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Tickets zwischen Instanzen mit der Ticketing API und Power Automate neu erstellen

Aktualisiert: vor 2 Stunden

Das Verschieben von Support-Tickets ist ein häufiges Anliegen, beispielsweise bei einer Umstrukturierung von Abteilungen, der Einrichtung einer neuen Projektinstanz oder beim Aufbau einer Sandbox. Obwohl dies notwendig ist, kann die Neuerstellung von Daten zunächst einschüchternd wirken.

Unser Ticketingsystem für Microsoft Teams ist intuitiv gestaltet, und die Verwaltung Ihrer Daten – wie etwa die Neuerstellung von Tickets zwischen Instanzen – sollte genauso einfach sein. Microsoft Power Automate bietet den Schlüssel zu dieser Einfachheit und optimiert den Neuerstellungsprozess effektiv.


Diese Anleitung führt Sie durch die Verwendung einer vorkonfigurierten Power Automate-Lösung, mit der Tickets nahtlos zwischen verschiedenen Instanzen von Ticketing As A Service übertragen werden können.

Wir haben dafür ein Lösungspaket vorbereitet:



HAFTUNGSAUSSCHLUSS

  • Dies ist eine nicht verwaltete Lösung, die als Hilfsmittel zu Ihrer Verfügung gestellt wird. Die Verwendung erfolgt auf eigenes Risiko.


EINSCHRÄNKUNGEN DIESES FLOWS

Da dieser Flow die Ticketing API verwendet, um Tickets aus einer Instanz zu lesen und in einer anderen zu erstellen, können die folgenden Elemente nicht neu erstellt werden:

  • Rich-Text-Inhalte werden nicht übertragen (z. B. Ticketbeschreibung)

  • Der ursprüngliche Ticketstatus; neu erstellte Tickets beginnen mit dem Anfangsstatus des Ziel-Workflows

  • Ursprüngliche Ticketindex- bzw. Referenznummern; diese werden in der Zielinstanz neu generiert

  • Bestimmte interne Metadaten oder IDs, die nicht über die Ticketing API verfügbar sind, können ebenfalls nicht übernommen werden


Importieren der Power Automate-Lösung

Der erste Schritt besteht darin, die Power Automate-Lösung in Ihre Umgebung zu importieren. Betrachten Sie diese Lösung als ein fertiges Toolkit, das speziell für diese Neuerstellungsaufgabe entwickelt wurde.

  1. Lösungspaket herunterladen: Sie erhalten von uns eine .zip-Datei. Dieses Paket enthält die Power Automate-Flows, die für die Neuerstellung erforderlich sind.

  2. Power Automate öffnen: Öffnen Sie Ihren Webbrowser und gehen Sie zu: https://make.powerautomate.com.

  3. Zu Lösungen navigieren: Im linken Menü finden Sie „Solutions“. Wenn Sie mehrere Umgebungen haben, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige ausgewählt haben.


    Zu Solutions navigieren

  4. Lösungsdatei importieren: Klicken Sie oben auf „Import solution“. Ein Dialogfenster erscheint. Klicken Sie auf „Browser“, suchen Sie die gespeicherte .zip-Datei und wählen Sie sie aus. Klicken Sie anschließend auf „Next“ und dann auf „Import“. Dies kann einige Momente dauern. Sobald der Import abgeschlossen ist, sehen Sie die neue Lösung in Ihrer Liste.

Eine Lösung importieren

Nach dem Import können Sie auf die Lösung klicken, um die enthaltenen Flows anzuzeigen. Dazu gehören beispielsweise „Main - API Ticket Migration“ und „Main - Excel Ticket Import“ sowie einige Hilfsflows, die für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Lesen Sie auch unseren Blog darüber, wie Sie Tickets aus Excel mit Power Automate importieren.


