Qué herramientas de productividad para Microsoft Teams en 2025
- Marc (TeamsWork)
- 20 may
- 12 Min. de lectura
Microsoft Teams es una herramienta empresarial esencial para impulsar la colaboración y la productividad dentro de los equipos. Sin embargo, para desbloquear completamente su potencial, es importante integrarlo con herramientas y complementos adicionales que puedan mejorar aún más la productividad y la colaboración. Para ayudar a los equipos a mantenerse organizados y encaminados, hemos compilado una lista de las seis herramientas de productividad integradas en Microsoft Teams más útiles. Además, utilizar aplicaciones de productividad puede ser una excelente manera de mantenerse a la vanguardia en el competitivo panorama empresarial actual.
¿Qué propósito cumplen las funciones adicionales en una plataforma como Teams?
Microsoft Teams es una plataforma de colaboración que une a personas, conversaciones y contenido con las herramientas que los equipos necesitan para colaborar eficazmente. Al incorporar herramientas de productividad, los gerentes pueden rastrear fácilmente el progreso de los empleados y monitorear tareas, por ejemplo, utilizando una herramienta de Ticketing. Estas herramientas ayudan a mantener a los empleados comprometidos, organizados y enfocados en sus tareas, lo que finalmente conduce a una mejor calidad del trabajo y una mayor productividad.
Qué herramientas de productividad para Microsoft Teams en 2025
Existe una variedad de herramientas de productividad como la gestión de tareas, la integración de calendarios, el uso compartido de archivos y las videoconferencias que se pueden agregar a Microsoft Teams. También se integra con otras aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel y PowerPoint, así como con aplicaciones de terceros. Aquí está la lista de las principales herramientas de productivity para Microsoft Teams en 2025:
Ticketing As A Service por TeamsWork
La aplicación de Ticketing para Microsoft Teams puede impulsar la productividad y la eficiencia en su negocio al optimizar la gestión de incidencias y solicitudes del servicio de asistencia. Sin un sistema dedicado, las solicitudes pueden pasarse por alto o perderse fácilmente, lo que genera un servicio deficiente y una pérdida de tiempo. Al utilizar una aplicación de Ticketing, sus equipos pueden brindar un servicio excepcional a todos los empleados y clientes. La aplicación ofrece una forma fácil de usar para que los clientes y el personal de soporte envíen tickets, colaboren en la organización y realicen un seguimiento del progreso hasta la resolución. Brinda a sus equipos la libertad de concentrarse en ofrecer un servicio excelente a los usuarios internos y clientes.
Beneficios clave de usar Ticketing As A Service
Al mantener toda la información, documentos y correspondencia relevantes en una ubicación central, el sistema de Ticketing agiliza el proceso de soporte tanto para los clientes como para el personal. Esto mejora la organización y la priorización de las solicitudes de soporte y reduce el riesgo de que las solicitudes se pasen por alto o no se resuelvan. Los clientes pueden elegir su método de comunicación preferido y los problemas se resuelven de manera más eficiente mediante la automatización y las notificaciones inmediatas. También se pueden implementar Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) para establecer objetivos y expectativas tanto para el personal de soporte como para los clientes. Los beneficios de usar un sistema de Ticketing se extienden más allá de los equipos de TI, ya que cualquier equipo que ofrezca servicios internos puede beneficiarse independientemente de la industria o el tamaño de la empresa. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo cada departamento puede usar Ticketing:
Equipo de RR.HH.: presentación de reclamaciones y consultas sobre beneficios de seguros y saldos de solicitudes de permisos.
Equipo de marketing: presentación de propuestas para el desarrollo y diseño de nuevas herramientas de marketing.
Equipo legal: presentación de solicitudes para tareas como redacción y revisión de contratos.
Mesa de ayuda de TI: notificación de solicitudes, problemas e incidentes como errores de software, problemas con la impresora y la compra de nuevas computadoras.
CARACTERÍSTICAS CLAVE:
Crear un ticket y gestionarlo hasta su resolución.
Adjuntar imágenes, archivos y enlaces
Enviar comentarios
Pista de auditoría
El ticket es confidencial para otros usuarios.
