Logiciel de ticketing juridique dans Microsoft Teams
- Marc (TeamsWork)
- il y a 4 jours
- 7 min de lecture
Un logiciel de ticketing juridique offre à vos juristes un espace unique pour recevoir, suivre et traiter chaque demande émanant de l'entreprise. Les revues de contrats, les accords de confidentialité (NDA) et les questions de conformité cessent d'arriver sous forme d'e-mails éparpillés et deviennent des tickets suivis, que l'on peut consulter de la soumission jusqu'à la validation.
Lorsque ce système fonctionne directement dans Microsoft Teams, là où vos collègues sollicitent déjà le service juridique, la saisie devient encore plus simple. Ce guide explique ce que fait un logiciel de ticketing juridique, pourquoi les équipes internes en ont besoin et comment l'utiliser directement dans Teams.
Qu'est-ce qu'un logiciel de ticketing juridique ?
Un logiciel de ticketing juridique transforme les demandes juridiques entrantes en tickets suivis, afin que la saisie, l'attribution et le traitement suivent un processus unique et cohérent. Chaque demande arrive via un formulaire, devient un ticket doté d'un responsable et d'une échéance, et reste visible jusqu'à la clôture du dossier.
Cette traçabilité distingue un véritable système de ticketing d'une boîte de réception partagée, et c'est la raison pour laquelle les équipes internes adoptent un système de ticketing juridique plutôt que de gérer les demandes par e-mail.
Pourquoi les services juridiques ont besoin d'un système de ticketing
Les services juridiques ont besoin d'un système de ticketing parce que le volume de demandes augmente plus vite que les effectifs et que l'e-mail n'offre aucun moyen de prioriser, de suivre ou d'analyser le travail. Sans saisie structurée, des demandes passent à travers les mailles du filet et personne ne sait où en est un dossier. Cela concerne les demandes internes émanant de vos propres collègues. Les équipes qui gèrent plutôt l'accueil de clients externes seront mieux servies par CRM as a Service pour l'accueil des clients.
Un système de ticketing dédié résout les problèmes que les directions juridiques rencontrent chaque semaine :
Saisie dispersée : les demandes arrivent par e-mail, par chat et de vive voix, si bien que rien n'est centralisé.
Manque de visibilité : ni le demandeur ni le responsable juridique ne peut savoir si un dossier est en cours, en attente ou terminé.
Délais manqués : les revues de contrats et les renouvellements n'ont ni échéance ni rappel, si bien que le travail urgent se perd.
Responsabilité floue : sans responsable attribué, les demandes passent d'une personne à l'autre ou restent en suspens.
Aucune traçabilité : lorsque la conformité ou un auditeur demande qui a traité un dossier, la réponse ne réside que dans la mémoire de quelques-uns.
Une comparaison rapide montre pourquoi un système de ticketing structuré surpasse une boîte de réception partagée pour le travail juridique :
Fonction | Boîte de réception partagée | Système de ticketing juridique |
|---|---|---|
Responsabilité | Les demandes restent sans attribution | Chaque demande a un responsable |
Visibilité | Aucun statut à consulter | Statut en direct pour chaque dossier |
Délais | Facilement manqués | Suivi par SLA, alerte en cas de risque |
Traçabilité | Inexistante | Historique complet des activités |
Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de ticketing juridique
Les fonctions qui comptent dans un logiciel de ticketing juridique servent toutes un même objectif : transformer une saisie désordonnée en un processus suivi et responsable. Recherchez les six fonctions ci-dessous, présentées ici dans Ticketing as a Service dans Microsoft Teams.
Des formulaires de saisie personnalisés pour chaque demande juridique
Des formulaires de saisie personnalisés garantissent que chaque demande arrive avec les informations dont le service juridique a réellement besoin. Un formulaire de revue de contrat peut demander la contrepartie et l'échéance, tandis qu'une demande de NDA ne recueille que les parties et l'objet, afin que les juristes cessent de courir après les informations manquantes. Un formulaire de tickets flexible par type de demande garantit que chaque soumission est complète dès le départ.
Des tags pour catégoriser et prioriser les dossiers
Les tags vous permettent de trier les demandes par type et par urgence dès leur arrivée. Étiquetez les tickets comme revue de contrat, contentieux, conformité ou droit du travail, puis attribuez une priorité afin qu'une question réglementaire urgente passe avant une demande de routine. Les mêmes tags, catégories et filtres permettent de trier la file d'attente par type de dossier à tout moment.
L'attribution automatique vers la bonne personne
L'attribution automatique dirige chaque demande vers la bonne personne, sans tri manuel. Orientez les contrats commerciaux vers une juriste et les dossiers de droit du travail vers un autre collègue selon le tag du ticket, afin que le travail démarre sans goulot d'étranglement au stade de la saisie.
Des SLA pour protéger les délais
Les accords de niveau de service imposent un compte à rebours à chaque demande, ce qui maintient le travail juridique soumis à des délais dans les temps. Définissez des délais de réponse et de traitement par niveau de priorité, afin qu'une question réglementaire urgente ait un délai plus serré qu'une demande de faible priorité, et le système signale tout dossier à risque avant qu'il ne dérape.
