Vom gewonnenen Deal zur Rechnung: Die Übergabe von Vertrieb an Finanzen in Microsoft Teams
Die Übergabe von Vertrieb an Finanzen ist der Schritt, in dem ein gewonnener Deal seine Kunden-, Produkt- und Preisdaten an die Finanzabteilung weitergibt, damit ein Angebot und eine Rechnung erstellt werden können. Sie erledigen das ganz ohne erneute Eingabe, wenn Ihre CRM- und Billing-App auf derselben Plattform laufen. Mit CRM as a Service und Billing as a Service übertragen sich diese Daten von der Verkaufschance auf das Angebot, den Kundenauftrag und die Rechnung, direkt in Microsoft Teams.
Dieser Artikel begleitet einen Deal durch jeden einzelnen Schritt. Sie sehen, welche Daten automatisch übernommen werden, wo manuelle Arbeit entfällt und wie Sie prüfen, dass jeder Datensatz verknüpft bleibt.
Wo die Übergabe von Vertrieb an Finanzen ins Stocken gerät
Nachdem ein Deal im CRM gewonnen wurde, muss meist jemand die Kunden-, Produkt- und Preisdaten in einem anderen Tool erneut eingeben, um das Angebot und die Rechnung zu erstellen. Das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit: ein falsch geschriebener Firmenname, ein veralteter Preis oder eine fehlende Position. Ein solcher Fehler führt schnell zu einer korrigierten Rechnung oder zu einer Verzögerung, bevor der Kunde zahlt.
Sales-Ops-Teams spüren das am stärksten, weil sie zwischen Vertrieb und Finanzen sitzen und die Lücken schließen. Für SMB-Inhaber, die beide Seiten betreuen, ist es Zeit, die vom Verkaufen abgeht.
Wie CRM und Billing Daten in Microsoft Teams teilen
CRM as a Service und Billing as a Service laufen auf derselben Plattform und arbeiten beide innerhalb von Microsoft Teams. Weil sie eine gemeinsame Plattform nutzen, stehen die Daten einer CRM-Verkaufschance bereits zur Verfügung, wenn Sie das Angebot und die Rechnung erstellen. Es gibt keinen Export, Import oder Copy-and-paste zwischen zwei getrennten Systemen.
Was Sie brauchen, bevor Sie starten
Richten Sie diese Elemente einmal ein, und jeder weitere Deal kann demselben Weg folgen:
Die Apps: CRM as a Service und Billing as a Service, hinzugefügt zu Microsoft Teams.
Ein Kunde und eine Verkaufschance: der Deal, den Sie abrechnen möchten, im CRM gespeichert.
Ein Katalogeintrag: die Produkte oder Dienstleistungen, die Sie verkaufen, mit ihren Preisen gespeichert, damit Sie sie zu Angeboten hinzufügen können.
So machen Sie aus einem gewonnenen Deal in sechs Schritten eine Rechnung
Die folgenden Schritte begleiten einen Deal vom Moment des Gewinns bis zur finalen Rechnung. Jeder Schritt erklärt, wie Sie vorgehen und welche Daten Sie nicht erneut eingeben müssen.
Schritt 1: Mit der gewonnenen Verkaufschance im CRM beginnen
Öffnen Sie die Verkaufschance im CRM und markieren Sie sie als gewonnen. Prüfen Sie, dass die Kunden- und Deal-Daten korrekt sind, denn dieser Datensatz ist die Quelle für jeden folgenden Datensatz. Korrigieren Sie einen Fehler hier einmal, und die Korrektur überträgt sich auf das Angebot, den Kundenauftrag und die Rechnung.
Schritt 2: Angebot aus einer Verkaufschance erstellen
Wenn Sie in Billing as a Service ein neues Angebot erstellen, erstellen Sie es aus einer Verkaufschance, indem Sie nach dem Titel der Verkaufschance suchen. Durch die Auswahl der Verkaufschance werden die Kunden- und Deal-Informationen automatisch aus dem CRM übernommen, sodass die Datensätze von Anfang an verknüpft bleiben.
Schritt 3: Das vorausgefüllte Angebot prüfen
Das Angebot öffnet sich mit bereits ausgefüllten Kundendaten. Fügen Sie die Einträge aus Ihrem Katalog hinzu, und die Produkt- und Preisdaten übertragen sich in das Angebot. Prüfen Sie die Positionen und Mengen und speichern Sie anschließend das Angebot. Ihre Aufgabe besteht hier darin, den Inhalt zu kontrollieren, nicht ihn einzutippen.
Schritt 4: Das Angebot in einen Kundenauftrag umwandeln
Wenn der Kunde das Angebot annimmt, wählen Sie die Umwandlungsaktion, um daraus einen Kundenauftrag zu machen. Das geht in einem Schritt, und die Kunden-, Produkt- und Preisdaten wandern mit.
Schritt 5: Die finale Rechnung und das PDF erhalten
Erstellen Sie die Rechnung aus dem Kundenauftrag. Sie verwendet dieselben Kunden-, Produkt- und Preisdaten, sodass nichts erneut eingegeben werden muss. Billing as a Service liefert Ihnen außerdem eine PDF-Version der Rechnung, bereit zum Teilen mit dem Kunden.
Schritt 6: Alles in der Associated-Ansicht prüfen
Gehen Sie zurück zur Verkaufschance im CRM und öffnen Sie die Associated-Ansicht. Sie listet das verknüpfte Angebot, den Kundenauftrag und die Rechnung an einem Ort auf. Vertrieb und Finanzen sehen beide die vollständige Kette des Deals, ohne in getrennten Tools suchen zu müssen.
Was sich dadurch für Ihr Team ändert
Weniger erneutes Eingeben: Sie geben Kunden-, Produkt- und Preisdaten einmal ein, und jeder weitere Datensatz nutzt sie wieder.
Weniger Fehler: weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Chancen für Tippfehler und veraltete Preise.
Ein Ort zum Arbeiten: Vertrieb und Finanzen bleiben von der Verkaufschance bis zur Rechnung in Microsoft Teams.
Klare Datensätze: Die Associated-Ansicht zeigt jedes Dokument, das mit einem Deal verknüpft ist.
Testen Sie den Workflow vom Deal zur Rechnung in Microsoft Teams
Wenn Ihr Team Deal-Daten noch erneut eingibt, um Angebote und Rechnungen zu erstellen, können Sie den obigen Workflow mit Ihren eigenen Daten testen. Entdecken Sie CRM as a Service für Microsoft Teams , um Verkaufschancen zu verwalten, und Billing as a Service für Microsoft Teams , um daraus Angebote, Kundenaufträge und Rechnungen zu erstellen.
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