Soporte multilingüe (inglés, francés, español, portugués, alemán, coreano, italiano, japonés, chino, indonesio, árabe, neerlandés, hindi)
Checklist As A Service por TeamsWork
Con Checklist para Microsoft Teams, puede planificar, coordinar, supervisar el progreso y cumplir con los plazos de manera eficaz para sus tareas recurrentes y listas de tareas pendientes. Sin las herramientas adecuadas, gestionar múltiples procesos de negocio simultáneamente puede resultar abrumador. Su equipo podría incumplir plazos críticos, lo que generaría una experiencia negativa para el cliente. Al implementar una Checklist dentro de su organización, puede capacitar a sus equipos para brindar un servicio excepcional a todos los clientes y brindar a los gerentes una herramienta de monitoreo en tiempo real.
Beneficios clave de usar Checklist As A Service
Una ubicación central para todos los datos, documentos y comunicaciones necesarios garantizará que su equipo no omita ningún paso del proceso. La automatización y la descomposición de tareas permiten una finalización más eficiente, precisa y rápida de las tareas repetitivas, lo que permite a su equipo centrarse en completar la tarea en cuestión. Las notificaciones inmediatas informan a las partes apropiadas sobre cualquier comentario o actualización y los miembros del personal conocen las tareas pendientes. Los gerentes pueden monitorear fácilmente el progreso y recibir alertas sobre las próximas tareas y plazos. Esto facilita mantenerse informado sobre el rendimiento del proceso y realizar mejoras. Las aplicaciones de Checklist son una herramienta versátil que pueden utilizar muchos equipos, ya que cualquier equipo con tareas recurrentes puede beneficiarse de ellas, independientemente del tamaño de la empresa o la industria. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo cada departamento puede usar Checklist:
Equipo de RR.HH.: Proceso de nómina, procedimientos de incorporación y baja de empleados, etc.
Contabilidad e impuestos: Procedimiento de cierre de fin de mes, informes fiscales y regulatorios, etc.
Operaciones: verificación del inventario y la lista de control de calidad.
Gestión de instalaciones: Protocolos de salud y seguridad, inspecciones, etc.
CARACTERÍSTICAS CLAVE
Crear Checklist con tareas
Gestionar tareas hasta su resolución.
Adjuntar imágenes y archivos y enviar comentarios
Usar plantilla para Checklist recurrentes.
Creación automática de Checklist (Programador)
Alerta automática por fecha de vencimiento próxima.
Multi-canales
Panel de control y exportación XL / CSV
CRM As A Service por TeamsWork
La aplicación de CRM dedicada para Microsoft Teams ayuda a las organizaciones a construir relaciones más sólidas con los clientes, gestionar los canales de venta de manera eficiente y mejorar la colaboración entre departamentos, todo sin salir del entorno de Teams. Sin un CRM centralizado, se pueden perder interacciones críticas con los clientes y oportunidades de venta. CRM As A Service aporta estructura y claridad al ofrecer una vista unificada de los datos de sus clientes, lo que permite tomar decisiones más inteligentes y un trabajo en equipo fluido. Desde el primer Contacto hasta el cierre del trato, la aplicación ayuda a los equipos a capturar Prospectos, gestionar Contactos, realizar un seguimiento de Opportunities y supervisar el progreso, directamente en Microsoft Teams.
Beneficios clave de usar CRM As A Service
CRM As A Service impulsa la productividad al llevar la gestión de relaciones con los clientes directamente a Microsoft Teams, con una integración perfecta de Outlook para correo electrónico, calendario y Contactos. Ahorra tiempo al mantener todo en un solo lugar y elimina la necesidad de cambiar entre herramientas. La aplicación es totalmente personalizable para adaptarse al flujo de trabajo de su empresa y capturar los datos más importantes para Prospectos, Opportunities, Organizaciones, Contactos y Casos. Con una vista de 360 grados de cada cliente, los equipos pueden tomar decisiones más inteligentes y ofrecer una interacción más personalizada. Su interfaz intuitiva, inspirada en Microsoft 365, reduce la curva de aprendizaje, lo que permite a los usuarios comenzar rápidamente. Las notificaciones de chatbot en tiempo real y las actualizaciones de colegas mejoran la colaboración y mantienen a todos alineados. Así es como los diferentes equipos pueden beneficiarse de CRM As A Service:
Equipo de ventas: rastrear Prospectos, monitorear los canales de venta y cerrar tratos más rápido con un contexto completo del cliente.
