Notifications interactives du chatbot dans Checklist As A Service pour Microsoft Teams
Les notifications du chatbot Checklist comportent désormais des boutons d'action, ce qui vous permet de faire avancer une tâche directement depuis le chat Teams. Lorsque le bot Checklist vous envoie une carte de notification, vous pouvez résoudre, clôturer ou rouvrir la tâche sur place, sans ouvrir l'application.
Chaque notification devient ainsi un endroit où le travail se fait vraiment. La carte sait qui vous êtes et dans quel état se trouve la tâche, elle affiche donc uniquement les actions que vous êtes autorisé à effectuer. Résultat, vous passez de la découverte d'une tâche à son traitement en beaucoup moins de clics.
Ce que vous pouvez faire depuis une carte de notification
Vous pouvez réaliser une action sur une tâche directement sur la carte que le bot vous envoie. Chaque notification liste les tâches qui vous sont assignées, et chacune propose les actions autorisées par votre rôle selon le statut actuel de la tâche.
Résolvez ou clôturez une tâche en une seule pression.
Rouvrez une tâche résolue lorsqu'elle nécessite un complément de travail.
Ouvrez la checklist complète grâce au bouton Show Checklist, présent sur chaque carte.
La carte affiche un bouton principal par tâche. Les autres actions que vous êtes autorisé à effectuer se trouvent dans le menu de dépassement situé à côté, ce qui garde la carte lisible même lorsque plusieurs options s'offrent à vous.
Quand ces notifications apparaissent
Les boutons d'action apparaissent sur deux notifications Checklist, toutes deux envoyées dans votre chat privé avec le bot Checklist.
Nouvelles assignations de tâches. Lorsqu'une checklist est soumise, générée selon une planification ou qu'une nouvelle tâche y est ajoutée, le bot vous envoie une carte listant les tâches qui vous sont assignées. Vous pouvez agir dessus dès leur arrivée.
L'action qui s'affiche sur une tâche dépend de votre rôle et de la présence ou non d'un relecteur :
Assigné d'une tâche avec relecteur : vous voyez Resolve, ce qui vous permet de marquer votre travail comme terminé pour que le relecteur le vérifie.
Relecteur : vous voyez Close ou Reopen, ce qui vous permet d'approuver la tâche ou de la renvoyer pour un complément de travail.
Assigné d'une tâche sans relecteur : vous voyez Close, ce qui vous permet de terminer et de clôturer la tâche vous-même.
Rappels d'échéance. Le bot envoie également un rappel planifié qui regroupe vos tâches selon leur délai avant échéance :
Groupe | Ce qu'il couvre |
En retard | Tâches dont la date d'échéance est dépassée |
À échéance aujourd'hui | Tâches dues le jour même |
À échéance dans 2 jours | Tâches dues dans les deux jours |
Seuls les groupes qui vous concernent apparaissent, ce qui garde la carte courte.
Comment agir sur une tâche depuis une notification
Agir sur une tâche demande une seule pression pour une action directe, et une courte boîte de dialogue lorsque vous rouvrez. Suivez le chemin correspondant à l'action souhaitée.
Pour une action directe, comme Resolve ou Close
Ouvrez la carte de notification dans votre chat avec le bot Checklist.
Repérez la tâche que vous souhaitez mettre à jour.
Appuyez sur le bouton d'action de cette tâche.
Pour rouvrir une tâche
Appuyez sur Reopen sur la tâche, ou sélectionnez cette option dans le menu de dépassement.
Saisissez un motif dans la boîte de dialogue qui s'ouvre. Le commentaire est obligatoire, il est ajouté au fil d'activité de la tâche et envoyé à l'assigné.
Appuyez sur Reopen task pour confirmer, ou sur Cancel pour fermer la boîte de dialogue sans rouvrir.
Ce qui se passe après votre action
Une fois que vous avez agi sur une tâche, le bouton devient une étiquette qui enregistre le résultat. Une tâche résolue, par exemple, affiche une étiquette telle que « Resolved (updated) ».
Update failed et Show Checklist
Il arrive que l'étiquette indique « Update failed » à la place. Cela signifie généralement que la tâche a déjà changé depuis l'envoi de la notification, par exemple parce que quelqu'un d'autre l'a résolue ou clôturée, si bien que le statut affiché sur la carte ne correspond plus.
Dans ce cas, ouvrez Show Checklist pour voir la version actuelle et agir à partir de là. Show Checklist ouvre la checklist complète, ce qui vous permet de passer en revue chaque tâche et son statut en temps réel sans quitter le chat.
Ce fonctionnement garde chaque carte exacte et évite les actions en double :
Vous pouvez agir une seule fois par tâche à partir d'une carte donnée. Ensuite, la tâche affiche son résultat au lieu d'un bouton.
Les autres tâches de la même carte conservent leurs boutons et restent actionnables.
La ligne de statut sous le titre d'une tâche reste telle qu'elle était à l'envoi de la carte. Une notification est le reflet de ce moment précis, ouvrez donc la checklist pour suivre la visibilité et la progression.
Prise en charge des langues
Chaque bouton et chaque étiquette de résultat apparaît dans votre propre langue. Checklist localise les cartes interactives selon le paramètre de langue de chaque destinataire, si bien qu'une équipe répartie sur plusieurs régions lit chaque notification dans sa langue préférée.
Gérez vos tâches Checklist depuis Microsoft Teams
Les notifications interactives du chatbot font avancer les tâches sans vous sortir de votre chat. Checklist as a Service intègre le suivi des tâches dans Microsoft Teams, et les notifications du bot vous permettent désormais de résoudre, clôturer et rouvrir vos tâches dès qu'elles vous parviennent.
TeamsWork est membre du réseau de partenaires Microsoft, et leur expertise réside dans le développement d’applications de productivité qui exploitent la puissance de la plateforme Microsoft Teams et de son écosystème. Leurs produits SaaS, incluant CRM as a Service, Ticketing as a Service et Checklist as a Service, sont très appréciés par les utilisateurs pour leur interface conviviale, leur intégration avec Microsoft Teams et leurs prix abordables. Ils sont fiers de développer des solutions logicielles innovantes qui améliorent la productivité des entreprises tout en restant accessibles à tous les budgets.
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