Wie Ihre Kunden mit Ihrem Beauftragten per E-Mail interagieren können (E-Mail zu Ticket) mit der Ticketing App
- Marc (TeamsWork)
- 31. Dez. 2024
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 1 Tag
Hallo zusammen,
Entgegen der allgemeinen Annahme ist die Nutzung von E-Mail, um den Kundenservice zu erreichen, weiterhin auf dem Vormarsch. Heute möchte ich eine wesentliche Funktion der Microsoft Ticketing App vorstellen, nämlich die Möglichkeit, dass Ihre Kunden mit Ihrem Agenten per E-Mail interagieren, auch als E-Mail zu Ticket bezeichnet.
Probleme bei der Postfachkonfiguration? Schauen Sie sich diesen Blogbeitrag an.
E-Mail zu Ticket einrichten
Um mehr zu erfahren, können Sie entweder die untenstehenden Highlights lesen oder dieses Video ansehen, um eine detailliertere Erklärung zu erhalten.
Gehen Sie zum Einstellungsbereich und öffnen Sie die E-Mail-zu-Ticket-Einstellung:
Klicken Sie auf +E-Mail-Konto.
Wählen Sie das E-Mail-Postfach aus, das Sie verwenden möchten.
Bestätigung ist die E-Mail, die der Benutzer erhält, wenn er eine neue Anfrage per E-Mail sendet.
Sie können eine E-Mail-Signatur konfigurieren, die automatisch an alle Nachrichten Ihres Support-Teams angehängt wird.
Der Kunde sendet eine E-Mail an die Support-E-Mail-Adresse
Adele, eine externe Benutzerin des Unternehmens, benötigt Unterstützung. Daher erstellt sie ein Ticket per E-Mail.
Benachrichtigung an den Beauftragten
Als IT-Helpdesk-Manager erhält Allan Benachrichtigungen über neue Anfragen, die per E-Mail eingehen. Um diesen Prozess zu optimieren, verwendet Allan die Automatisierungsfunktion, die die Anfrage automatisch ihm zuweist. Weitere detaillierte Informationen zur Automatisierungsfunktion finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Der Anfragende erhält die Bestätigungs-E-Mail
Adele hat die Bestätigungs-E-Mail erhalten, nachdem sie ein Ticket per E-Mail erstellt hat.
Der Beauftragte erstellt ein neues Ticket im Namen eines externen Anfragenden
Allan erstellt ein Ticket im Namen von John. Da John ein externer Benutzer ist, erstellt Allan das Ticket unter Verwendung von Johns E-Mail-Adresse als Anfragendem.
Der Beauftragte kommentiert ein Ticket
Wenn ein Beauftragter einen Kommentar zu einem Ticket hinzufügt, wird standardmäßig eine E-Mail an den Anfragenden gesendet.
Der Anfragende antwortet auf die E-Mail
Wenn der Anfragende auf die E-Mail antwortet, wird die Antwort als Kommentar in der Ticketing App hinzugefügt und der Beauftragte wird benachrichtigt.
Weitere Personen zur Unterhaltung hinzufügen
Mit der E-Mail-Verwaltung „Cc“ werden Personen, die Adele in ihrem Antwort-E-Mail in den „Cc“-Bereich hinzufügt, in der Unterhaltung erfasst und über die Ticketaktivitäten auf dem Laufenden gehalten.
Wie bestimmte E-Mails von der Erstellung als Ticket ausgeschlossen werden können
Wenn Sie ein (gemeinsam genutztes) Support-Postfach verwenden und bestimmte automatische E-Mails (z. B. Unzustellbarkeitsnachrichten, Backup-Benachrichtigungen, Monitoring-Alarme) filtern möchten, können Sie dies mit Outlook-Regeln umsetzen.
Sie können eine Regel in Outlook erstellen, die E-Mails basierend auf bestimmten Kriterien (z. B. Absenderadresse, Betreffzeile oder Schlüsselwörtern) automatisch verschiebt, archiviert oder löscht. So gelangen sie nicht in den von der Ticketing App überwachten Posteingang.
Beispielhafte Regelkonfiguration
Schritte zur Erstellung der Regel:
Öffnen Sie die Outlook-Einstellungen und gehen Sie zu Regeln
Klicken Sie auf +Neue Regel hinzufügen
Legen Sie Bedingungen fest (z. B. „von bestimmter Adresse“ oder „mit bestimmten Wörtern im Betreff“)
Wählen Sie eine Aktion wie „in Ordner verschieben“ oder „löschen“
Regel speichern und anwenden
Ich hoffe, dieser Beitrag über eingehende E-Mails in der Ticketing App hat Ihnen gefallen.
Einen schönen Tag noch!
Marc
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TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.
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