Equipo de marketing: gestionar y segmentar Prospectos para campañas específicas y realizar un seguimiento del rendimiento de las campañas.
Equipo de servicio al cliente: acceder a los detalles de Contacto y las interacciones pasadas para brindar un soporte personalizado.
Equipo de gestión: obtener visibilidad en tiempo real del rendimiento de las ventas, las previsiones y la productividad del equipo.
CARACTERÍSTICAS CLAVE
Gestión de Prospectos
Gestión de Opportunities de venta
Gestión de Casos
Contactos y Organizaciones
Formularios personalizados y canales de venta
Seguimiento de interacciones y pista de auditoría
Notificaciones en tiempo real
Sincronización con Microsoft 365
Soporte multilingüe (inglés, francés, español, portugués, alemán, coreano, italiano, japonés, chino, indonesio, árabe, neerlandés, hindi, etc.)
API
Aprobaciones de Microsoft Teams (Approval)
Aprobaciones de Microsoft Teams es una función que permite a los usuarios solicitar y aprobar acciones dentro de un equipo. Esto puede incluir acciones como crear un nuevo canal, programar una reunión o aprobar un documento. El proceso de aprobación es gestionado por miembros designados del equipo a quienes se les han otorgado los permisos necesarios para aprobar o rechazar solicitudes. Los usuarios pueden enviar sus solicitudes a través de la interfaz de Teams y realizar un seguimiento del estado de su solicitud en tiempo real. Esta función ayuda a optimizar la colaboración y la toma de decisiones dentro de los equipos, asegurando que todas las acciones se aprueben y se rastreen en una ubicación centralizada.
Beneficios clave de usar Aprobaciones
Usar la función de Aprobaciones en Microsoft Teams tiene varios beneficios clave. En primer lugar, permite un proceso más eficiente y optimizado para solicitar y aprobar acciones dentro de un equipo. En lugar de tener que pasar por múltiples canales o personas para obtener la aprobación, los usuarios pueden enviar sus solicitudes directamente a través de Teams y realizar un seguimiento del estado de su solicitud en tiempo real. Esto ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la productividad. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo cada departamento puede usar Aprobaciones:
RR.HH.: solicitudes de empleados como tiempo libre, gastos y beneficios.
Contabilidad: transacciones financieras y facturas, reduciendo el riesgo de errores y fraudes.
Operaciones: procesos de fabricación y logística, como órdenes de compra y envíos.
Facultad: registro de estudiantes, calificaciones y propuestas de investigación.
CARACTERÍSTICAS CLAVE
Envío de solicitudes: Los usuarios pueden enviar sus solicitudes directamente a través de la interfaz de Teams, lo que facilita la solicitud de aprobaciones para diversas acciones, como crear un nuevo canal, programar una reunión o aprobar un documento.
Seguimiento de aprobaciones: La función de Aprobaciones permite a los usuarios realizar un seguimiento del estado de sus solicitudes en tiempo real.
Aprobadores designados: La función de Aprobaciones permite designar a miembros del equipo como aprobadores, otorgándoles los permisos necesarios para aprobar o rechazar solicitudes.
Notificaciones: La función de Aprobaciones envía notificaciones a los usuarios cuando su solicitud ha sido aprobada o rechazada.
Registro de auditoría: La función de Aprobaciones mantiene un registro de auditoría de todas las solicitudes y aprobaciones, al que pueden acceder los miembros del equipo con los permisos adecuados.
Turnos de Microsoft Teams (Shift)
Turnos de Microsoft Teams es una función que permite a los usuarios programar y gestionar los turnos de los miembros de su equipo dentro de la plataforma Teams. Ayuda a los gerentes de equipo a programar turnos, asignar tareas y gestionar solicitudes de tiempo libre. La función Turnos permite a los gerentes asignar diferentes roles y responsabilidades a cada miembro del equipo, y también realizar un seguimiento de la asistencia de los miembros del equipo.
