Gestion de la synchronisation des e-mails dans CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- 21 févr.
- 3 min de lecture
Dernière mise à jour : 14 août
Une communication par e-mail efficace est essentielle pour gérer efficacement les prospects et les opportunités. Avec CRM As A Service, un Microsoft Teams CRM intégré à l’écosystème Microsoft, vous pouvez synchroniser vos e-mails en toute transparence entre le CRM et Outlook, offrant ainsi une vue complète à 360 degrés de toutes les interactions avec vos clients.
Avantages de la synchronisation des e-mails:
Gestion unifiée de la boîte mail : Visualisez et gérez votre boîte Outlook directement dans l’application CRM, ce qui vous permet de traiter tous vos e-mails depuis une seule plateforme sans passer d’une application à l’autre.
Visibilité contextuelle des e-mails : Accédez facilement aux e-mails liés à des Contacts, Leads, Opportunités et Cas spécifiques, afin de disposer de toutes les informations pertinentes et de pouvoir assurer un suivi efficace.
Envoi d’e-mails : Vous pouvez envoyer des e-mails directement à vos contacts sans quitter CRM As A Service.
Journalisation des e-mails : Suivez et enregistrez automatiquement toutes les interactions par e-mail pour chaque entité — Leads, Opportunités, Organisations, Cas et Contacts — afin de garantir un historique complet des communications pour un meilleur suivi et une meilleure prise de décision.
Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes de configuration et d’utilisation de la synchronisation des e-mails afin de vous aider à tirer pleinement parti de cette intégration et d’améliorer votre productivité.
Configuration de la synchronisation des e-mails
Suivez ces étapes pour configurer la synchronisation des e-mails dans CRM As A Service :
Accédez aux paramètres : Allez sur la page CRM et sélectionnez Paramètres.
Paramètres du locataire : Dans la section Paramètres du locataire, recherchez et sélectionnez l’option Synchronisation des e-mails.
Ajouter un compte e-mail : Pour lancer la synchronisation, cliquez sur "+ Compte e-mail". Cela vous permettra de lier votre compte Outlook à CRM, garantissant que tous les e-mails de votre boîte de réception soient synchronisés avec le système CRM.
Lors de la configuration de la synchronisation de votre boîte mail, il vous sera demandé de choisir l’une des options suivantes :
Private Mailbox Sync : Les e-mails que vous envoyez et recevez apparaîtront dans le CRM, mais seuls vous pourrez les voir.
Shared Mailbox Sync : Les e-mails que vous envoyez et recevez apparaîtront dans le CRM et seront visibles par tous les utilisateurs.
Send Email Only : Les e-mails que vous recevez n’apparaîtront pas dans le CRM. Cependant, vous pouvez toujours envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis le CRM.
Visualisation et gestion de vos e-mails
Une fois la synchronisation des e-mails activée avec Private ou Shared Mailbox Sync, tous les e-mails de votre compte Outlook apparaîtront dans l’interface de la boîte mail du CRM. Cette intégration vous permet de gérer l’ensemble de votre boîte mail directement depuis CRM As A Service, éliminant ainsi le besoin de passer constamment d’une application à l’autre.
Visibilité contextuelle des e-mails
Si vous avez configuré à la fois Private et Shared Mailbox Sync, tous les e-mails que vous recevez d’un contact ou que vous lui envoyez apparaîtront dans l’onglet Historique de ce contact.
Dans l’exemple ci-dessous, j’ai reçu un e-mail d’un contact nommé Allan Deyoung. Son e-mail apparaît dans l’onglet Historique d’Allan.
Lorsque j’ai répondu à Allan, l’e-mail sortant a également été enregistré dans le même onglet Historique.
CRM As A Service capture automatiquement la conversation par e-mail et la lie au Lead, à l’Opportunité ou au Cas correspondant associé à Allan.
Ici, vous pouvez voir que ce même e-mail apparaît également dans l’Opportunité liée à Allan.
Remarque : Seuls les e-mails envoyés ou reçus après la configuration de la synchronisation de la boîte mail seront visibles dans le CRM.
Envoyez des e-mails depuis CRM As A Service
Envoyez des e-mails directement depuis le formulaire d’activité. Toutes vos communications seront ainsi enregistrées dans le système CRM, garantissant une meilleure organisation et coordination au sein de votre équipe.
J’espère que vous avez apprécié cet article ! Profitez dès maintenant de cette fonctionnalité puissante et découvrez une gestion du CRM plus efficace que jamais.
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