Logiciel de ticketing marketing dans Microsoft Teams
- Marc (TeamsWork)
- il y a 4 jours
- 5 min de lecture
Les demandes marketing s'accumulent vite, surtout lorsqu'elles arrivent par e-mail, par chat Teams et dans des tableurs. Un logiciel de ticketing marketing aide votre équipe à capter, attribuer, prioriser et suivre chaque demande créative, du brief initial jusqu'à la livraison finale.
Ce guide explique comment fonctionne un logiciel de ticketing marketing, pourquoi les outils de ticketing informatique classiques ne conviennent pas toujours aux flux créatifs, et comment gérer les demandes marketing directement dans Microsoft Teams.
Ce que fait un logiciel de ticketing marketing
Un logiciel de ticketing marketing transforme les demandes créatives en tickets suivis. Chaque demande arrive via un formulaire standard, reçoit un responsable et une échéance, et reste visible du brief initial jusqu'à la livraison finale.
Pour les équipes qui ont dépassé le stade de l'e-mail et des tableurs, un système de ticketing pour Microsoft Teams apporte plus de structure à la saisie des demandes, à leur attribution, au retour d'information et au reporting.
Pourquoi l'outil de ticketing informatique ne convient pas au travail créatif
La plupart des outils de ticketing informatique sont conçus pour gérer des incidents tels que les réinitialisations de mot de passe, les problèmes matériels ou les pannes système. Les demandes créatives sont moins prévisibles. Un brief de campagne peut nécessiter des fichiers de référence, une charte graphique, des dimensions précises, des étapes de validation et plusieurs allers-retours de corrections.
La différence devient plus claire lorsqu'on compare les deux :
Ticketing informatique | Logiciel de ticketing marketing | |
|---|---|---|
Demandes | Incidents et pannes | Briefs et actifs créatifs |
Formulaire de saisie | Champs fixes | Personnalisé par type de demande |
Pièces jointes | Rarement nécessaires | Centrales pour le brief |
Critère de réussite | Disponibilité et résolution | Livraison à temps et conforme à la marque |
L'outil informatique remplit simplement une autre fonction. Le marketing a besoin d'un système pensé pour les briefs et les actifs créatifs, ce que décrivent les sections suivantes.
Comment fonctionne un logiciel de ticketing marketing
Un logiciel de ticketing marketing couvre généralement trois étapes : capter le brief, l'acheminer vers la bonne personne, puis suivre le travail jusqu'à la livraison.
Voici comment ce processus fonctionne avec Ticketing as a Service dans Microsoft Teams.
Capter chaque demande sous la forme d'un brief structuré
Plutôt que d'envoyer un e-mail ou un message Teams, les parties prenantes soumettent leurs demandes via un formulaire structuré. Ce formulaire peut recueillir le canal, les dimensions, l'échéance, les fichiers de référence et d'autres informations dont l'équipe a besoin avant de commencer le travail.
Différents types de demandes peuvent utiliser des champs différents. Un brief vidéo peut par exemple demander la durée et le format, tandis qu'un brief d'article de blog demandera le mot-clé cible et le public visé.
Ticketing as a Service vous permet de créer un formulaire de tickets flexible pour chaque type de demande marketing.
Acheminer chaque demande vers le bon créatif
L'acheminement dirige chaque demande vers le bon créatif sans tri manuel. Chaque ticket arrive dans une file d'attente commune, avec des tags par type et par priorité, de sorte qu'un actif de lancement passe avant une mise à jour de routine et que la liste puisse se filtrer par campagne ou par canal.
L'attribution suit ensuite le tag, envoyant le design à une designer et la rédaction à une rédactrice, tandis qu'une responsable d'équipe peut réattribuer une demande si nécessaire. Ce sont les paramètres de tags et filtres et d'attribution automatique de l'application qui s'en chargent.
Suivre les échéances, l'avancement et la charge de travail
Le suivi couvre trois éléments : les échéances, l'avancement et la charge de travail globale. Chaque priorité porte son propre délai de traitement, et les notifications SLA signalent un ticket avant qu'il ne dérape plutôt qu'après. L'avancement reste visible tandis qu'une demande passe par les étapes de création, de relecture et de corrections, avec une étape de résolution et de réouverture pour les modifications que les parties prenantes finissent toujours par demander.
Pour une vue d'ensemble, un tableau de bord de ticketing aide aussi les responsables marketing à suivre le volume de demandes, le délai de traitement et la charge de travail par membre de l'équipe.
Fonctionner directement dans Microsoft Teams
Faire fonctionner votre logiciel de ticketing marketing directement dans Microsoft Teams garde la saisie des demandes et la gestion des tickets dans la plateforme que votre organisation utilise déjà. Les parties prenantes peuvent soumettre leurs briefs dans Teams, tandis que l'équipe marketing gère formulaires, attributions, SLA, commentaires et tableaux de bord depuis la même application.
Ticketing as a Service inclut un essai gratuit d'un mois et une facturation par organisation, de sorte qu'un seul forfait peut couvrir toute l'équipe. Commencez par le type de demande que votre équipe reçoit le plus souvent, créez un formulaire pour ce cas précis, et sortez ce flux de travail de l'e-mail.
Foire aux questions
Qu'est-ce qu'un logiciel de ticketing marketing ?
Un logiciel de ticketing marketing est un outil partagé qui capte les demandes créatives sous forme de tickets et les suit du brief jusqu'à la livraison. Il donne à une équipe marketing un espace unique pour recevoir les demandes de campagne, de design et de contenu, attribuer un responsable, fixer des échéances et conserver une trace de ce qui a été livré.
Peut-on utiliser notre support informatique pour les demandes marketing ?
Les outils de support informatique peuvent techniquement recevoir des demandes marketing, mais ils sont conçus autour des incidents plutôt que des briefs créatifs, si bien que les formulaires personnalisés, les pièces jointes et le suivi des délais s'y adaptent mal. Une application configurable comme Ticketing as a Service permet au marketing de concevoir ses propres formulaires, tags et workflows sans hériter du modèle d'incident de l'IT.
Comment gérer les demandes marketing sans tableur ?
Gérer les demandes marketing sans tableur consiste à donner à chaque demandeur un seul formulaire de saisie qui alimente une file d'attente unique et suivie. Chaque soumission devient un ticket avec un responsable, une priorité et un statut, si bien que l'avancement se met à jour de lui-même plutôt que de dépendre d'une saisie manuelle.
Un logiciel de ticketing marketing peut-il fonctionner dans Microsoft Teams ?
Oui, un logiciel de ticketing marketing peut fonctionner entièrement dans Microsoft Teams. Avec Ticketing as a Service, les demandeurs soumettent leurs briefs et les créatifs les traitent sans quitter l'application que l'entreprise utilise déjà, les formulaires, l'acheminement, les SLA et le reporting fonctionnant tous dans Teams.
Que doit suivre un logiciel de ticketing marketing ?
Un logiciel de ticketing marketing doit suivre le type de demande, le responsable, la priorité, l'échéance, l'étape en cours et un historique d'activité complet. Ensemble, ces éléments donnent à une responsable marketing la visibilité nécessaire pour prioriser le travail et une trace de ce que l'équipe a livré, et quand.
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