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Ticketsystem für die Rechtsabteilung in Microsoft Teams

Ein Ticketsystem für die Rechtsabteilung gibt Ihren Juristinnen und Juristen einen zentralen Ort, um jede Anfrage aus dem Unternehmen zu erfassen, zu verfolgen und zu bearbeiten. Vertragsprüfungen, Geheimhaltungsvereinbarungen (NDAs) und Compliance-Fragen kommen nicht länger als verstreute E-Mails an, sondern werden zu nachverfolgbaren Tickets, die sich von der Eingabe bis zur Freigabe lückenlos verfolgen lassen.


Wenn dieses Ticketsystem direkt in Microsoft Teams läuft, wo Kolleginnen und Kollegen die Rechtsabteilung ohnehin erreichen, wird die Erfassung noch einfacher. Dieser Leitfaden zeigt, was ein Ticketsystem für die Rechtsabteilung leistet, warum interne Teams es brauchen und wie Sie es direkt in Teams betreiben.


Was ist ein Ticketsystem für die Rechtsabteilung?

Ein Ticketsystem für die Rechtsabteilung wandelt eingehende juristische Anfragen in nachverfolgbare Tickets um, sodass Erfassung, Zuweisung und Bearbeitung einem einheitlichen Prozess folgen. Jede Anfrage kommt über ein Formular herein, wird zu einem Ticket mit Eigentümer und Fälligkeitsdatum und bleibt sichtbar, bis der Vorgang abgeschlossen ist.


Dieser dokumentierte Verlauf unterscheidet ein echtes Ticketsystem von einem gemeinsamen Postfach und ist der Grund, warum interne Teams ein juristisches Ticketsystem einsetzen, statt Anfragen per E-Mail zu verwalten.


Warum Rechtsabteilungen ein Ticketsystem brauchen

Rechtsabteilungen brauchen ein Ticketsystem, weil das Anfragevolumen schneller wächst als das Team und E-Mail keine Möglichkeit bietet, Arbeit zu priorisieren, zu verfolgen oder auszuwerten. Ohne strukturierte Erfassung gehen Anfragen unter und niemand sieht, wo ein Vorgang steht. Dies betrifft interne Anfragen aus dem eigenen Unternehmen. Teams, die stattdessen die Aufnahme externer Mandanten abwickeln, sind mit CRM as a Service für die Mandantenaufnahme besser bedient.


Ein dediziertes Ticketsystem löst die Probleme, mit denen interne Rechtsabteilungen jede Woche konfrontiert sind:

  • Verstreute Erfassung: Anfragen kommen per E-Mail, Chat und Zuruf, sodass nichts zentral erfasst wird.

  • Fehlende Transparenz: Weder die anfragende Person noch die Leitung der Rechtsabteilung sieht, ob ein Vorgang läuft, wartet oder erledigt ist.

  • Verpasste Fristen: Vertragsprüfungen und Verlängerungen haben keine Fälligkeiten oder Erinnerungen, sodass zeitkritische Arbeit untergeht.

  • Schwache Verbindlichkeit: Ohne zugewiesenen Eigentümer werden Anfragen hin- und hergereicht oder bleiben liegen.

  • Kein Prüfpfad: Wenn Compliance oder eine Prüferin fragt, wer einen Vorgang bearbeitet hat, liegt die Antwort nur im Gedächtnis einzelner.


Ein kurzer Vergleich zeigt, warum ein strukturiertes Ticketsystem einem gemeinsamen Postfach in der juristischen Arbeit überlegen ist:


Funktion

Gemeinsames Postfach

Ticketsystem für die Rechtsabteilung

Zuständigkeit

Anfragen bleiben unzugewiesen

Jede Anfrage hat einen Eigentümer

Transparenz

Kein Status ersichtlich

Live-Status für jeden Vorgang

Fristen

Leicht übersehen

SLA-überwacht, Warnung bei Risiko

Prüfpfad

Nicht vorhanden

Vollständige Aktivitätshistorie


Worauf Sie bei einem Ticketsystem für die Rechtsabteilung achten sollten

Die Funktionen, die bei einem Ticketsystem für die Rechtsabteilung zählen, dienen alle einem Ziel: unübersichtliche Erfassung in einen nachvollziehbaren, verbindlichen Prozess zu verwandeln. Achten Sie auf die folgenden sechs Funktionen, die hier jeweils in Ticketing as a Service in Microsoft Teams gezeigt werden.


