Den Angebots-Workflow in der Billing App meistern

Billing As A Service für Microsoft Teams bietet einen klaren und organisierten Workflow, der sicherstellt, dass jedes Angebot professionell, schnell genehmigt und von der Erstellung bis zur Auslieferung an den Kunden präzise verfolgt wird – alles ohne Ihre Teams-Umgebung zu verlassen.

Angebots-Workflow

Innerhalb von Billing As A Service folgt jedes Angebot einem einfachen Workflow, der für Kontrolle und Effizienz entwickelt wurde, dieser Workflow kann nicht geändert werden:

1. Entwurf: Dies ist die Erstellungsphase. Teammitglieder erstellen das Angebot und fügen Positionen, Preise und Bedingungen hinzu. Es bleibt ein internes Dokument, das nur für autorisierte Benutzer sichtbar ist.

2. Warten auf Genehmigung: Das Angebot wird offiziell zur Überprüfung eingereicht und wartet auf die Genehmigung durch einen Manager oder Genehmiger, um sicherzustellen, dass Preise und Bedingungen korrekt sind, bevor der Kunde es sieht.

3. Vom Manager genehmigt: Das Angebot wurde genehmigt und ist bereit, an den Kunden gesendet zu werden.

4. An Kunden gesendet: Zeigt an, dass das Angebot zugestellt wurde und auf die Entscheidung des Kunden wartet.

5. Als akzeptiert markieren: Wenn der Kunde dem Vorschlag formell zustimmt, markieren Sie das Angebot als Akzeptiert. Der Angebotsstatus zeigt gut sichtbar das Label Akzeptiert an und bietet eine sofortige visuelle Bestätigung, dass das Geschäft gewonnen wurde.

   
   

   Sobald ein Angebot akzeptiert wurde, kann Ihr Team mit den nächsten Schritten fortfahren, wie z. B. der Erstellung des Verkaufsauftrags oder einer Rechnung im Angebot oder in der Angebotsliste.

   
   

6. Als abgelehnt markieren: Wenn der Kunde den Vorschlag ablehnt, können Sie das Angebot als Abgelehnt markieren.

   
   

Überarbeiten eines Entwurfs & Angebots

Ein häufiger Punkt der Verwirrung ist, wie man ein Angebot überarbeitet, nachdem es erstellt wurde. Die Methode hängt vollständig vom aktuellen Status des Dokuments ab.

1. Überarbeiten eines Entwurfs

Wenn sich das Angebot im Status Entwurf oder Warten auf Genehmigung befindet, können Sie eine Anfrage zur Überarbeitung des Angebotsentwurfs erstellen. Danach können Sie Positionen bearbeiten, Preise anpassen oder Bedingungen frei aktualisieren und den Workflow erneut aktualisieren, wenn Sie fertig sind. Öffnen Sie einfach das Angebot, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und aktualisieren Sie den Workflow-Status.

2. Wenn eine Revision nach der Genehmigung erforderlich ist

Sobald ein Entwurf den Status Vom Manager genehmigt oder An Kunden gesendet erreicht hat, können Sie das Angebot nicht mehr ändern. Stattdessen müssen Sie eine Revision des Dokuments erstellen. Diese Revision kann für alle Angebote durchgeführt werden, die genehmigt wurden oder storniert sind.

Wenn Sie ein Storniertes oder ein Abgelehntes Angebot überarbeiten müssen, können Sie dies anhand dieser Anleitung tun:

Sie müssen kein neues Angebot von Grund auf neu erstellen.

1. Öffnen Sie das Abgelehnte (oder Stornierte) Angebot.

2. Wählen Sie die Option Angebot überarbeiten.

3. Das System generiert eine R1 (Revision 1) basierend auf diesem abgelehnten/stornierten Angebot.

Was bedeutet die neue Angebotsreferenz: 'R1'?

Wenn Sie ein genehmigtes oder gesendetes Angebot überarbeiten, weist das System automatisch eine neue Referenzkennung und Version zu.

Zum Beispiel, wenn die ursprüngliche Referenz Q-2025-11-003 war, wird die erste Revision zu Q-2025-11-003-R1.

• Das Tag R1 zeigt an, dass es sich bei diesem Dokument um die erste Revision des ursprünglichen Angebots handelt. Wenn Sie es erneut überarbeiten, erstellt das System automatisch R2 und so weiter.

  
  

• Dieses klare Nummerierungssystem beseitigt Verwirrung und stellt sicher, dass jeder in Ihrem Team – und Ihr Kunde – mit den neuesten Preisen und Bedingungen arbeitet.

Wie man den Status eines Angebots ändert

Billing As A Service gibt Ihrem Team flexible Kontrolle über den Angebots-Workflow und ermöglicht es Ihnen, den Status entweder direkt aus der Hauptliste oder innerhalb des Angebotsformulars selbst zu verwalten.

Wenn Sie das eigentliche Angebotsdokument ansehen, bietet das Dropdown-Menü integrierte, zeitsparende Aktionen für Besitzer (Owners):

Den Status im Angebot ändern

Wie man ein Angebot löscht

• Genehmigen: Verschiebt das Angebot in den Status 'Genehmigt'.

• Genehmigen & PDF herunterladen: Genehmigt das Angebot und generiert das fertige PDF für den manuellen Versand oder die Archivierung.

• Genehmigen & per E-Mail senden: Dies ist die schnellste Option. Sie genehmigt das Angebot und sendet es über Ihre synchronisierte Outlook-E-Mail sofort an den verknüpften Kundenkontakt in Organisation/Kontakt.

• Entwurf stornieren: Aktualisiert den Status auf "Storniert" und setzt ihn auf den Status "Entwurf" zurück. Um ein neues Angebot zu entwerfen, müssen Sie "Entwurf überarbeiten" wählen.

• Entwurf löschen: Das Löschen eines Angebots löscht das Angebot dauerhaft. Sie können ein Angebot nur löschen, wenn es sich noch im Status Entwurf befindet.

Status aus der Liste ändern

Sie können Ihren Status schnell ändern, ohne jedes Dokument öffnen zu müssen. Wenn Sie Ihre Liste der Angebote ansehen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (...) auf der rechten Seite der Zeile, um auf wichtige Aktionen zuzugreifen und Ihren Angebotsstatus bequemer festzulegen.

Testen Sie CRM kostenlos!

---

TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.