Van gewonnen deal naar factuur: de overdracht van sales naar finance sluiten in Microsoft Teams
De overdracht van sales naar finance is de stap waarin een gewonnen deal zijn klant-, product- en prijsgegevens doorgeeft aan finance, zodat een offerte en factuur kunnen worden gemaakt. Je kunt deze stap voltooien zonder iets opnieuw te typen wanneer je CRM- en facturatie-app hetzelfde platform delen. Met CRM as a Service en Billing as a Service gaan die gegevens over van de opportunity naar de offerte, de verkooporder en de factuur binnen Microsoft Teams.
Dit artikel volgt één deal door elke stap. Je ziet welke gegevens automatisch worden overgenomen, waar handmatig werk verdwijnt en hoe je controleert dat elke record verbonden blijft.
Waar de overdracht van sales naar finance vertraagt
Nadat een deal in de CRM is gewonnen, moet iemand meestal de klant-, product- en prijsgegevens opnieuw invoeren in een andere tool om de offerte en factuur te maken. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten: een verkeerd gespelde bedrijfsnaam, een verouderde prijs of een ontbrekende regel. Zo'n fout kan leiden tot een gecorrigeerde factuur of een vertraging voordat de klant betaalt.
Sales ops-teams voelen dit het sterkst, omdat zij tussen sales en finance in zitten en de gaten dichten. Voor mkb-ondernemers die beide kanten behartigen, is het tijd die van verkopen afgaat.
Hoe CRM en Billing gegevens delen in Microsoft Teams
CRM as a Service en Billing as a Service draaien op hetzelfde platform en werken allebei binnen Microsoft Teams. Omdat ze één platform delen, zijn de gegevens op een CRM-opportunity al beschikbaar wanneer je de offerte en factuur maakt. Er is geen export, import of knippen en plakken tussen twee aparte systemen.
Wat je nodig hebt voordat je begint
Stel deze onderdelen één keer in, en elke latere deal kan hetzelfde pad volgen:
De apps: CRM as a Service en Billing as a Service toegevoegd aan Microsoft Teams.
Een klant en een opportunity: de deal die je wilt factureren, opgeslagen in CRM.
Een catalogusitem: de producten of diensten die je verkoopt, opgeslagen met hun prijzen, zodat je ze aan offertes kunt toevoegen.
Hoe je in zes stappen een gewonnen deal omzet in een factuur
De onderstaande stappen volgen één deal vanaf het moment dat hij wordt gewonnen tot de uiteindelijke factuur. Elke stap legt uit hoe je het doet en welke gegevens je niet opnieuw hoeft in te voeren.
Stap 1: Begin met de gewonnen opportunity in CRM
Open de opportunity in CRM en markeer deze als gewonnen. Controleer of de klant- en dealgegevens kloppen, want deze record is de bron voor elke record die volgt. Herstel hier een fout één keer, en die wordt meegenomen naar de offerte, de verkooporder en de factuur.
Stap 2: Maak een offerte vanuit een opportunity
Wanneer je een nieuwe offerte maakt in Billing as a Service, maak deze dan vanuit een opportunity door op de titel van de opportunity te zoeken. Door de opportunity te selecteren worden de klant- en dealinformatie automatisch uit CRM ingevuld, waardoor de records vanaf het begin gekoppeld blijven.
Stap 3: Controleer de vooraf ingevulde offerte
De offerte opent met de klantgegevens al ingevuld. Voeg de items uit je catalogus toe, en de product- en prijsgegevens gaan over in de offerte. Controleer de regels en aantallen en sla de offerte vervolgens op. Jouw werk hier is de inhoud controleren, niet typen.
Stap 4: Zet de offerte om in een verkooporder
Wanneer de klant de offerte accepteert, selecteer je de omzet-actie om er een verkooporder van te maken. Dit kost één stap, en de klant-, item- en prijsgegevens gaan mee.
Stap 5: Ontvang de definitieve factuur en pdf
Maak de factuur vanuit de verkooporder. Deze gebruikt dezelfde klant-, product- en prijsgegevens, dus er is niets opnieuw te typen. Billing as a Service geeft je ook een pdf-versie van de factuur, klaar om met de klant te delen.
Stap 6: Controleer alles in de Associated-weergave
Ga terug naar de opportunity in CRM en open de Associated-weergave. Deze toont de gekoppelde offerte, verkooporder en factuur op één plek. Sales en finance kunnen allebei de volledige keten van de deal zien zonder door aparte tools te zoeken.
Wat dit verandert voor je team
Minder opnieuw typen: je voert klant-, product- en prijsgegevens één keer in, en elke latere record hergebruikt ze.
Minder fouten: minder handmatige invoer betekent minder kans op typfouten en verouderde prijzen.
Eén plek om te werken: sales en finance blijven in Microsoft Teams, van de opportunity tot de factuur.
Overzichtelijke records: de Associated-weergave toont elk document dat aan een deal is gekoppeld.
Probeer de workflow van deal naar factuur in Microsoft Teams
Als je team dealgegevens nog steeds opnieuw invoert om offertes en facturen te maken, kun je de bovenstaande workflow met je eigen gegevens testen. Ontdek CRM as a Service voor Microsoft Teams om opportunities te beheren, en Billing as a Service voor Microsoft Teams om daar offertes, verkooporders en facturen van te maken.
Nog steeds tabbladen wisselen om dingen gedaan te krijgen? TeamsWork brengt je zakelijke apps naar Microsoft Teams, Ticketing, CRM, Checklisten Billing , zodat support, sales en taken allemaal daar leven waar je team al werkt. Microsoft Solutions Partner-gecertificeerd, vertrouwd door meer dan 500 organisaties.
Opmerkingen