Configureer een Issue Tracking Systeem in Microsoft Teams met Ticketing as a Service

Een Microsoft-issue tracker helpt teams om problemen op een georganiseerde manier te registreren, toe te wijzen en op te lossen. Wanneer Microsoft Teams al de hoofdwerkruimte is, zorgt het beheren van issues buiten Teams voor extra stappen en verlies van context.

Om dit te voorkomen, laat dit artikel zien hoe je een Microsoft Teams-issue tracker instelt met Ticketing As A Service, inclusief ticketformulieren, workflows en e-mailgebaseerde issue-inname.

Wat is een Issue Tracking Systeem?

Een Issue Tracking Systeem (ITS) is een systeem dat wordt gebruikt om problemen gestructureerd en centraal te registreren, toe te wijzen, te volgen en op te lossen. Elk issue wordt vastgelegd als een ticket met belangrijke informatie zoals probleemomschrijving, eigenaar, status en oplossingsgeschiedenis. Dit stelt teams in staat om issues consistent te beheren en te voorkomen dat verzoeken verloren gaan in chats, e-mails of spreadsheets.

Waar worden Issue Tracking Systemen voor gebruikt?

Issue tracking systems are used for IT support, customer service, operational requests, and internal problem management where visibility, ownership, and accountability are required.

Wat is een Microsoft Teams Issue Tracker?

Een Microsoft Teams-issue tracker is een issue tracking systeem dat direct binnen Microsoft Teams draait. Het stelt teams in staat om issues te creëren, bij te werken en op te lossen als tickets binnen Teams-kanalen, chats of apps, zonder afhankelijk te zijn van een extern ticketplatform.

Waarom een Issue Tracker binnen Microsoft Teams gebruiken?

Het gebruik van een issue tracker buiten Microsoft Teams voegt extra stappen toe en verdeelt context over verschillende tools. Een native Teams-issue tracker houdt issuebeheer verbonden met dagelijkse samenwerking, waardoor tickets worden aangemaakt waar de gesprekken al plaatsvinden en updates zichtbaar blijven zonder van platform te wisselen.

Belangrijkste functies van een Issue Tracking Systeem

• Een issue melden: een teamlid maakt een ticket met een duidelijke omschrijving en relevante details.

• Het issue toewijzen: het ticket wordt toegewezen aan een specifieke persoon of team dat verantwoordelijk is voor de afhandeling.

• Het issue volgen: het systeem toont de huidige status van het ticket en laat updates of opmerkingen toe terwijl het werk vordert.

• Het issue oplossen: zodra het probleem is afgehandeld, wordt het ticket gesloten en als opgelost geregistreerd.

Hoe een Issue Tracking Systeem in Microsoft Teams te configureren

Voordat je issue tracking configureert, moet je Ticketing As A Service toevoegen aan Microsoft Teams. Voor installatie-instructies kun je de tutorialvideo bekijken over het installeren van Ticketing As A Service.

1) Configureer ticketformulieren voor issue tracking

Ticketformulieren bepalen welke informatie wordt vastgelegd wanneer een issue wordt aangemaakt. Een juiste configuratie zorgt ervoor dat tickets vanaf het begin volledig en bruikbaar zijn. Open de instellingen van het ticketformulier en voeg aangepaste velden toe op basis van je behoeften voor issue-inname.

Voorbeelden van velden zoals “Producttype”, “Datum van issue” en “Productnummer” geven het supportteam direct context. Zo kan het team sneller issues beoordelen, minder vervolgvragen stellen en nauwkeuriger reageren. Rangschik velden logisch zodat de inzendingen consistent blijven over alle verzoeken.

2) Configureer je workflow voor issue tracking

Het aanpassen van de ticketing workflow helpt teams om issues soepeler van begin tot eind te beheren. De workflow kan worden aangepast aan hoe je team daadwerkelijk werkt.

Je kunt stappen toevoegen zoals een goedkeuringsfase of een status “in afwachting” wanneer een issue tijdelijk gepauzeerd moet worden. Stappen kunnen ook worden herschikt om eigenaarschap en overdrachten duidelijker te maken, zodat werk tussen teams vloeiender verloopt.

3) Configureer e-mail naar ticket

De functie e-mail naar ticket stelt teams in staat om verzoeken die via e-mail binnenkomen automatisch te registreren. Wanneer iemand een e-mail stuurt, maakt Ticketing As A Service een ticket, slaat het bericht op en stuurt een bevestiging naar de afzender. Zo worden e-mailverzoeken gevolgd en op dezelfde manier behandeld als issues die direct in Teams zijn aangemaakt.

Extra mogelijkheden voor schaalbare issue management

Ticketing As A Service biedt tags, automatiseringsregels, API-integraties en Power BI-rapportages.

Deze functies helpen teams om issues te organiseren, handmatig werk te verminderen, verbinding te maken met andere systemen en ticketprestaties in de loop van de tijd te analyseren.

Probeer Ticketing nu gratis

---

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.