Gruppensichtbarkeit in CRM As A Service
- Marc (TeamsWork)
- vor 4 Stunden
- 3 Min. Lesezeit
In CRM As A Service legen die Sichtbarkeitseinstellungen fest, wer neu erstellte Elemente sehen und mit ihnen arbeiten kann – von Kontakten und Leads bis hin zu Verkaufschancen und Organisationen. Diese Einstellungen ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit, während sensible Daten geschützt bleiben.
Dieser Artikel erklärt, wie die Gruppensichtbarkeit in CRM As A Service funktioniert, einschließlich der Unterschiede zwischen Privater, Gruppen- und Organisationssichtbarkeit sowie der Rolle von Gruppen bei der Zugriffskontrolle. Sie erfahren, wie diese Regeln in der Praxis angewendet werden, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit Zugriff haben – ohne unnötige Komplexität.
Standardsichtbarkeit konfigurieren (Besitzer) Sichtbarkeit manuell konfigurieren Beispiel-Anwendungsfall
Hinweis: Gruppensichtbarkeit ist nur in bestimmten Tarifen verfügbar. Bitte prüfen Sie unsere Preisübersicht.
Standardsichtbarkeit konfigurieren
CRM-Besitzer können die Standardsichtbarkeit für jeden Elementtyp in CRM As A Service festlegen. Diese bestimmt, wie neue Elemente zum Zeitpunkt der Erstellung freigegeben werden.
1. Privat
Privat ist die restriktivste Sichtbarkeitseinstellung. Wenn ein Element auf Privat gesetzt ist, kann es nur von folgenden Personen eingesehen werden:
Dem Besitzer des Elements
Den Gruppenbesitzern (nur für private Elemente innerhalb ihrer Gruppe)
Reguläre Gruppenmitglieder haben keinen Zugriff, es sei denn, sie werden als Mitarbeiter (Collaborators) hinzugefügt. Diese Sichtbarkeit eignet sich besonders für frühe Leads, sensible Verkaufschancen oder Entwürfe.
2. Gruppe
Die Sichtbarkeit Gruppe ermöglicht eine strukturierte Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Wenn ein Element auf Gruppe gesetzt ist, erhalten Zugriff:
Der Besitzer des Elements
Alle Gruppenmitglieder
Die Gruppenbesitzer
Diese Einstellung eignet sich ideal für regionale Teams, Abteilungen oder funktionale Gruppen mit gemeinsamem Zugriff. Gehört der Besitzer zu einer Gruppe mit nur einem Mitglied, verhält sich die Gruppensichtbarkeit wie die private Sichtbarkeit.
Gehört ein Benutzer mehreren Gruppen an (als Mitglied oder Besitzer), kann er beim Erstellen eines Elements eine bevorzugte Gruppe auswählen.
3. Organisation
Die Sichtbarkeit Organisation macht ein Element für alle Benutzer im CRM verfügbar. CRM As A Service unterstützt zwei Organisationsmodi:
rganisation (Lesen): Alle Benutzer können das Element anzeigen
Organisation (Schreiben): Alle Benutzer können das Element anzeigen und bearbeiten
Diese Einstellung wird häufig für gemeinsam genutzte Organisationen, globale Kontakte oder Referenzdaten verwendet.
Sichtbarkeit manuell konfigurieren
Elementbesitzer können die Sichtbarkeit ihrer eigenen Elemente direkt auf der jeweiligen Elementseite manuell ändern. Auf Seiten wie Lead, Verkaufschance, Kontakt oder Organisation kann die Sichtbarkeit oben auf der Seite angepasst werden. Änderungen treten sofort in Kraft und folgen denselben Regeln der Gruppensichtbarkeit.
Beispiel-Anwendungsfall
Um die Gruppensichtbarkeit in der Praxis zu veranschaulichen, betrachten wir die Struktur der regionalen Vertriebsteams von Contoso Teams. Das Unternehmen verfügt über zwei Vertriebsgruppen – US West Sales und US East Sales – die jeweils für ihre eigenen Regionen verantwortlich sind.
Anwendungsfall 1: Gruppensichtbarkeit innerhalb eines Teams
Alex, Mitglied des Teams US West Sales, erstellt einen Lead für einen potenziellen Kunden in der westlichen Region und setzt die Sichtbarkeit auf Gruppe. Entsprechend den Regeln der Gruppensichtbarkeit wird der Lead automatisch mit allen Mitgliedern von Alex’ Gruppe geteilt.
Alex und Diego (US West Sales) können auf den Lead zugreifen
Allan und Adele (US East Sales) können den Lead nicht sehen
Anwendungsfall 2: Private Sichtbarkeit mit Zugriff für Gruppenbesitzer
Allan, Mitglied von US East Sales, erstellt einen Lead und setzt die Sichtbarkeit auf Privat. Obwohl Adele derselben Gruppe angehört, kann sie nicht auf den Lead zugreifen, da die private Sichtbarkeit den Zugriff auf den Besitzer beschränkt.
Allan kann auf den Lead zugreifen
Adele kann nicht darauf zugreifen, obwohl sie derselben Gruppe angehört
Alex kann nicht darauf zugreifen, da er einer anderen Gruppe angehört
Anwendungsfall 3: Benutzer gehört mehreren Gruppen an
Als Manager gehört Megan sowohl zu US West Sales als auch zu US East Sales. Beim Erstellen eines Leads wird sie aufgefordert, eine bevorzugte Gruppe auszuwählen. Die Gruppensichtbarkeit des Leads folgt anschließend der ausgewählten Gruppe.
Wählt Megan US West Sales, können Alex und Diego auf den Lead zugreifen
Allan und Adele können nicht darauf zugreifen
Fazit
Sichtbarkeit und Gruppen sind zentrale Bausteine für eine sichere Zusammenarbeit in CRM As A Service. Richtig konfiguriert stellen sie sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit über die passenden Zugriffsrechte verfügen – ohne zusätzliche Komplexität für die Benutzer.
Mit klaren Standardeinstellungen und gut strukturierten Gruppen können sich Teams stärker auf den Abschluss von Deals, die Bearbeitung von Fällen und den Aufbau starker Kundenbeziehungen konzentrieren.
TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM as a Service, Ticketing as a Service und Checklist as a Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.
Kommentare