Comment associer une Quotation dans la Billing App/CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- il y a 19 heures
- 3 min de lecture
Dans un cycle de vente rapide, la vitesse et la précision sont primordiales. Votre équipe perd un temps précieux lorsqu'elle doit ressaisir manuellement les données client d'une Opportunity vers une Quotation de prix. Cette saisie manuelle n'est pas seulement lente — c'est une occasion parfaite pour les erreurs.
Billing as a Service résout ce problème en associant vos Quotations à vos Opportunities, Contacts et Organizations. Cette intégration arrête les erreurs de saisie de données et la nécessité de les entrer manuellement.
Démarrez votre Quotation, associez votre Opportunity
Le processus standard de création d'un devis commence sur la page des Quotations. Cependant, la meilleure façon de garantir la précision est de l'associer à une Opportunity existante dès le début. Cela empêche la saisie manuelle des données.
Démarrer une nouvelle Quotation : Naviguez vers la section Quotations et cliquez pour créer un nouveau devis.
Sélectionner l'Opportunity : Le système vous demandera de l'associer à une Opportunity existante.
Remplissage automatique des données : En associant l'Opportunity, CRM as a Service remplit automatiquement les champs de la nouvelle Quotation, y compris le Title (Titre), l'Organization et le Contact. Cela vous évite de ressaisir des informations clés.
Remplissage automatique de vos e-mails dans la Quotation en associant des Contacts
Un devis est destiné à une personne spécifique. Lorsque vous associez un Contact à votre Quotation, ses informations (nom, e-mail, téléphone) sont extraites directement dans l'enregistrement.
En associant votre contact, vous faites plus que simplement stocker son nom. Lorsque vous cliquez sur Approuver et envoyer par e-mail, le système ajoute automatiquement l'adresse e-mail de ce contact associé au champ "To: " (À :) dans le brouillon de l'e-mail.
Vous n'avez pas besoin de mettre manuellement l'e-mail dans ce brouillon. La bonne Quotation va au bon contact, à chaque fois.
Gestion de vos associations : Organization et Opportunity à une Quotation
Parce que le champ Organization est obligatoire, CRM as a Service garantit automatiquement une vue à 360 degrés de votre client. Chaque Quotation est instantanément ajoutée à l'historique de cette Organization. Cependant, nous savons que la flexibilité est clé. Voici comment vous pouvez gérer ces associations si vous devez effectuer des modifications ou connecter des enregistrements plus tard.
Gestion de l'Organization associée
Une Quotation doit toujours appartenir à une Organization. Par conséquent, vous ne pouvez pas supprimer une Organization d'une Quotation, vous pouvez seulement la changer pour une différente.
Pour changer l'Organization depuis la Quotation : Ouvrez le brouillon de la Quotation, cliquez sur les trois points (...) à côté du nom de l'Organization dans la barre latérale et sélectionnez Changer l'organisation associée. Ou vous pouvez ouvrir la page de l'Organization spécifique et sélectionner Associer une Quotation existante, le système changera cette Quotation de son organisation précédente vers l'actuelle.
Gestion de l'Opportunity associée
Contrairement aux Organizations, les Opportunities sont des connexions optionnelles. Vous avez une flexibilité totale pour les associer, les supprimer ou les changer.
Pour supprimer l'Opportunity associée : Si une Quotation a été associée à la mauvaise Opportunity, ou si l'Opportunity n'est plus pertinente, vous pouvez supprimer la connexion. Ouvrez la Quotation, localisez l'Opportunity dans la barre latérale, cliquez sur les trois points (...) et sélectionnez Supprimer l'Opportunity associée.
Depuis la page Opportunity : Si vous avez créé un devis mais oublié de l'associer à la Quotation, vous pouvez le connecter sans ouvrir le devis lui-même :
Ouvrez l'enregistrement spécifique de l'Opportunity.
Localisez la section Quotation dans le panneau de navigation de gauche.
Cliquez sur l'icône de menu à trois points (...) à côté de l'en-tête Quotation.
Sélectionnez Associer une Quotation existante.
Cela lie instantanément l'enregistrement ensemble, garantissant que l'historique de votre client est toujours complet et accessible depuis une vue unique.
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