Individuelle Eingabeformulare für jede juristische Anfrage

Individuelle Eingabeformulare stellen sicher, dass jede Anfrage mit den Angaben ankommt, die die Rechtsabteilung tatsächlich braucht. Ein Formular für die Vertragsprüfung kann nach Vertragspartner und Frist fragen, während eine NDA-Anfrage nur Parteien und Zweck erfasst, sodass Juristinnen und Juristen Anfragenden nicht länger fehlende Angaben hinterherlaufen müssen. Ein flexibles Ticketformular je Anfragetyp sorgt dafür, dass jede Einreichung von Anfang an vollständig ist.



Tags zum Kategorisieren und Priorisieren von Vorgängen

Mit Tags sortieren Sie Anfragen im Moment des Eingangs nach Art und Dringlichkeit. Kennzeichnen Sie Tickets als Vertragsprüfung, Rechtsstreit, Compliance oder Arbeitsrecht und vergeben Sie eine Priorität, damit eine zeitkritische regulatorische Frage vor einer Routineanfrage steht. Dieselben Tags, Kategorien und Filter lassen die Warteschlange jederzeit nach Vorgangsart aufschlüsseln.



Automatische Zuweisung an die zuständige Person

Die automatische Zuweisung leitet jede Anfrage ohne manuelle Sichtung direkt an die zuständige Person. Leiten Sie Handelsverträge an eine Kollegin und arbeitsrechtliche Vorgänge an einen anderen Kollegen weiter, basierend auf dem Tag des Tickets, sodass die Arbeit ohne Engpass bei der Erfassung beginnt.



SLAs zur Einhaltung von Fristen

Service Level Agreements setzen jeder Anfrage eine Uhr, was fristgetriebene juristische Arbeit im Zeitplan hält. Legen Sie Reaktions- und Bearbeitungszeiten je Prioritätsstufe fest, sodass eine dringende regulatorische Frage eine engere Frist trägt als eine Anfrage mit niedriger Priorität, und das Ticketsystem meldet gefährdete Vorgänge, bevor sie kippen.


Status-Workflows und ein lückenloser Prüfpfad

Status-Workflows verfolgen einen Vorgang durch die Phasen, die Ihr Team tatsächlich nutzt, und jede Änderung wird protokolliert, um einen lückenlosen Prüfpfad aufzubauen. Bauen Sie eigene Phasen wie In Prüfung, Warte auf Angaben oder In Verhandlung und schließen Sie den Kreis mit der eingebauten Bestätigung: Die zuständige Kollegin markiert einen Vorgang als gelöst, und die anfragende Person bestätigt und schließt ihn oder öffnet ihn erneut, falls weitere Arbeit nötig ist.


Jeder Abschluss hält einen Grund fest, ob der Vorgang behoben, storniert oder nicht lösbar war, sodass der Verlauf nicht nur zeigt, wann ein Vorgang endete, sondern auch warum, nach demselben Ablauf für gelöste und geschlossene Status wie in der gesamten App.




Gruppensichtbarkeit für vertrauliche Vorgänge

Die Gruppensichtbarkeit steuert, wer jeden Vorgang sehen und bearbeiten darf, was das Anwaltsgeheimnis und die Vertraulichkeit bei sensiblen juristischen Angelegenheiten schützt. Der Ticketing-Eigentümer legt Gruppen mit Filtern nach Tags oder Status über Regeln zur Gruppensichtbarkeit an, sodass ein als vertraulich markierter Rechtsstreit- oder M&A-Vorgang nur den Juristinnen und Juristen dieser Gruppe erscheint, während Routineanfragen für das gesamte Team sichtbar bleiben.



