte aux lettres est connectée :

  • Synchronisation d'une boîte aux lettres partagée : tout le monde dans votre CRM peut voir l'e-mail journalisé.

  • Synchronisation d'une boîte aux lettres privée : seul vous, le propriétaire de la boîte, pouvez le voir.


Journalisez un e-mail en trois étapes

  1. Ouvrez le Lead, l'Opportunité ou le Cas et faites défiler jusqu'à la section Log Emails.

  2. Copiez l'adresse Opportunity, Lead, or Case Email Address pour un nouveau message, ou l'adresse Forward Email Address pour un e-mail que vous possédez déjà.

  3. Ajoutez l'adresse à votre e-mail en CC et envoyez, ou transférez le message depuis votre boîte de réception.



Lorsque votre client répond, la réponse revient vers cette même adresse, elle est donc enregistrée uniquement sous cet enregistrement. Une réponse à meganb+opportunity9@contoso.onmicrosoft.com, par exemple, apparaît dans l'onglet Historique de l'Opportunité 9 et nulle part ailleurs.



Ce qui se passe automatiquement

CRM As A Service effectue le classement à votre place dès que le message arrive :

  • Création de contact : un nouveau contact est créé si l'adresse de l'expéditeur n'est pas encore dans votre CRM.

  • Historique du contact : un contact existant voit le message ajouté à son enregistrement.

  • Liaison associée : l'e-mail est rattaché à l'organisation connectée lorsque c'est pertinent.

  • Uniquement le bon enregistrement : un e-mail envoyé à l'adresse propre à un enregistrement est enregistré sous cet enregistrement seul, même si une personne qui y figure est aussi liée à d'autres affaires.


Où les équipes l'utilisent

  • Suivi des affaires : ajoutez l'adresse d'un enregistrement dans le champ BCC de chaque devis pour que toute la négociation reste sur l'opportunité.

  • Leads entrants : transférez le premier e-mail d'un prospect pour conserver le fil dès le premier jour.

  • Visibilité partagée : journalisez vers une boîte aux lettres partagée pour que toute l'équipe voie le même historique.

  • Cas de support : rattachez la réponse d'un client au bon cas sans changer d'outil.


Attribuez à chaque affaire sa propre adresse, envoyez ou transférez vos messages, et votre équipe conserve une vue complète de chaque conversation client au sein de Microsoft Teams.




TeamsWork est membre du réseau de partenaires Microsoft, et leur expertise réside dans le développement d’applications de productivité qui exploitent la puissance de la plateforme Microsoft Teams et de son écosystème. Leurs produits SaaS, incluant CRM as a Service, Ticketing as a Service et Checklist as a Service, sont très appréciés par les utilisateurs pour leur interface conviviale, leur intégration avec Microsoft Teams et leurs prix abordables. Ils sont fiers de développer des solutions logicielles innovantes qui améliorent la productivité des entreprises tout en restant accessibles à tous les budgets.

 
 
 

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