Beneficios clave de usar Turnos
Usar Turnos de Microsoft Teams tiene varios beneficios clave que pueden mejorar la eficiencia y productividad general de un equipo. En primer lugar, permite a los gerentes programar fácilmente turnos y asignar tareas, eliminando la necesidad de programación manual y reduciendo el riesgo de errores. Esto ayuda a garantizar que todos los turnos estén cubiertos y que los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades.
Además, la función Turnos ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento de las solicitudes de tiempo libre, como vacaciones, días de enfermedad y días personales, lo que ayuda a garantizar que todos los turnos estén cubiertos y que no haya conflictos de programación. Esto ayuda a mejorar la comunicación y la colaboración dentro del equipo. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo cada departamento puede usar Turnos:
RR.HH.: programación y gestión de turnos, asignación y seguimiento de los horarios de los empleados.
Contabilidad: registro preciso de los horarios de los empleados, nómina y presupuestos.
Operaciones: equipos, lo que conduce a una mayor productividad y una mejor toma de decisiones.
Instalaciones: instalaciones y equipos, lo que conduce a un uso más eficiente de los recursos y ahorro de costos.
CARACTERÍSTICAS CLAVE
Programación de turnos: La función Turnos permite a los gerentes crear y programar diferentes patrones de turnos, asignar miembros del equipo a turnos específicos y realizar cambios en el horario según sea necesario.
Asignación de tareas: La función Turnos permite a los gerentes asignar diferentes roles y responsabilidades a cada miembro del equipo, asegurando que todas las tareas estén cubiertas y que los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades específicas.
Gestión de tiempo libre: La función Turnos permite a los gerentes realizar un seguimiento y aprobar solicitudes de tiempo libre, como vacaciones, días de enfermedad y días personales.
Seguimiento de asistencia: La función Turnos permite a los gerentes realizar un seguimiento de la asistencia de los miembros del equipo.
Integración con Microsoft Teams: La función Turnos está completamente integrada en la plataforma Teams, lo que facilita a los gerentes el acceso y la gestión de los horarios del equipo desde una única ubicación, y la comunicación con los miembros de su equipo.
Microsoft Teams Planner
Microsoft Teams Planner es una función que permite a los usuarios crear y gestionar tareas y proyectos dentro de la plataforma Teams. Ayuda a los usuarios a organizar, priorizar y asignar tareas a los miembros del equipo, así como a realizar un seguimiento del progreso de esas tareas. La función Planner proporciona una ubicación centralizada para que los usuarios vean y gestionen tareas, lo que ayuda a mejorar la colaboración y la comunicación dentro de los equipos.
Beneficios clave de usar Planner
Usar Microsoft Teams Planner tiene varios beneficios clave que pueden mejorar la eficiencia y productividad general de un equipo. En primer lugar, permite a los usuarios crear y gestionar tareas y proyectos en una ubicación centralizada, lo que facilita la organización, priorización y asignación de tareas a los miembros del equipo. Esto ayuda a garantizar que todas las tareas se completen a tiempo y que los miembros del equipo conozcan sus responsabilidades. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo cada departamento puede usar Planner:
RR.HH.: asignación de tareas y gestión de proyectos, seguimiento del progreso y rendimiento de los empleados.
Contabilidad: asignaciones de tareas y progreso de proyectos, presupuestos y previsiones.
Operaciones: comunicación y colaboración entre equipos, mayor productividad y mejor toma de decisiones.
Instalaciones: instalaciones y equipos, uso más eficiente de los recursos y ahorro de costos.
CARACTERÍSTICAS CLAVE
Creación y gestión de tareas: La función Planner permite a los usuarios crear nuevas tareas, asignarlas a miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento y prioridades, y realizar un seguimiento del progreso.
Colaboración y comunicación: Las funciones de Planner proporcionan una ubicación centralizada para que los usuarios vean y gestionen tareas, agreguen notas, archivos adjuntos y comentarios a las tareas, y realicen un seguimiento del progreso, lo que ayuda a mejorar la colaboración y la comunicación dentro de los equipos.