Betreiben Sie Ihr Ticketsystem für die Rechtsabteilung direkt in Microsoft Teams

Ihr Ticketsystem für die Rechtsabteilung direkt in Microsoft Teams zu betreiben, beseitigt die Reibung einer separaten Plattform. Ticketing as a Service hält den gesamten Betrieb dort, wo Kolleginnen und Kollegen die Rechtsabteilung ohnehin erreichen, sodass Anfragende Tickets erstellen, ohne Teams zu verlassen, und Juristinnen und Juristen ihre Warteschlange im selben Fenster verwalten.


Es gibt eine einmonatige kostenlose Testphase und eine Abrechnung pro Organisation, sodass das gesamte Rechtsteam mit einem einzigen Plan abgedeckt ist. Richten Sie ein Eingabeformular für Ihre häufigste Anfrage ein und sehen Sie, wie viel sauberer die juristische Erfassung schon in einer Woche wird.


Häufig gestellte Fragen

Was ist ein juristisches Ticketsystem?

Ein juristisches Ticketsystem ist ein System, das eingehende juristische Anfragen als Tickets erfasst und von der Eingabe bis zur Erledigung verfolgt. Es gibt internen Teams einen zentralen Ort, um Vertragsprüfungen, Compliance-Fragen und andere Anfragen entgegenzunehmen, einen Eigentümer zuzuweisen, Fristen zu setzen und festzuhalten, wie jeder Vorgang bearbeitet wurde.


Brauchen Rechtsabteilungen eine eigene Software oder genügt ein IT-Tool?

Rechtsabteilungen können ein allgemeines Tickettool nutzen, und viele tun das. Entscheidend ist, ob das Tool individuelle Eingabeformulare, Tags und einen Prüfpfad bietet, die zur juristischen Arbeit passen und nicht zu IT-Störungen. Eine konfigurierbare App wie Ticketing as a Service lässt eine Rechtsabteilung eigene Formulare, Kategorien und Workflows gestalten, ohne ein rein juristisches Produkt zu benötigen.


Wie unterscheidet sich ein juristisches Ticketsystem von einem gemeinsamen E-Mail-Postfach?

Ein juristisches Ticketsystem weist jeder Anfrage einen Eigentümer, einen Status und eine Frist zu, was ein gemeinsames Postfach nicht leisten kann. E-Mail lässt Anfragen unsortiert und unverfolgt, während ein Ticketsystem genau zeigt, wo jeder Vorgang steht, und einen vollständigen Verlauf für die Compliance bewahrt.


Kann ein juristisches Ticketsystem in Microsoft Teams laufen?

Ja, ein juristisches Ticketsystem kann vollständig in Microsoft Teams laufen. Mit Ticketing as a Service reichen Anfragende Tickets ein und Juristinnen und Juristen bearbeiten sie, ohne die App zu verlassen, die das Unternehmen ohnehin nutzt, wobei Eingabeformulare, automatische Zuweisung, SLAs und Prüfpfade alle innerhalb von Teams funktionieren.


Kann ein juristisches Ticketsystem sensible Vorgänge vertraulich halten?

Ja, ein juristisches Ticketsystem kann den Zugriff einschränken, sodass sensible Vorgänge vertraulich bleiben. In Ticketing as a Service kann der Ticketing-Eigentümer über die Gruppensichtbarkeit einen Rechtsstreit- oder M&A-Vorgang auf eine bestimmte Gruppe beschränken, während Routineanfragen für das übrige Team sichtbar bleiben, was das Anwaltsgeheimnis schützt, ohne ein separates System zu schaffen.


Was sollte ein Ticketsystem für die Rechtsabteilung erfassen?

Ein Ticketsystem für die Rechtsabteilung sollte Anfragetyp, Eigentümer, Priorität, Frist, aktuellen Status und eine vollständige Aktivitätshistorie erfassen. Zusammen geben diese einer Rechtsabteilung die Transparenz zum Priorisieren und den Prüfpfad, um zu belegen, wie ein Vorgang bearbeitet wurde.

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