Sistema de chamados jurídico no Microsoft Teams
- Marc (TeamsWork)
- há 3 dias
- 6 min de leitura
Um sistema de chamados jurídico oferece aos seus advogados um único lugar para receber, acompanhar e resolver cada solicitação que chega da empresa. Revisões de contratos, acordos de confidencialidade (NDAs) e dúvidas de conformidade deixam de chegar como e-mails espalhados e passam a ser chamados rastreáveis, que podem ser acompanhados da abertura até a aprovação.
Quando esse sistema funciona direto no Microsoft Teams, onde os colegas já procuram o jurídico, o registro fica ainda mais simples. Este guia mostra o que um sistema de chamados jurídico faz, por que as equipes internas precisam dele e como usá-lo direto no Teams.
O que é um sistema de chamados jurídico?
Um sistema de chamados jurídico transforma as solicitações jurídicas recebidas em chamados rastreáveis, para que a abertura, a atribuição e a resolução sigam um único processo consistente. Cada solicitação entra por um formulário, vira um chamado com um responsável e um prazo, e permanece visível até o caso ser encerrado.
Esse registro documentado diferencia um verdadeiro sistema de chamados de uma caixa de entrada compartilhada, e é por isso que as equipes internas adotam um sistema de chamados no Teams em vez de gerenciar solicitações por e-mail.
Por que os departamentos jurídicos precisam de um sistema de chamados
Os departamentos jurídicos precisam de um sistema de chamados porque o volume de solicitações cresce mais rápido que a equipe e o e-mail não oferece como priorizar, acompanhar ou analisar o trabalho. Sem uma abertura estruturada, algumas solicitações se perdem e ninguém enxerga em que ponto um caso está. Isso vale para as solicitações internas dos seus próprios colegas. As equipes que cuidam da admissão de clientes externos são mais bem atendidas por CRM as a Service para admissão de clientes.
Um sistema de chamados dedicado resolve os problemas que os jurídicos internos enfrentam toda semana:
Abertura dispersa: as solicitações chegam por e-mail, chat e conversas de corredor, então nada fica centralizado.
Falta de visibilidade: nem o solicitante nem o responsável jurídico sabe se um caso está em andamento, aguardando ou concluído.
Prazos perdidos: revisões de contratos e renovações não têm prazo nem lembrete, então o trabalho urgente se perde.
Responsabilidade indefinida: sem um responsável atribuído, as solicitações passam de mão em mão ou ficam paradas.
Sem trilha de auditoria: quando a área de conformidade ou um auditor pergunta quem cuidou de um caso, a resposta está apenas na memória de alguém.
Uma comparação rápida mostra por que um sistema de chamados estruturado supera uma caixa de entrada compartilhada no trabalho jurídico:
Recurso | Caixa de entrada compartilhada | Sistema de chamados jurídico |
|---|---|---|
Responsabilidade | Solicitações ficam sem atribuição | Cada solicitação tem um responsável |
Visibilidade | Sem status para consultar | Status em tempo real para cada caso |
Prazos | Perdidos com facilidade | Monitorados por SLA, alerta em caso de risco |
Trilha de auditoria | Inexistente | Histórico de atividades completo |
O que observar em um sistema de chamados jurídico
Os recursos que importam em um sistema de chamados jurídico servem todos a um único objetivo: transformar uma abertura desorganizada em um processo rastreável e responsável. Observe os seis recursos abaixo, mostrados aqui no Ticketing as a Service no Microsoft Teams.
Formulários de abertura personalizados para cada solicitação jurídica
Formulários de abertura personalizados garantem que cada solicitação chegue com os dados de que o jurídico realmente precisa. Um formulário de revisão de contrato pode pedir a contraparte e o prazo, enquanto uma solicitação de NDA captura apenas as partes e a finalidade, para que os advogados parem de correr atrás de informações que faltam. Um formulário de chamado flexível por tipo de solicitação garante que cada envio esteja completo desde o início.
Tags para categorizar e priorizar os casos
As tags permitem organizar as solicitações por tipo e urgência assim que chegam. Marque os chamados como revisão de contrato, litígio, conformidade ou trabalhista e defina uma prioridade, para que uma questão regulatória urgente passe à frente de uma dúvida de rotina. As mesmas tags, categorias e filtros permitem organizar a fila por tipo de caso a qualquer momento.
Atribuição automática para a pessoa certa
A atribuição automática encaminha cada solicitação para a pessoa certa, sem triagem manual. Encaminhe contratos comerciais para uma advogada e casos trabalhistas para outro colega conforme a tag do chamado, para que o trabalho comece sem gargalo na abertura.
SLAs para proteger os prazos
Os acordos de nível de serviço colocam um cronômetro em cada solicitação, o que mantém o trabalho jurídico com prazo dentro do cronograma. Defina tempos de resposta e de resolução por nível de prioridade, para que uma questão regulatória urgente tenha um prazo mais apertado que uma solicitação de baixa prioridade, e o sistema avisa sobre qualquer caso em risco antes que ele saia do controle.
