Guide de checklist d’onboarding des employés + modèles gratuits

Commencer un nouveau poste peut être éprouvant, non seulement pour les nouveaux employés, mais aussi pour la personne chargée de gérer l’onboarding. Sans structure claire, des étapes importantes peuvent être oubliées, les attentes peuvent devenir floues et l’onboarding peut rapidement devenir chaotique. Une checklist d’onboarding permet d’apporter de l’ordre, de la cohérence et de la clarté à l’ensemble du processus dès le départ.

Qu’est-ce que l’onboarding et pourquoi est-ce important

L’onboarding est le processus d’intégration des nouveaux employés au sein de votre entreprise. Il va au-delà des formalités administratives et de l’accès aux systèmes et comprend l’aide apportée aux nouveaux employés pour comprendre leur rôle, votre culture et la manière dont ils peuvent réussir. Lorsque l’onboarding est bien géré, il réduit les frictions initiales, définit des attentes plus claires et aide les nouveaux employés à se sentir confiants durant leurs premières semaines.

Environ 70 % des nouveaux employés décident si un poste leur convient au cours de leur premier mois, et près de 29 % prennent cette décision dès la première semaine, selon l’étude sur l’onboarding menée par Insight Global.

Les six phases de l’onboarding

L’onboarding suit généralement une progression claire dans le temps, avec des objectifs et des activités différents à chaque étape. Les six phases de l’onboarding sont les suivantes :

1. Pré-onboarding (avant le premier jour) : Travaux de préparation tels que les documents administratifs, l’accès aux systèmes et la communication initiale afin d’aider les nouveaux employés à se sentir prêts avant leur arrivée.

2. Le premier jour : Activités d’orientation comprenant les présentations, une vue d’ensemble du rôle et les politiques essentielles.

3. Le deuxième jour : Présentation des outils, explication des flux de travail et première exposition aux tâches spécifiques au poste.

4. La première semaine : Formation plus approfondie, intégration à l’équipe et premiers retours pour répondre aux questions et combler les lacunes.

5. Le premier mois : Alignement sur les attentes, développement des compétences et points de suivi réguliers pour soutenir la progression.

6. Le deuxième mois et au-delà : Évaluations, définition des objectifs et développement à long terme pour soutenir une intégration complète.

Structurer l’onboarding en phases permet de rythmer l’apprentissage, de réduire la surcharge et d’accompagner les nouveaux employés dans leur adaptation au poste.

Défis courants du processus d’onboarding

L’onboarding échoue souvent parce que trop de choses se produisent en même temps et que les responsabilités ne sont pas clairement définies. Les nouveaux employés peuvent recevoir trop d’informations, avoir du mal à comprendre les attentes ou vivre des expériences d’onboarding différentes selon les personnes impliquées. À mesure que les recrutements augmentent, ces problèmes deviennent plus difficiles à gérer sans approche cohérente.

Pourquoi l’onboarding échoue souvent sans structure

L’onboarding nécessite une coordination entre plusieurs personnes, tâches et échéances. Lorsque cette coordination est gérée de manière informelle, la cohérence et la responsabilité se détériorent rapidement. Sans méthode structurée pour suivre l’avancement, l’onboarding repose sur la mémoire, des communications dispersées et des relances manuelles, ce qui augmente le risque d’oublier des étapes.

Qu’est-ce qu’une checklist d’onboarding

Une checklist d’onboarding est une liste structurée de tâches qui permet de gérer l’onboarding de manière claire et reproductible. Elle transforme un processus informel en étapes définies pouvant être suivies, attribuées et revues. Dans de nombreux contextes RH, on parle également de checklist d’intégration des employés.

En utilisant une checklist, vous créez un point de référence partagé pour toutes les personnes impliquées dans l’onboarding, des RH aux managers en passant par l’IT.

Pourquoi une checklist d’onboarding est importante

Une checklist d’onboarding bien structurée profite à la fois aux nouveaux employés et aux personnes qui les accompagnent.

• Réduit la surcharge d’informations en divisant l’onboarding en étapes gérables

• Définit des attentes claires en indiquant ce qui doit être fait et quand

• Améliore l’engagement en créant une expérience plus organisée et plus rassurante

Les employés bénéficiant d’un onboarding efficace seraient 18 fois plus susceptibles de se sentir engagés envers leur employeur, ce qui souligne l’impact émotionnel et opérationnel d’un onboarding réfléchi.

Que doit inclure une checklist d’onboarding

Une checklist d’onboarding doit couvrir les tâches que les nouveaux employés et les équipes internes doivent accomplir à chaque étape.

Tâches de conformité

Documents administratifs, validations des politiques et autorisations d’accès qui doivent être complétés avec précision et dans les délais.

Clarification du rôle et des responsabilités

Étapes de formation, attentes liées au poste et objectifs initiaux aidant les nouveaux employés à comprendre ce qui est attendu d’eux.

Culture et liens

Tâches présentant les valeurs de l’entreprise, les normes de l’équipe et les opportunités de créer des relations.

Feedback et développement continu

Points de suivi et de feedback permettant d’identifier rapidement les lacunes et d’améliorer l’onboarding au fil du temps.

Ces domaines peuvent impliquer plusieurs personnes et échéances, et maintenir l’alignement peut s’avérer complexe. C’est là que Checklist as a Service soutient les workflows d’onboarding RH en maintenant les tâches visibles, attribuées et cohérentes, sans dépendre de documents dispersés.

