De l'affaire gagnée à la facture : fluidifier la transition des ventes à la finance dans Microsoft Teams
La transition des ventes à la finance est l'étape où une affaire gagnée transmet ses informations client, produit et prix à la finance afin de créer un devis et une facture. Vous pouvez la réaliser sans rien ressaisir lorsque votre CRM et votre application de facturation partagent la même plateforme. Avec CRM as a Service et Billing as a Service , ces informations passent de l'opportunité au devis, à la commande client et à la facture au sein de Microsoft Teams.
Cet article suit une affaire à chaque étape. Vous verrez quelles informations se reportent automatiquement, où le travail manuel disparaît et comment vérifier que chaque enregistrement reste connecté.
Là où la transition des ventes à la finance ralentit
Une fois une affaire gagnée dans le CRM, quelqu'un doit généralement ressaisir les informations client, produit et prix dans un autre outil pour créer le devis et la facture. Cela prend du temps et multiplie les risques d'erreur : un nom d'entreprise mal orthographié, un prix obsolète ou une ligne manquante. Une telle erreur peut entraîner une facture rectifiée ou un retard de paiement du client.
Les équipes des opérations commerciales le ressentent le plus, car elles se situent entre les ventes et la finance et comblent les écarts. Pour les dirigeants de PME qui gèrent les deux côtés, c'est du temps pris sur la vente.
Comment le CRM et la facturation partagent les données dans Microsoft Teams
CRM as a Service et Billing as a Service fonctionnent sur la même plateforme, et tous deux s'intègrent dans Microsoft Teams. Comme ils partagent une seule plateforme, les données d'une opportunité CRM sont déjà disponibles lorsque vous créez le devis et la facture. Il n'y a ni export, ni import, ni copier-coller entre deux systèmes distincts.
Ce dont vous avez besoin avant de commencer
Configurez ces éléments une seule fois, et chaque affaire suivante pourra suivre le même chemin :
Les applications : CRM as a Service et Billing as a Service ajoutées à Microsoft Teams.
Un client et une opportunité : l'affaire que vous souhaitez facturer, enregistrée dans le CRM.
Un article de catalogue: les produits ou services que vous vendez, enregistrés avec leurs prix, afin de pouvoir les ajouter aux devis.
Comment transformer une affaire gagnée en facture en six étapes
Les étapes ci-dessous suivent une affaire depuis le moment où elle est gagnée jusqu'à la facture finale. Chaque étape explique comment procéder et quelles informations vous n'avez pas besoin de saisir à nouveau.
Étape 1 : Partez de l'opportunité gagnée dans le CRM
Ouvrez l'opportunité dans le CRM et marquez-la comme gagnée. Vérifiez que les informations du client et de l'affaire sont correctes, car cet enregistrement est la source de tous les enregistrements suivants. Corrigez toute erreur ici une seule fois, et la correction se reporte dans le devis, la commande client et la facture.
Étape 2 : Créez un devis à partir d'une opportunité
Lors de la création d'un nouveau devis dans Billing as a Service, créez-le à partir d'une opportunité en recherchant le titre de celle-ci. En sélectionnant l'opportunité, les informations du client et de l'affaire issues du CRM se remplissent automatiquement, ce qui garde les enregistrements liés dès le départ.
Étape 3 : Vérifiez le devis prérempli
Le devis s'ouvre avec les informations du client déjà renseignées. Ajoutez les articles de votre catalogue, et les informations produit et prix se reportent dans le devis. Vérifiez les lignes et les quantités, puis enregistrez le devis. Votre rôle ici est de contrôler le contenu, pas de le saisir.
Étape 4 : Convertissez le devis en commande client
Lorsque le client accepte le devis, sélectionnez l'action de conversion pour le transformer en commande client. Cela ne prend qu'une seule étape, et les informations client, article et prix sont transférées avec lui.
Étape 5 : Obtenez la facture finale et son PDF
Créez la facture à partir de la commande client. Elle reprend les mêmes informations client, produit et prix, il n'y a donc rien à ressaisir. Billing as a Service vous fournit également une version PDF de la facture, prête à être partagée avec le client.
Étape 6 : Vérifiez tout dans la vue Associée
Retournez à l'opportunité dans le CRM et ouvrez la vue Associée. Elle répertorie le devis, la commande client et la facture liés au même endroit. Les ventes et la finance peuvent voir toute la chaîne de l'affaire sans chercher dans des outils séparés.
Ce que cela change pour votre équipe
Moins de ressaisie : vous saisissez les informations client, produit et prix une seule fois, et chaque enregistrement suivant les réutilise.
Moins d'erreurs : moins de saisies manuelles signifie moins de risques de fautes de frappe et de prix obsolètes.
Un seul espace de travail : les ventes et la finance restent dans Microsoft Teams, de l'opportunité à la facture.
Des enregistrements clairs : la vue Associée affiche chaque document lié à une affaire.
Essayez le flux de l'affaire à la facture dans Microsoft Teams
Si votre équipe ressaisit encore les informations des affaires pour créer des devis et des factures, vous pouvez tester le flux ci-dessus avec vos propres données. Découvrez CRM as a Service pour Microsoft Teams pour gérer les opportunités, et Billing as a Service pour Microsoft Teams pour créer des devis, des commandes client et des factures à partir de celles-ci.
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