Maîtriser le flux de travail des devis dans la Billing App
- Marc (TeamsWork)
- il y a 20 heures
- 4 min de lecture
Billing As A Service pour Microsoft Teams offre un flux de travail clair et organisé qui garantit que chaque devis est professionnel, approuvé rapidement et suivi avec précision de la création à la livraison au client, le tout sans quitter votre environnement Teams.
Flux de travail des devis
Au sein de Billing As A Service, chaque devis suit un flux de travail simple conçu pour le contrôle et l'efficacité, ce flux de travail ne peut pas être modifié :
Brouillon: C'est l'étape de création. Les membres de l'équipe établissent le devis, en ajoutant des articles, des prix et des conditions. Il reste un document interne, visible uniquement par les utilisateurs autorisés.
En attente d'approbation: Le devis est officiellement soumis pour examen et attend l'approbation d'un Responsable (Directeur) ou d'un Approbateur, garantissant que les prix et les conditions sont corrects avant que le client ne le voie.
Approuvé par le responsable: Le devis a été approuvé et est prêt à être envoyé au client.
Envoyé au client: Indique que le devis a été livré et attend la décision du client.
Marquer comme accepté: Lorsque le client accepte formellement la proposition, vous marquez le devis comme Accepté. Le statut du devis affichera bien en évidence l'étiquette Accepté, fournissant une confirmation visuelle immédiate que l'affaire est gagnée.
Une fois qu'un devis est accepté, votre équipe peut passer aux étapes suivantes, telles que la génération du bon de commande ou la création d'une facture dans le Devis ou dans la Liste des devis.
Marquer comme rejeté: Lorsque le client refuse la proposition, vous pouvez marquer le devis comme Rejeté.
Révision d'un brouillon et d'un devis
Un point de confusion courant est de savoir comment réviser un devis après sa création. La méthode dépend entièrement du statut actuel du document :
Réviser un brouillon
Si le devis est au statut Brouillon ou En attente d'approbation, vous pouvez créer une demande pour réviser le brouillon du devis. Après cela, vous pouvez modifier les lignes d'articles, ajuster les prix ou mettre à jour les conditions librement et mettre à jour le flux de travail une fois que vous avez terminé. Ouvrez simplement le devis, effectuez vos modifications et mettez à jour le statut du flux de travail.
Lorsqu'une révision est requise après approbation
Une fois qu'un brouillon a été Approuvé par le responsable ou passé à Envoyé au client, vous ne pouvez pas modifier le devis. Au lieu de cela, vous devez créer une Révision du document. Cette révision peut être effectuée sur tous les Devis qui ont été approuvés ou s'ils sont annulés.
Si vous devez réviser un devis Annulé ou Rejeté, vous pouvez le faire en suivant ce tutoriel :
Vous n'avez pas besoin de créer un nouveau devis à partir de zéro.
Ouvrez le devis Rejeté (ou Annulé).
Sélectionnez l'option Réviser le devis.
Le système générera une R1 (Révision1)basée sur ce devis rejeté/annulé.
Que signifie la nouvelle référence de devis : R1?
Lorsque vous révisez un devis approuvé ou envoyé, le système attribue automatiquement un nouvel identifiant de référence et une nouvelle version.
Par exemple, si la référence d'origine était Q-2025-11-003, la première révision deviendra Q-2025-11-003-R1.
La balise R1 indique que ce document est la première révision du devis original. Si vous le révisez à nouveau, le système crée automatiquement R2, et ainsi de suite.
Ce système de numérotation clair élimine la confusion, garantissant que tout le monde dans votre équipe — et votre client — travaille avec les prix et les conditions les plus récents.
Comment changer le statut d'un devis
Billing As A Service donne à votre équipe un contrôle flexible sur le flux de travail des devis, vous permettant de gérer le statut soit directement depuis la liste principale, soit au sein du formulaire de devis lui-même. Il existe deux options différentes que vous pouvez choisir, depuis le Formulaire de devis ainsi que depuis la Vue en liste.
Lors de la visualisation du document de Devis réel, le menu déroulant offre des actions intégrées pour faire gagner du temps aux Propriétaires (Owners) :
Approuver: Passe le devis au statut « Approuvé ».
Approuver et télécharger le PDF] : Approuve le devis et génère le PDF finalisé pour un envoi manuel ou un archivage.
Approuver et envoyer par e-mail: C'est l'option la plus rapide. Elle approuve le devis et l'envoie instantanément au contact client lié dans Organisation/Contact via votre e-mail Outlook synchronisé.
Annuler le brouillon: Met à jour le statut à « Annulé » et le remet au statut Brouillon. Pour rédiger un nouveau devis, vous devrez Réviser le brouillon.
Supprimer le brouillon: La suppression d'un Devis supprime définitivement le Devis, vous ne pouvez supprimer un Devis que s'il est encore en Brouillon.
Vous pouvez changer votre statut rapidement sans ouvrir chaque document. Lorsque vous consultez votre liste de devis, cliquez sur le menu à trois points (...) sur le côté droit de la ligne pour accéder aux actions clés pour un moyen plus pratique de définir le statut de votre devis.
TeamsWork est membre du réseau de partenaires Microsoft, et leur expertise réside dans le développement d'applications de productivité qui exploitent la puissance de la plateforme Microsoft Teams et de son écosystème. Leurs produits SaaS, incluant CRM As A Service, Ticketing As A Service et Checklist As A Service, sont très appréciés par les utilisateurs pour leur interface conviviale, leur intégration avec Microsoft Teams et leurs prix abordables. Ils sont fiers de développer des solutions logicielles innovantes qui améliorent la productivité des entreprises tout en restant accessibles à tous les budgets.
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