Fluxos de status e uma trilha de auditoria em conformidade
Os fluxos de status acompanham um caso pelas etapas que a sua equipe realmente usa, e cada mudança é registrada para construir uma trilha de auditoria em conformidade. Crie etapas próprias como Em análise, Aguardando informações ou Em negociação, e feche o ciclo com a confirmação integrada: o advogado responsável marca um caso como resolvido, e o solicitante confirma e fecha ou reabre se for preciso mais trabalho.
Cada encerramento registra um motivo, conforme o caso tenha sido resolvido, cancelado ou não pôde ser resolvido, de modo que o histórico mostra não só quando um caso terminou, mas também por quê, seguindo o mesmo fluxo de status resolvido e fechado usado em todo o aplicativo.
Saiba mais sobre os fluxos de trabalho personalizados.
Visibilidade por grupos para manter a confidencialidade
A visibilidade por grupos controla quem pode ver e trabalhar em cada caso, o que protege o sigilo profissional e a confidencialidade em assuntos jurídicos sensíveis. O proprietário do Ticketing cria grupos com filtros por tag ou status por meio de regras de visibilidade por grupos, de modo que um caso de litígio ou de fusões e aquisições marcado como confidencial apareça apenas para os advogados daquele grupo, enquanto as solicitações de rotina continuam visíveis para toda a equipe.
Use seu sistema de chamados jurídico direto no Microsoft Teams
Usar seu sistema de chamados jurídico direto no Microsoft Teams elimina o atrito de adotar uma plataforma separada. O Ticketing as a Service mantém toda a operação onde os colegas já procuram o jurídico, para que os solicitantes abram chamados sem sair do Teams e os advogados gerenciem a fila na mesma janela.
Inclui um teste gratuito de um mês e cobrança por organização, então toda a equipe jurídica fica coberta com um único plano. Configure um formulário de abertura para a sua solicitação mais frequente e veja como a abertura jurídica fica mais organizada em uma semana.
Perguntas frequentes
O que é um sistema de chamados jurídico?
Um sistema de chamados jurídico é um sistema que captura as solicitações jurídicas recebidas como chamados e as acompanha da abertura à resolução. Ele dá às equipes internas um único lugar para receber revisões de contratos, dúvidas de conformidade e outras solicitações, atribuir um responsável, definir prazos e manter um registro de como cada caso foi tratado.
Os departamentos jurídicos precisam de um software próprio ou basta uma ferramenta de TI?
Os departamentos jurídicos podem usar uma ferramenta de chamados genérica, e muitos usam. O fator decisivo é se a ferramenta oferece formulários de abertura personalizados, tags e uma trilha de auditoria adequados ao trabalho jurídico, e não a incidentes de TI. Um aplicativo configurável como o Ticketing as a Service permite que um jurídico monte seus próprios formulários, categorias e fluxos de trabalho sem precisar de um produto exclusivamente jurídico.
Qual a diferença entre um sistema de chamados jurídico e uma caixa de entrada compartilhada?
Um sistema de chamados jurídico atribui a cada solicitação um responsável, um status e um prazo, algo que uma caixa de entrada compartilhada não faz. O e-mail deixa as solicitações sem organização e sem acompanhamento, enquanto um sistema de chamados mostra exatamente em que ponto cada caso está e mantém um histórico completo para conformidade.
Um sistema de chamados jurídico pode funcionar dentro do Microsoft Teams?
Sim, um sistema de chamados jurídico pode funcionar totalmente dentro do Microsoft Teams. Com o Ticketing as a Service, os solicitantes abrem chamados e os advogados os tratam sem sair do aplicativo que a empresa já usa, com formulários de abertura, atribuição automática, SLAs e trilhas de auditoria funcionando dentro do Teams.
Um sistema de chamados jurídico pode manter casos sensíveis confidenciais?
Sim, um sistema de chamados jurídico pode restringir o acesso para que os casos sensíveis permaneçam confidenciais. No Ticketing as a Service, a visibilidade por grupos permite que o proprietário do Ticketing limite um caso de litígio ou de fusões e aquisições a um grupo específico, enquanto as solicitações de rotina continuam visíveis para o restante da equipe, o que protege o sigilo profissional sem criar um sistema separado.
O que um sistema de chamados jurídico deve registrar?
Um sistema de chamados jurídico deve registrar o tipo de solicitação, o responsável, a prioridade, o prazo, o status atual e um histórico de atividades completo. Juntos, esses dados dão ao jurídico a visibilidade para priorizar o trabalho e a trilha de auditoria para comprovar como um caso foi tratado.
O TeamsWork é membro da Microsoft Partner Network e é especializado no desenvolvimento de Aplicativos de Produtividade que aproveitam o poder da plataforma Microsoft Teams e seu ecossistema dinâmico. Seus produtos SaaS, como CRM as a Service, Ticketing as a Service e Checklist as a Service, são altamente aclamados pelos usuários. Eles são conhecidos pela interface amigável, integração perfeita com o Microsoft Teams e planos de preços acessíveis. O TeamsWork se orgulha de desenvolver soluções de software inovadoras que aumentam a produtividade das empresas, ao mesmo tempo em que permanecem acessíveis para qualquer orçamento.
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