Créer votre premier document de facturation dans Billing as a Service
Dernière mise à jour : il y a 1 jour
Bonjour à tous,
Billing as a Service vous permet de créer plusieurs types de documents de facturation, notamment des devis, des commandes client et des factures de vente. Ils suivent tous un processus de création similaire : une fois que vous en maîtrisez un, les autres vous semblent familiers. Dans ce tutoriel, nous prenons un devis comme exemple et nous voyons comment créer votre premier document de facturation, du premier brouillon jusqu’à la soumission pour approbation.
Comprendre les documents de facturation
Un document de facturation est un enregistrement formel d’une transaction commerciale, tel qu’un devis, une commande client ou une facture de vente. Chacun présente les produits ou services concernés, ainsi que les prix, les conditions et la durée de validité. Un devis, par exemple, offre à vos clients un résumé clair de votre offre avant qu’ils ne prennent leur décision.
Créer un document de facturation
Commençons maintenant à créer un nouveau document de facturation. Nous prendrons un devis comme exemple. Regardez la vidéo ou suivez les étapes ci-dessous :
Ajouter un nouveau devis
Accédez à l’onglet Quotation et cliquez sur + Add Quotation.
Pour ce tutoriel, nous ignorerons l’option Create from Opportunity et créerons plutôt un devis à partir de zéro. Sélectionner Skip vous permet de démarrer à neuf, sans lier le devis à une opportunité existante.
Ensuite, renseignez le champ Title, choisissez le champ Organization correspondant à l’entreprise facturée et, si besoin, un champ Contact, définissez les champs Currency et Visibility, puis cliquez sur Save.
Modifier les informations du devis
Une fois votre devis créé, le statut Draft lui est attribué. Vérifiez et ajustez les informations essentielles avant de passer à l’étape suivante. Chaque document comporte également une référence de document qui permet de l’identifier et de le suivre, et vous pouvez contrôler la façon dont cette référence est générée.
La section Bill From affiche votre entité de facturation par défaut, déjà remplie avec les informations de l’entreprise émettrice. Cliquez sur Switch to a different billing entity si une autre entreprise doit émettre ce devis, ou modifiez-la manuellement pour ce document.
La section Bill To est généralement remplie automatiquement lorsqu’une organisation est déjà liée au document de facturation. Sinon, complétez-la avec les informations de votre client. En dessous, indiquez les champs Issued On et Valid Until puis ajoutez un champ Customer Ref si votre client utilise sa propre référence, comme un numéro de bon de commande.
Ajouter des éléments
Ajoutez vos éléments en sélectionnant des produits ou services dans votre Catalog. Les éléments du Catalog sont fournis avec leur prix déjà défini, et la taxe et les remises peuvent aussi être prédéfinies, afin que vous n’ayez pas à les saisir à chaque fois.
Si l’élément ne figure pas dans votre Catalog, saisissez son nom et cliquez sur Use As 1-Time Item pour l’ajouter immédiatement et définir son prix et sa taxe vous-même, ou cliquez sur Add Item to Catalog pour l’enregistrer en vue d’une prochaine utilisation. Dans les deux cas, vous pouvez toujours personnaliser le prix, la taxe et la remise de chaque élément du document.
Ajouter des remises et des frais
En plus de la tarification par élément, vous pouvez appliquer des remises ou des frais supplémentaires à l’ensemble du document. Cliquez sur Add Discount ou Add Charge, saisissez la valeur, et le total du document est mis à jour immédiatement.
Ajouter des conditions et des notes
La section Terms and Notes vous permet d’utiliser le modèle de conditions et de notes par défaut ou d’en choisir un autre, puis de modifier le texte si nécessaire.
Prévisualiser et soumettre pour approbation
Vous pouvez cliquer sur Preview pour voir l’aspect du devis et, lorsque tout vous semble correct, cliquer sur Submit for Approval.
Et voilà ! Votre premier document de facturation est créé et soumis pour approbation, le tout dans Microsoft Teams.
Une fois votre devis approuvé, vous pouvez le convertir en commande client ou en facture de vente. Le nouveau document reprend les informations de la dernière version de votre devis, vous ne repartez donc pas de zéro, et vous pouvez tout modifier avant la finalisation.
Découvrez notre article de blog sur le workflow des devis.
Bonne journée !
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