Do negócio fechado à fatura: encerrando a transição de vendas para finanças no Microsoft Teams
A transição de vendas para finanças é a etapa em que um negócio fechado repassa os dados de cliente, produto e preço para o financeiro, para que seja possível criar uma cotação e uma fatura. Você consegue concluí-la sem redigitar nada quando seu CRM e seu app de faturamento compartilham a mesma plataforma. Com o CRM as a Service e o Billing as a Service , esses dados passam da oportunidade para a cotação, o pedido de venda e a fatura dentro do Microsoft Teams.
Este artigo acompanha um negócio ao longo de cada etapa. Você vai ver quais dados passam automaticamente, onde o trabalho manual desaparece e como confirmar que cada registro permanece conectado.
Onde a transição de vendas para finanças trava
Depois que um negócio é fechado no CRM, em geral alguém precisa redigitar os dados de cliente, produto e preço em outra ferramenta para criar a cotação e a fatura. Isso toma tempo e cria chances de erro: um nome de empresa escrito errado, um preço desatualizado ou um item faltando. Um erro assim pode levar a uma fatura corrigida ou a um atraso até o cliente pagar.
As equipes de operações de vendas sentem mais isso, porque ficam entre vendas e finanças e corrigem as lacunas. Para donos de pequenas empresas que cuidam dos dois lados, é tempo tirado das vendas.
Como o CRM e o Billing compartilham dados no Microsoft Teams
O CRM as a Service e o Billing as a Service rodam na mesma plataforma, e ambos funcionam dentro do Microsoft Teams. Como compartilham uma única plataforma, os dados de uma oportunidade do CRM já estão disponíveis quando você cria a cotação e a fatura. Não há exportação, importação nem copiar e colar entre dois sistemas separados.
O que você precisa antes de começar
Configure estes itens uma vez, e cada negócio seguinte pode seguir o mesmo caminho:
Os apps: CRM as a Service e Billing as a Service adicionados ao Microsoft Teams.
Um cliente e uma oportunidade: o negócio que você quer faturar, salvo no CRM.
Um item de catálogo: os produtos ou serviços que você vende, salvos com seus preços, para que você possa adicioná-los às cotações.
Como transformar um negócio fechado em fatura em seis etapas
As etapas abaixo acompanham um negócio desde o momento em que é fechado até a fatura final. Cada etapa explica como fazer e quais dados você não precisa inserir de novo.
Etapa 1: Comece pela oportunidade fechada no CRM
Abra a oportunidade no CRM e marque-a como fechada. Verifique se os dados do cliente e do negócio estão corretos, porque este registro é a fonte de todos os registros que vêm depois. Corrija qualquer erro aqui uma vez, e ele se propaga para a cotação, o pedido de venda e a fatura.
Etapa 2: Crie a cotação a partir de uma oportunidade
Ao criar uma nova cotação no Billing as a Service, crie-a a partir de uma oportunidade pesquisando pelo título da oportunidade. Selecionar a oportunidade preenche automaticamente as informações de cliente e do negócio vindas do CRM, mantendo os registros vinculados desde o início.
Etapa 3: Revise a cotação pré-preenchida
A cotação abre com os dados do cliente já preenchidos. Adicione os itens do seu catálogo, e os dados de produto e preço passam para a cotação. Revise as linhas e as quantidades e salve a cotação. Seu trabalho aqui é conferir o conteúdo, não digitá-lo.
Etapa 4: Converta a cotação em pedido de venda
Quando o cliente aceita a cotação, selecione a ação de converter para transformá-la em um pedido de venda. Isso leva uma etapa, e os dados de cliente, item e preço seguem junto.
Etapa 5: Obtenha a fatura final e o PDF
Crie a fatura a partir do pedido de venda. Ela usa os mesmos dados de cliente, produto e preço, então não há nada para redigitar. O Billing as a Service também gera uma versão em PDF da fatura, pronta para compartilhar com o cliente.
Etapa 6: Confira tudo na visão Associada
Volte à oportunidade no CRM e abra a visão Associada. Ela lista a cotação, o pedido de venda e a fatura vinculados em um só lugar. Vendas e finanças podem, ambos, ver toda a cadeia do negócio sem procurar em ferramentas separadas.
O que isso muda para sua equipe
Menos redigitação: você insere os dados de cliente, produto e preço uma vez, e cada registro seguinte os reutiliza.
Menos erros: menos entradas manuais significam menos chances de erros de digitação e preços desatualizados.
Um só lugar para trabalhar: vendas e finanças permanecem no Microsoft Teams, da oportunidade até a fatura.
Registros claros: a visão Associada mostra todos os documentos vinculados a um negócio.
Experimente o fluxo do negócio até a fatura no Microsoft Teams
Se sua equipe ainda redigita os dados do negócio para criar cotações e faturas, você pode testar o fluxo acima com seus próprios dados. Conheça o CRM as a Service para Microsoft Teams para gerenciar oportunidades, e o Billing as a Service para Microsoft Teams para criar cotações, pedidos de venda e faturas a partir delas.
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