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Verwaltung Ihrer E-Mail-Synchronisation in CRM As A Service

Aktualisiert: 14. Aug.

Effiziente E-Mail-Kommunikation ist entscheidend für die effektive Verwaltung von Leads und Verkaufschancen. Mit CRM As A Service, einem Microsoft Teams CRM, das in das Microsoft-Ökosystem integriert ist, können Sie E-Mails nahtlos zwischen CRM und Outlook synchronisieren und so einen vollständigen 360-Grad-Blick auf alle Kundeninteraktionen erhalten.

Vorteile der E-Mail-Synchronisation:

  1. Zentrale Postfachverwaltung: Anzeigen und Verwalten Ihres Outlook-Postfachs direkt in der CRM-App, sodass Sie alle Ihre E-Mails auf einer einzigen Plattform bearbeiten können, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

  2. Kontextbezogene E-Mail-Sichtbarkeit: Müheloser Zugriff auf und Visualisierung von E-Mails, die mit bestimmten Kontakten, Leads, Opportunities und Cases verknüpft sind, um alle relevanten Informationen griffbereit zu haben und effizient nachfassen zu können.

  3. E-Mail-Versand: Sie können E-Mails direkt an jeden Ihrer Kontakte senden, ohne CRM As A Service zu verlassen.

  4. E-Mail-Protokollierung: Automatisches Nachverfolgen und Protokollieren aller E-Mail-Interaktionen für jede Entität – Leads, Opportunities, Organisationen, Cases und Kontakte – für eine vollständige Kommunikationshistorie, die ein besseres Follow-up und fundierte Entscheidungen ermöglicht.


In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie die E-Mail-Synchronisation einrichten und nutzen, um Ihre Kommunikation zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern.



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Einrichtung der E-Mail-Synchronisation


So richten Sie die E-Mail-Synchronisation in CRM As A Service ein:

  1. Einstellungen aufrufen: Navigieren Sie zur CRM-Seite und wählen Sie „Einstellungen“.

  2. Tenant-Einstellungen öffnen: Unter „Tenant-Einstellungen“ die Option „E-Mail-Synchronisation“ auswählen.

  3.  E-Mail-Konto hinzufügen: Klicken Sie auf „+ E-Mail-Konto“, um Ihr Outlook-Konto zu verknüpfen. Dadurch werden alle E-Mails aus Ihrem Outlook-Postfach mit CRM synchronisiert.


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Beim Einrichten Ihrer Postfachsynchronisierung werden Sie aufgefordert, eine der folgenden Optionen auszuwählen:


Konfigurationsseite für die Synchronisierung des Postfachs

  • Private Mailbox Sync: E-Mails, die Sie senden und empfangen, erscheinen im CRM, sind jedoch nur für Sie sichtbar.

  • Shared Mailbox Sync: E-Mails, die Sie senden und empfangen, erscheinen im CRM und sind für alle Benutzer sichtbar.

  • Send Email Only: E-Mails, die Sie empfangen, erscheinen nicht im CRM. Sie können jedoch weiterhin E-Mails direkt aus dem CRM an Kontakte senden.


E-Mails verwalten und visualisieren


Sobald die E-Mail-Synchronisierung mit Private oder Shared Mailbox Sync aktiviert ist, werden alle E-Mails aus Ihrem Outlook-Konto in der Postfachoberfläche des CRM angezeigt. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Ihr gesamtes Postfach direkt über CRM As A Service zu verwalten, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen.


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Kontextbezogene E-Mail-Sichtbarkeit


Wenn Sie sowohl Private als auch Shared Mailbox Sync konfiguriert haben, werden alle E-Mails, die Sie von einem Kontakt erhalten oder an ihn senden, auf der Registerkarte Verlauf dieses Kontakts angezeigt.


Im folgenden Beispiel habe ich eine E-Mail von einem Kontakt namens Allan Deyoung erhalten. Seine E-Mail erscheint auf Allans Registerkarte „Verlauf“.

E-Mail von Allan Deyoung erhalten, der in der Registerkarte „Kontaktverlauf“ in CRM As A Service aufgeführt ist.

Als ich Allan geantwortet habe, wurde die gesendete E-Mail ebenfalls im selben Verlauf registriert.


Die an Allan Deyoung gesendete E-Mail wird auf der Registerkarte „Verlauf“ mit einem anderen Symbol angezeigt, das eine ausgehende Nachricht kennzeichnet.

CRM As A Service erfasst automatisch die E-Mail-Konversation und verknüpft sie mit dem entsprechenden Lead, der Opportunity oder dem Case, der Allan zugeordnet ist.


Hier sehen Sie, dass dieselbe E-Mail auch in der mit Allan verknüpften Opportunity erscheint.


E-Mail-Verlauf in einem Opportunity-Datensatz sichtbar, der mit einem Kontakt in CRM as a Service verknüpft ist und den synchronisierten Kommunikationskontext anzeigt.

Hinweis: Es werden nur E-Mails angezeigt, die nach der Konfiguration der Postfachsynchronisierung gesendet oder empfangen wurden.


E-Mails direkt aus CRM As A Service versenden

Senden Sie E-Mails direkt aus dem Aktivitätsformular.

Alle ausgehenden Nachrichten werden in das CRM-System integriert, sodass Ihr gesamtes Team den Überblick über die Kommunikation behält und optimal zusammenarbeiten kann.


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 Ich hoffe, du genießt diesen Beitrag!


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TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.


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