Wichtige Hinweise zur Neuerstellung

Auch wenn Power Automate vieles vereinfacht, hilft eine gute Vorbereitung:

  1. Feldstruktur abstimmen: Stellen Sie vor dem Start sicher, dass Ihre benutzerdefinierten Felder, Tag-Kategorien und Tags sowohl in der alten als auch in der neuen Instanz identisch eingerichtet sind. Wenn die Strukturen nicht übereinstimmen, kann der Flow auf Probleme stoßen oder bestimmte Daten werden möglicherweise nicht korrekt übertragen.

  2. Einfache Namen für benutzerdefinierte Felder verwenden: Vermeiden Sie bei der Benennung Ihrer benutzerdefinierten Felder Sonderzeichen wie eckige Klammern [ ] oder Punkte .. Stellen Sie außerdem sicher, dass jedes benutzerdefinierte Feld einen eindeutigen Namen hat. Dadurch kann das System die Informationen während der Neuerstellung korrekt zuordnen.

  3. Eindeutige Tags verwenden: Stellen Sie sicher, dass Ihre Tag-Namen über alle Tag-Kategorien hinweg eindeutig sind. Wenn derselbe Tag-Name in verschiedenen Kategorien verwendet wird, kann dies während des Imports zu Verwirrung und falschen Zuordnungen führen.

  4. Format der Requestor-ID: Der Neuerstellungs-Flow erwartet in der Regel, dass Requestor-IDs im Format UUID (Universally Unique Identifier) vorliegen und nicht als E-Mail-Adressen. Beachten Sie dies, wenn Ihr aktuelles Setup E-Mail-Adressen als Requestor-ID verwendet.


Tickets mit dem API-Flow neu erstellen

Werfen wir nun einen Blick auf den Flow „Main - API Ticket Migration“. Dieser Flow verschiebt Ihre Tickets von einer Quellinstanz in eine Zielinstanz.

Wenn Sie diesen Flow ausführen, werden einige wichtige Informationen abgefragt:

  • baseURL_origin: Dies ist die Basis-Webadresse Ihrer Ursprungsinstanz.

  • baseURL_destination: Dies ist die Basis-URL Ihrer Zielinstanz. Wenn sich Ihre Zielinstanz in einer anderen Region befindet, müssen Sie die entsprechende Basis-URL verwenden. Informationen dazu finden Sie in der Ticketing API-Dokumentation mit den Base-URLs für jede Region.

  • secretKey_origin: Dies ist der API-Schlüssel der Instanz, aus der Sie Tickets neu erstellen. Sie finden ihn in den Instance API Settings.

    API-Schlüssel in den Einstellungen

  • secretKey_destination: API-Schlüssel der Zielinstanz.

  • timezone: Geben Sie die Zeitzone an (z. B. 7 für GMT+7), damit alle Zeitstempel in der neuen Instanz korrekt interpretiert und angezeigt werden.

  • limit: Wenn Sie sehr viele Tickets haben, können Sie sie in Batches verarbeiten. Dieser Wert legt die maximale Anzahl von Tickets fest, die in einem Durchlauf verschoben werden.

  • offset: Damit können Sie eine bestimmte Anzahl von Tickets überspringen, bevor der Neuerstellungsprozess beginnt – nützlich, wenn Sie eine vorherige Migration fortsetzen oder Tickets in mehreren Abschnitten verarbeiten.


Es gibt außerdem eine Option „Migrate comment“. Wenn Sie diese auf true setzen, werden auch Ticket-Kommentare übertragen. Beachten Sie jedoch, dass dadurch zusätzliche Schritte für jedes Ticket erforderlich sind. Dadurch kann sich die Laufzeit des Flows verlängern und mehr Power Automate-Aktionen verbraucht werden.


Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Ticketing-Daten

Durch die Nutzung der Funktionen von Ticketing As A Service und der Automatisierungsleistung von Power Automate können Sie Ihre Support-Daten mit mehr Sicherheit und Flexibilität verwalten. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ihre Ticketing-Struktur an die Entwicklung Ihrer Organisation anzupassen und sicherzustellen, dass Ihre Teams jederzeit die Informationen erhalten, die sie benötigen – genau dort, wo sie sie brauchen.



TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.


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