Asignación de tareas: La función Planner permite a los usuarios asignar tareas a miembros específicos del equipo.
Seguimiento del progreso: La función Planner permite a los usuarios realizar un seguimiento del progreso de las tareas, lo que facilita ver qué se ha hecho y qué queda por hacer.
Integración con Microsoft Teams: La función Planner está completamente integrada en la plataforma Teams, lo que facilita a los usuarios el acceso y la gestión de tareas y proyectos desde una única ubicación y la comunicación con los miembros del equipo.
Microsoft Teams Power Automate
Microsoft Teams Power Automate es una función que permite a los usuarios automatizar tareas y flujos de trabajo repetitivos dentro de la plataforma Teams. Es una herramienta poderosa que ayuda a los usuarios a optimizar sus flujos de trabajo y aumentar la productividad. Power Automate permite a los usuarios crear flujos de trabajo personalizados, llamados "flujos", que automatizan tareas como la entrada de datos, notificaciones y aprobaciones.
Beneficios clave de usar Power Automate
Usar Microsoft Teams Power Automate tiene varios beneficios clave que pueden mejorar la eficiencia y productividad general de un equipo. En primer lugar, permite a los usuarios automatizar tareas y flujos de trabajo repetitivos, lo que puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores. Esto puede mejorar significativamente la productividad general del equipo. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo cada departamento puede usar Power Automate:
RR.HH.: entrada de datos y programación, recursos de personal y mejora de la satisfacción de los empleados.
Contabilidad: facturación y seguimiento de gastos, presupuestos y previsiones.
Operaciones: integración de diferentes aplicaciones y servicios, lo que conduce a una mayor productividad y una mejor toma de decisiones.
Instalaciones: reservas y mantenimiento, lo que conduce a un uso más eficiente de los recursos y ahorro de costos.
CARACTERÍSTICAS CLAVE
Automatización de tareas: Automatice tareas y flujos de trabajo repetitivos, lo que puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de errores.
Flujos de trabajo personalizables: Los usuarios pueden crear flujos de trabajo personalizados, llamados "flujos", que se pueden adaptar a tareas y necesidades específicas, lo que ayuda a optimizar los flujos de trabajo y garantizar que todas las tareas se completen de manera oportuna y eficiente.
Desencadenadores basados en eventos: Los usuarios pueden configurar flujos para que se activen automáticamente en función de condiciones o eventos específicos, lo que ayuda a garantizar que todas las tareas se completen de manera oportuna y eficiente.
Integración con otras aplicaciones y servicios: Integración con varias otras aplicaciones y servicios, como SharePoint, OneDrive y Dynamics 365, lo que permite a los usuarios automatizar tareas y flujos de trabajo en diferentes plataformas y herramientas.
Informes y análisis: Power Automate proporciona informes y análisis que permiten a los usuarios monitorear y evaluar el rendimiento de sus automatizaciones e identificar áreas de mejora.
Conclusión
Microsoft Teams ofrece una variedad de herramientas de productividad que pueden ayudar a los equipos a optimizar sus flujos de trabajo, aumentar la eficiencia y mejorar la comunicación y la colaboración. Estas herramientas incluyen Aprobaciones, Turnos, Planner y Power Automate. Todas estas herramientas están integradas con la plataforma Teams, lo que facilita a los equipos el acceso y la gestión desde una única ubicación. En 2025, estas herramientas serán más avanzadas y sofisticadas, con nuevas funciones que ayudarán a los equipos a aumentar su productividad y eficacia.
TeamsWork es miembro de la Microsoft Partner Network y se especializa en el desarrollo de Aplicaciones de Productividad que aprovechan el poder de la plataforma Microsoft Teams y su ecosistema dinámico. Sus productos SaaS, como CRM As A Service, Ticketing As A Service y Checklist As A Service, son muy apreciados por los usuarios. Son conocidos por su interfaz amigable, su integración fluida con Microsoft Teams y sus planes de precios accesibles. TeamsWork se enorgullece de desarrollar soluciones de software innovadoras que aumentan la productividad de las empresas, al tiempo que se mantienen accesibles para cualquier presupuesto.
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