Importar/Carregar Tickets para o Ticketing As A Service a partir do Excel com o Power Automate

Marc (TeamsWork)
há 1 dia
5 min de leitura

Consolidar dados de suporte ou importá-los para um novo sistema é uma necessidade frequente. Se a informação dos seus tickets reside em folhas de cálculo do Excel, integrá-la na sua instância do Ticketing As A Service no Microsoft Teams é provavelmente uma prioridade.

Importar dados históricos ou externos é uma necessidade prática. O Microsoft Power Automate é a chave para simplificar este processo, agilizando eficazmente a transferência dos seus dados de tickets do Excel para a nossa plataforma.

Este guia detalha como preparar o seu ficheiro Excel e utilizar a nossa solução pré-configurada do Power Automate para uma importação eficiente de tickets para o Ticketing As A Service.

Preparámos um pacote de solução para isto:

Importar a Solução do Power Automate

O primeiro passo é importar a solução do Power Automate para o seu ambiente. Pense nesta solução como um kit de ferramentas pronto a usar, concebido especificamente para esta tarefa de migração.

Obter o Pacote de Solução: Receberá um ficheiro .zip da nossa parte. Este pacote contém os fluxos do Power Automate necessários para a migração.
Aceder ao Power Automate: Abra o seu navegador web e vá para https://make.powerautomate.com.
Navegar até Soluções: No menu à esquerda, encontrará 'Soluções'. Se tiver múltiplos ambientes, certifique-se de que selecionou o correto.
Importar o ficheiro da Solução: Clique em 'Importar solução' no topo. Surgirá uma janela. Clique em 'Procurar', encontre o ficheiro .zip que guardou e selecione-o. Clique em 'Seguinte', depois em 'Importar'. Pode demorar alguns momentos, mas uma vez concluído, verá a nova solução na sua lista.

Uma vez importada, pode clicar na solução para ver os fluxos incluídos, como "Main - API Ticket Migration" e "Main - Excel Ticket Import", juntamente com alguns fluxos utilitários que ajudam a que tudo funcione sem problemas. Leia o nosso blog sobre como Migrar Tickets entre 2 Instâncias usando o Power Automate.

Preparar o Seu Ficheiro Excel para Importação

O sucesso da sua importação depende fortemente de quão bem estruturado está o seu ficheiro Excel. O Power Automate necessita que os dados estejam num formato específico para os ler corretamente.

A. Campos Padrão: Certifique-se de que a sua folha Excel tem colunas para informações essenciais dos tickets.

Requestor ID: O identificador único da pessoa que submeteu o ticket.
Assignee ID: O identificador único do agente atribuído ao ticket. Preencha estas colunas com o ID apropriado para cada pessoa associada a um ticket.

B. Campos Personalizados: Se os seus tickets incluírem campos personalizados, precisará de adicionar colunas específicas à sua folha Excel para os tratar:

Campos de Seleção de Pessoas: Para campos personalizados que selecionam utilizadores (por exemplo, "Followers", "Approvers"):
- Crie duas colunas adicionais para cada campo de seleção de pessoas:
  - [NomeDoSeuCampo] ID: Esta coluna conterá o(s) ID(s) do utilizador.
  - [NomeDoSeuCampo] Email: Esta coluna conterá o(s) endereço(s) de email do utilizador.
- Exemplo: Se o seu campo personalizado se chama "Followers", adicionará as colunas "Followers ID" e "Followers Email".
- Importante para Múltiplos Valores: Se um campo de seleção de pessoas puder conter múltiplos utilizadores, separe cada ID e cada email com uma vírgula (,). Crucialmente, a ordem dos IDs na coluna [NomeDoSeuCampo] ID deve corresponder exatamente à ordem dos emails na coluna [NomeDoSeuCampo] Email para cada ticket.
Campos de Seleção de Email: Para campos personalizados concebidos para capturar endereços de email (por exemplo, "Reviewer Email"):
- Crie uma coluna adicional:
  - [NomeDoSeuCampo] Address: Esta coluna conterá o(s) endereço(s) de email real(is).
- Exemplo: Se o seu campo se chama "Reviewer Email", adicione uma coluna chamada "Reviewer Email Address".

