Wie man den Ticketing-Workflow in der TeamsWork Ticketing App anpasst
- Marc (TeamsWork)
- vor 4 Tagen
- 3 Min. Lesezeit
Die Anpassung des Ticketing-Workflows in der Ticketing App von TeamsWork kann die Effizienz und Effektivität Ihres Service Desks erheblich steigern. Ob Sie einen „Genehmigung“-Schritt hinzufügen, einen „In Warteschleife“-Status einführen oder den Workflow an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse anpassen möchten – hier erfahren Sie, wie Sie diese Anpassungen erfolgreich umsetzen.
Diese Anleitung führt Sie durch die wichtigsten Schritte und Überlegungen für eine erfolgreiche Workflow-Anpassung. Bitte lesen Sie diesen Leitfaden vollständig, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Schritt 1: Entwickeln Sie Ihren neuen Workflow in einer Test-Ticketing-Instanz (Sandbox-Umgebung)
Bevor Sie Änderungen in Ihrer Produktivumgebung vornehmen, sollten Sie sie unbedingt zuerst in einer Sandbox- oder Testumgebung ausprobieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Anpassungen den laufenden Betrieb nicht stören. In der Sandbox können Sie mit verschiedenen Workflow-Konfigurationen experimentieren, Phasen hinzufügen oder ändern und testen, wie Tickets durch das System laufen.
Lesen Sie diesen Blogbeitrag, um zu erfahren, wie Sie eine neue Ticketing-Instanz hinzufügen.
Schritt 2: Nutzen Sie die Bibliothek Standard-Workflows
Wir haben eine Bibliothek mit Standard-Workflows zusammengestellt. Bevor Sie einen benutzerdefinierten Workflow von Grund auf neu erstellen, prüfen Sie, ob es bereits einen vorhandenen Standard-Workflow gibt, der Ihren Anforderungen entspricht oder Ihrer aktuellen Prozessstruktur nahekommt. Die Nutzung eines dieser Standard-Workflows kann Ihnen viel Zeit und Mühe ersparen.
Standard-Workflows finden Sie hier
Nach dem Herunterladen eines Standard-Workflows öffnen Sie die ZIP-Datei, die denselben Workflow in verschiedenen Sprachen enthält. Wählen Sie die passende Sprache aus und laden Sie die JSON-Datei in die benutzerdefinierten Workflow-Einstellungen.
Schritt 3: Passen Sie den Workflow an
Im nächsten Schritt passen Sie den Workflow an Ihre spezifischen Anforderungen an. Sehen Sie sich das Video an oder lesen Sie diesen Abschnitt, um zu erfahren, wie Sie Ihren Workflow anpassen können.
Navigieren Sie zur Workflow-Konfiguration im Bereich <strong>Einstellungen</strong>.
Hinzufügen eines neuen Status
Angenommen, Sie möchten einen neuen Status mit dem Namen „Genehmigt“ hinzufügen, um anzuzeigen, dass das Ticket vom Projektleiter genehmigt wurde. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Status hinzufügen“ und tragen Sie „Genehmigt“ als Namen ein. Die ID des Status wird automatisch mit dem Namen synchronisiert.
Hinzufügen einer neuen Transition
Um eine neue Transition zwischen zwei Status hinzuzufügen, klicken Sie auf das Punktsymbol auf der rechten Seite eines Statusfeldes und ziehen Sie eine Verbindung zum linken Rand eines anderen Statusfeldes. Ein Dialogfeld zur Erstellung einer neuen Transition erscheint, in dem Sie die Informationen eintragen können.
Bearbeiten eines bestehenden Status oder einer bestehenden Transition
Wenn Sie einen bestehenden Status oder eine bestehende Transition bearbeiten möchten, klicken Sie darauf und ein Bearbeitungsbereich erscheint. Hier können Sie die Informationen ändern. Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Workflow anwenden und testen
Wenn Sie mit dem Design Ihres Workflows zufrieden sind, ist es an der Zeit, ihn zu testen. Klicken Sie auf „Workflow anwenden“. Bitte beachten Sie, dass der neue Workflow nur auf neu erstellte Tickets angewendet wird.
Lassen Sie uns ein neues Ticket erstellen und Ihren neuen Workflow in Aktion sehen!
Schritt 4: Übertragen Sie die Änderungen in Ihre Produktivumgebung
Sobald Sie Ihren neuen Workflow in der Sandbox gründlich getestet haben und zufrieden sind, können Sie ihn in Ihre Produktivumgebung übertragen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Workflow herunterladen“
Laden Sie dann den Workflow hoch und wenden Sie ihn in der Produktivumgebung an.
Ich hoffe, dieser Beitrag war hilfreich für Sie.
Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie weitere Unterstützung benötigen.
Marc
TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.
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