Les workflows de statut et une piste d'audit conforme
Les workflows de statut suivent un dossier à travers les étapes que votre équipe utilise réellement, et chaque changement est enregistré pour constituer une piste d'audit conforme. Créez des étapes personnalisées telles que En cours d'examen, En attente d'informations ou En négociation, puis bouclez la boucle grâce à la confirmation intégrée : la juriste responsable marque un dossier comme résolu, et le demandeur confirme et le clôture ou le rouvre si un complément est nécessaire.
Chaque clôture enregistre un motif, selon que le dossier a été résolu, annulé ou ne peut être résolu, de sorte que l'historique montre non seulement quand un dossier s'est terminé, mais aussi pourquoi, selon le même processus de statuts résolu et fermé utilisé dans toute l'application.
En savoir plus sur les workflows personnalisés.
La visibilité par groupe pour préserver la confidentialité
La visibilité par groupe contrôle qui peut voir et traiter chaque dossier, ce qui protège le secret professionnel et la confidentialité des affaires juridiques sensibles. Le propriétaire du Ticketing crée des groupes avec des filtres par tag ou par statut au moyen de règles de visibilité par groupe, de sorte qu'un dossier de contentieux ou de fusion-acquisition marqué comme confidentiel n'apparaisse qu'aux juristes de ce groupe, tandis que les demandes de routine restent visibles pour toute l'équipe.
Utilisez votre système de ticketing juridique directement dans Microsoft Teams
Utiliser votre système de ticketing juridique directement dans Microsoft Teams supprime les frictions liées à l'adoption d'une plateforme distincte. Ticketing as a Service maintient l'ensemble de l'activité là où vos collègues sollicitent déjà le service juridique, si bien que les demandeurs créent des tickets sans quitter Teams et que les juristes gèrent leur file d'attente dans la même fenêtre.
L'offre comprend un essai gratuit d'un mois et une facturation par organisation, de sorte que toute l'équipe juridique est couverte par un seul forfait. Configurez un formulaire de saisie pour votre demande la plus fréquente et constatez à quel point la saisie juridique devient plus claire en une semaine.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'un système de ticketing juridique ?
Un système de ticketing juridique est un système qui capture les demandes juridiques entrantes sous forme de tickets et les suit de la soumission à la résolution. Il offre aux équipes internes un espace unique pour recevoir les revues de contrats, les questions de conformité et d'autres demandes, attribuer un responsable, fixer des échéances et conserver une trace de la façon dont chaque dossier a été traité.
Les services juridiques ont-ils besoin d'un logiciel dédié ou un outil informatique suffit-il ?
Les services juridiques peuvent utiliser un outil de ticketing générique, et beaucoup le font. Le facteur décisif est de savoir si l'outil offre des formulaires de saisie personnalisés, des tags et une piste d'audit adaptés au travail juridique plutôt qu'aux incidents informatiques. Une application configurable comme Ticketing as a Service permet à un service juridique de concevoir ses propres formulaires, catégories et workflows sans avoir besoin d'un produit exclusivement juridique.
En quoi un système de ticketing juridique diffère-t-il d'une boîte de réception partagée ?
Un système de ticketing juridique attribue à chaque demande un responsable, un statut et une échéance, ce qu'une boîte de réception partagée ne peut pas faire. L'e-mail laisse les demandes non triées et non suivies, tandis qu'un système de ticketing montre exactement où en est chaque dossier et conserve un historique complet à des fins de conformité.
Un système de ticketing juridique peut-il fonctionner dans Microsoft Teams ?
Oui, un système de ticketing juridique peut fonctionner entièrement dans Microsoft Teams. Avec Ticketing as a Service, les demandeurs soumettent des tickets et les juristes les traitent sans quitter l'application que l'entreprise utilise déjà, les formulaires de saisie, l'attribution automatique, les SLA et les pistes d'audit fonctionnant tous au sein de Teams.
Un système de ticketing juridique peut-il préserver la confidentialité des dossiers sensibles ?
Oui, un système de ticketing juridique peut restreindre l'accès afin que les dossiers sensibles restent confidentiels. Dans Ticketing as a Service, la visibilité par groupe permet au propriétaire du Ticketing de limiter un dossier de contentieux ou de fusion-acquisition à un groupe précis, tandis que les demandes de routine restent visibles pour le reste de l'équipe, ce qui protège le secret professionnel sans créer de système distinct.
Que doit suivre un logiciel de ticketing juridique ?
Un logiciel de ticketing juridique doit suivre le type de demande, le responsable, la priorité, l'échéance, le statut actuel et un historique d'activité complet. Ensemble, ces éléments donnent à un service juridique la visibilité nécessaire pour prioriser le travail et la piste d'audit pour démontrer comment un dossier a été traité.
TeamsWork est membre du réseau de partenaires Microsoft, et leur expertise réside dans le développement d’applications de productivité qui exploitent la puissance de la plateforme Microsoft Teams et de son écosystème. Leurs produits SaaS, incluant CRM as a Service, Ticketing as a Service et Checklist as a Service, sont très appréciés par les utilisateurs pour leur interface conviviale, leur intégration avec Microsoft Teams et leurs prix abordables. Ils sont fiers de développer des solutions logicielles innovantes qui améliorent la productivité des entreprises tout en restant accessibles à tous les budgets.
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