Avantages de l’utilisation d’une checklist d’onboarding

Lorsque les tâches d’onboarding sont clairement documentées, leur impact devient visible dans l’exécution quotidienne.

• Évite la surcharge : Divise l’onboarding en étapes gérables afin que les nouveaux employés ne soient pas submergés.

• Clarifie les rôles : Des tâches claires rendent les attentes évidentes pour tous.

• Assure la cohérence de l’onboarding : Une checklist unique garantit la même expérience dans toutes les équipes.

• S’améliore avec le temps : Les étapes documentées facilitent la révision et l’optimisation du processus.

Bien que ces avantages soient généraux, l’onboarding n’est pas identique pour tous les rôles ou situations. Des responsabilités et des modes de travail différents nécessitent souvent des formats de checklist différents.

Types de checklists d’onboarding dont vous pourriez avoir besoin

L’onboarding est géré par plusieurs équipes internes ayant des responsabilités différentes. Utiliser des checklists distinctes permet de définir les responsabilités, d’éviter les chevauchements et de garder l’onboarding ciblé. Cela repose également sur une collaboration efficace entre les équipes, en particulier lorsque les RH, les managers et l’IT doivent coordonner des tâches sur différentes périodes.

Checklist d’onboarding RH

Cette checklist soutient les responsabilités des RH telles que la conformité, la documentation, les dossiers des employés et les validations de politiques, qui doivent être réalisées avec précision et dans les délais.

Checklist d’onboarding pour les managers

Cette checklist aide les responsables du recrutement à suivre les tâches spécifiques au poste, notamment la formation, la définition des objectifs, les attentes de performance et le feedback précoce.

Checklist d’onboarding IT

Une checklist d’onboarding IT couvre l’accès aux systèmes, les outils, les exigences de sécurité et la configuration du matériel afin de garantir que les nouveaux employés soient opérationnels dès le premier jour.

Checklist d’onboarding pour les employés à distance

Cette checklist répond aux besoins de coordination supplémentaires pour les employés à distance, tels que la mise en place des communications, l’accès aux outils et l’engagement continu sans interaction en présentiel.

Disposer du bon type de checklist est un bon point de départ, mais la manière de l’utiliser est tout aussi importante. Une checklist n’est efficace que si elle est facile à suivre, régulièrement mise à jour et visible pour toutes les personnes impliquées dans l’onboarding.

Conseils pour utiliser efficacement une checklist d’onboarding

Une checklist d’onboarding doit simplifier le processus, et non ajouter une charge administrative supplémentaire. Ces conseils vous aideront à tirer le meilleur parti de votre checklist à mesure que les recrutements augmentent.

• Restez simple. Incluez uniquement les tâches essentielles pour chaque phase.

• Attribuez un responsable. Chaque tâche doit avoir un responsable clairement identifié.

• Partagez la checklist. Utilisez une liste unique et partagée pour que tout le monde reste aligné.

• Mettez-la à jour régulièrement. Actualisez-la après chaque cycle de recrutement afin de la maintenir pertinente.

Comment améliorer et mesurer le processus d’onboarding

Vous pouvez améliorer l’onboarding en recueillant les retours des nouveaux employés, en analysant l’achèvement de la checklist et en ajustant les étapes au fil du temps afin de mieux accompagner les futures recrues.

À mesure que l’onboarding devient plus collaboratif et répétable, la gestion manuelle des checklists peut devenir limitante. C’est généralement à ce stade que les équipes recherchent une approche plus structurée pour gérer l’onboarding sans ajouter de friction.

Checklist as a Service pour gérer l’onboarding à grande échelle

Notre Checklist as a Service offre une manière concrète d’appliquer ces bonnes pratiques de façon cohérente, notamment lorsque l’onboarding implique plusieurs personnes et des processus récurrents.

Conçu pour un onboarding collaboratif

Vous pouvez garder les tâches d’onboarding visibles et partagées entre les RH, les managers et l’IT, afin que chacun sache ce qui doit être fait et quand.

Conçu pour des processus reproductibles

Au lieu de recréer les étapes d’onboarding à chaque fois, vous pouvez réutiliser et adapter les checklists en fonction de l’évolution des rôles et des besoins de recrutement.

Fonctionne dans Microsoft Teams

Si vous collaborez déjà dans Microsoft Teams, vous pouvez gérer l’onboarding sans changer d’outil. Vous pouvez configurer votre checklist d’onboarding dans Microsoft Teams et suivre l’avancement dans le même espace de travail où se déroule le travail quotidien.

Modèles de checklist d’onboarding des employés pour démarrer plus rapidement

Les modèles vous permettent d’aller plus vite sans repartir de zéro, en particulier lorsque l’onboarding doit être cohérent entre différents rôles ou équipes. Voici un exemple de modèles de checklist d’onboarding des employés proposés par Checklist as a Service. Vous pouvez ajouter ou supprimer des tâches, modifier les détails, définir des échéances et attribuer des responsables ou des réviseurs afin de les adapter au workflow de votre équipe.

Avec Checklist as a Service, vous avez accès à une bibliothèque de plus de 300 modèles de checklists prêts à l’emploi que vous pouvez adapter à votre workflow d’onboarding tout en conservant des tâches flexibles et pertinentes.

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