Ya sea que esté gestionando una pequeña startup o supervisando una gran empresa, implementar un sistema efectivo de seguimiento de problemas puede mejorar significativamente su eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.
Es posible que esté familiarizado con un sistema de seguimiento de problemas utilizado por grandes empresas, ¿pero sabía que también puede hacer lo mismo en Microsoft Teams? ¡Descubrámoslo!
¿Qué es un sistema de seguimiento de problemas?
En su trabajo diario, a menudo se encontrará con diferentes problemas. A veces hay problemas que no puede resolver por sí mismo, sino que requieren colaboración con otras personas de diferentes equipos o departamentos.
En lugar de utilizar métodos antiguos para resolver el problema, como Microsoft Excel por ejemplo, que podría ser consumidor de tiempo y probablemente conducir a la gestión incorrecta, ahora puede utilizar un sistema de seguimiento de problemas.
Un sistema de seguimiento de problemas (ITS) es una aplicación de software que ofrece un sistema centralizado para registrar, asignar y seguir problemas, de modo que pueda mantener un registro claro de los problemas y sus soluciones.
El software de seguimiento de problemas juega un papel crucial en la gestión de flujos de trabajo, fomentando la colaboración entre equipos y aumentando la productividad.
Garantiza la resolución oportuna y efectiva de diversos problemas, desde la identificación de defectos de código en el desarrollo de software hasta la atención de quejas de clientes.
Características clave del sistema de seguimiento de problemas:
Reportar un problema: El miembro del equipo identifica un problema o cuestión y crea un ticket en el sistema de seguimiento de problemas para reportarlo. El ticket generalmente incluye la descripción del problema, así como cualquier información relevante sobre los problemas.
Asignación del problema: Luego, el ticket se asigna a un miembro del equipo o a un grupo de miembros del equipo que son responsables de resolver el problema.
Seguimiento del problema: El sistema de seguimiento de problemas proporciona una forma de seguir el estado del problema mientras se trabaja en él y se resuelve. Esto puede incluir la capacidad de agregar comentarios o actualizaciones al ticket, así como cambiar el estado del ticket para reflejar su etapa actual en el proceso de resolución.
Resolver el problema: Una vez que se ha resuelto el problema, el ticket puede cerrarse y marcarse como resuelto en el software de seguimiento de problemas.
Cómo configurar un sistema de seguimiento de problemas en Microsoft Teams.
Para usar un sistema de seguimiento de problemas en Microsoft Teams, primero debe agregar Ticketing as a Service a su Microsoft Teams.
Simplemente vaya aquí y luego haga clic en "Agregar a Teams". También puede ver este video para obtener instrucciones paso a paso.
Si ya tiene Ticketing as a Service en su Microsoft Teams, siga estas guías para configurar un sistema de seguimiento de problemas en Microsoft Teams.
1) Configure su formulario para el seguimiento de problemas
Ticketing as a Service tiene campos personalizados en el formulario de tickets que puede configurar para recopilar información específica relacionada con los problemas de manera precisa.
Por ejemplo, con campos como 'Tipo de producto', 'Fecha del problema' o 'Número de producto', el equipo de soporte obtiene el contexto necesario, lo que lleva a una mejor comprensión de los problemas de los clientes y respuestas más efectivas. Puede obtener más información sobre campos personalizados aquí.
2) Configure su flujo de trabajo para el seguimiento de problemas
Personalizar el flujo de trabajo para el sistema de seguimiento de problemas puede mejorar significativamente la eficiencia y efectividad de la resolución de problemas. Con esta función, puede adaptar el flujo de trabajo a sus procesos comerciales específicos.
Puede agregar los pasos que necesita para abordar un problema, como un paso de "aprobación" o introducir un estado de "en espera". También puede ajustar dónde irán esos pasos, facilitando la coordinación. Puede obtener más información sobre el flujo de trabajo personalizado aquí.
3) Configure un correo electrónico para el ticket
Ticketing as a Service también permite convertir automáticamente correos electrónicos de clientes en tickets.
Por ejemplo, supongamos que un cliente o un usuario externo envía un correo electrónico a su empresa diciendo que necesita soporte.
El correo electrónico se registrará en nuestro sistema como un ticket y automáticamente enviaremos un correo de confirmación al cliente.
Esto garantiza que todas las consultas de clientes, independientemente del canal de comunicación, se capturen, rastreen y gestionen de manera efectiva, mejorando la eficiencia del servicio al cliente. Para obtener más información sobre cómo funciona esto, obtenga más información sobre el correo electrónico para el ticket aquí.
Ticketing as a Service ofrece una variedad de características emocionantes, incluyendo etiquetas, automatización, integración de datos con API, análisis Power BI para el ticket, ¡y mucho más!
Todas estas características increíbles proporcionan una solución conveniente para empresas de todos los tamaños, permitiéndoles manejar y resolver problemas con facilidad, lo que finalmente resulta en una productividad mejorada y una mayor satisfacción del cliente!
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