C. Converter para Formato de Tabela: O Power Automate necessita que os seus dados do Excel estejam formatados como uma Tabela oficial do Excel para os processar.

Selecione todas as células que contêm os seus dados de tickets (incluindo os cabeçalhos). Uma forma fácil é clicar em qualquer célula dentro dos seus dados e pressionar Ctrl + A.
Vá ao separador 'Inserir' na faixa do Excel.
Clique em 'Tabela'.
Na caixa de diálogo "Criar Tabela", certifique-se de que a opção "A minha tabela tem cabeçalhos" está marcada.
Clique em 'OK'. O seu intervalo de dados é agora uma Tabela oficial do Excel, pronta para o Power Automate.

Configurar o Fluxo do Power Automate

Com o seu ficheiro Excel preparado, precisa de indicar ao fluxo do Power Automate onde o encontrar.

Navegue de volta para https://make.powerautomate.com e abra a solução que importou anteriormente.
Encontre e abra o fluxo "Main - Excel Ticket Import" para edição.
Procure um escopo (um contêiner para ações) tipicamente chamado algo como "Scope - Excel File and Parameters".
Dentro deste escopo, localize a ação chamada "List rows present in a table". Esta é a ação que lê os seus dados do Excel.
Configurar esta ação:
- Selecione o ficheiro Excel que preparou como fonte de dados.
- Selecione a Tabela específica dentro desse ficheiro (o Excel normalmente nomeia-a como "Table1" por defeito, se não a tiver renomeado).
Uma vez configurado, guarde e depois publique o fluxo.

Considerações Importantes ao Importar:

Tenha em mente os seguintes pontos para evitar problemas:

Formato de Tabela é Essencial: O Power Automate só lê dados do Excel formatados como Tabela. Se ignorar isto, o fluxo não encontrará nenhuma linha para importar.
Colunas de Suporte Necessárias: Se os seus campos personalizados (como Seletores de Pessoas) necessitarem de colunas adicionais de ID ou Email, certifique-se de que estão presentes e corretamente preenchidas no seu ficheiro Excel.
Compatibilidade de Campos: Os campos personalizados, categorias de etiquetas e etiquetas nos seus dados do Excel devem corresponder à configuração na sua instância de destino do Ticketing As A Service.
Sem Vírgulas nos Valores: Evite usar vírgulas (,) dentro de valores individuais de campos personalizados ou nomes de etiquetas. As vírgulas são usadas como separadores para campos de múltiplos valores, portanto, uma vírgula interna irá quebrar a análise.
Migração de Comentários: Este fluxo de importação baseado em Excel normalmente não suporta a migração de comentários de tickets. Se os comentários forem cruciais, considere usar o fluxo de migração baseado em API ("Main - API Ticket Migration").
Nomes Únicos de Campos Personalizados: Certifique-se de que todos os nomes dos seus campos personalizados são únicos e evite caracteres especiais como [ ] ou . nos nomes.
Nomes Únicos de Etiquetas: As etiquetas devem ter nomes únicos em todas as suas categorias de etiquetas. Reutilizar um nome de etiqueta em diferentes categorias pode causar atribuições incorretas durante a importação.

Executar o Fluxo de Importação

Agora está pronto para importar! Execute o fluxo "Main - Excel Ticket Import". Será solicitado a fornecer alguns parâmetros:

baseURL: O URL base do endpoint da API para a sua instância do Ticketing As A Service. Consulte a Referência da API do Ticketing.
secretKey_destination: A chave API para a instância de destino do Ticketing As A Service onde os tickets serão criados.
timezone: Especifique o fuso horário (por exemplo, 7 para GMT+7) para garantir que os campos de data/hora sejam interpretados corretamente.
limit: O número máximo de tickets (linhas do Excel) a processar numa única execução do fluxo.
offset: O número de tickets (linhas) a ignorar antes de iniciar a importação. Útil para processamento em lotes ou retomadas.

Assuma o Controlo dos Seus Dados de Ticketing

Importar tickets do Excel para o Ticketing As A Service não precisa de ser uma tarefa complexa. Ao preparar cuidadosamente o seu ficheiro Excel e aproveitar a solução fornecida do Power Automate, pode integrar eficientemente os seus dados existentes no nosso poderoso sistema de ticketing integrado no Microsoft Teams.

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