Top 5 Lead-Management-Software 2026 (Funktionen, Preise, Beste Einsatzbereiche)

Lead-Management-Software soll Follow-ups vereinfachen und nicht ein weiteres System schaffen, das das Team meidet. Da Vertriebsteams immer mehr Zeit in Kollaborationstools verbringen, ist die beste Software diejenige, die sich nahtlos in die tägliche Arbeit einfügt. Die eigentliche Herausforderung besteht heute nicht darin, mehr Tools zu finden, sondern eines auszuwählen, das vom Team konsequent gepflegt wird.

Dieser Leitfaden vergleicht fünf weit verbreitete Lead-Management-Software-Lösungen anhand von Benutzerfreundlichkeit, Preisgestaltung und dem jeweils besten Einsatzbereich für unterschiedliche Vertriebs-Workflows.

Schneller Vergleich

Software	Am besten geeignet für	Besondere Stärken	Preis (ab)
CRM as a Service by TeamsWork	Vertriebsteams, die Microsoft Teams täglich nutzen	Teams-basiertes CRM, Outlook-Synchronisierung, Lead-Tracking	Kostenlose Testversion, kostenpflichtige Pläne ab 8,75 US$ pro Organisation und Monat
HubSpot Sales Hub	Vertriebsteams mit Inbound- und Outbound-Fokus	Automatisierung, Forecasting, großes Ökosystem	Kostenlose Version, kostenpflichtige Pläne ab 15 US$ pro Nutzer und Monat
Pipedrive	Vertriebsteams mit Bedarf an einer einfachen Pipeline	Schnelle Einrichtung, visuelle Pipeline, Automatisierung	Kostenpflichtige Pläne ab 14 US$ pro Nutzer und Monat (jährliche Abrechnung)
Zoho CRM	Teams mit Fokus auf Preis-Leistungs-Verhältnis und Flexibilität	Breiter Funktionsumfang, flexible Tarife	Kostenlos für kleine Teams, kostenpflichtige Pläne ab ca. 14 US$ pro Nutzer und Monat
Salesforce Sales Cloud	Große Teams mit komplexen Vertriebsstrukturen	Anpassbarkeit, Reporting, Ökosystem	Kostenpflichtige Pläne ab 25 US$ pro Nutzer und Monat

Was ist Lead-Management-Software?

Lead-Management-Software wird verwendet, um Leads zu erfassen, zu qualifizieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Aktivitäten zu verfolgen und jeden Lead mit klar definierten nächsten Schritten durch die Pipeline zu führen.

Ist Lead-Management-Software dasselbe wie ein CRM?

Im heutigen Softwaremarkt sind beide häufig Teil derselben Plattform. Die meisten Tools, die als Lead-Management-Software bezeichnet werden, werden auch als CRM verkauft.

Der Unterschied liegt weniger in der Produktkategorie als in der Nutzung der Software. Lead Management konzentriert sich auf frühe Phasen wie das Erfassen von Leads, deren Qualifizierung und das Weiterführen von Prospects in Richtung Conversion. CRM geht darüber hinaus und verwaltet Accounts, Opportunities und Kundenbeziehungen über einen längeren Zeitraum.

Vereinfacht gesagt: Lead Management kümmert sich um die Akquise, während CRM den Ort bietet, an dem diese Beziehungen im Rahmen eines strukturierten Vertriebsmanagements weitergeführt werden.

Wenn du eine kurze Auffrischung möchtest, wie Lead Management in ein umfassenderes System passt, lies unseren Leitfaden Was ist CRM, bevor du Tools vergleichst.

Wie wählt man Lead-Management-Software aus?

Die „beste“ Lead-Management-Software hängt davon ab, wo dein Team täglich arbeitet und wie strukturiert dein Prozess sein muss. Bevor du Anbieter vergleichst, solltest du dir über folgende Punkte Klarheit verschaffen:

• Lead-Erfassung und Tracking: Können Leads aus Formularen, E-Mails oder Importen erfasst und alle Kontaktpunkte verfolgt werden? Wenn ihr den Prozess intern definiert, solltet ihr euch zuerst auf eure Lead-Management-Phasen einigen.

• Konsistente Qualifizierung: Achte auf Lead-Scoring, Pflichtfelder und Aktivitätserinnerungen, damit alle Vertriebsmitarbeiter Leads auf die gleiche Weise qualifizieren.

• Routing und Verantwortlichkeiten: Klare Zuweisungsregeln stellen sicher, dass jeder Lead einen Verantwortlichen hat und nichts übersehen wird.

• Pipeline-Transparenz: Manager sollten sehen können, wie Deals durch den Sales Funnel laufen, ohne ständig nach Updates fragen zu müssen.

• Reporting passend zu eurem Vertriebsmodell: Ein kurzer, transaktionsbasierter Verkaufszyklus benötigt andere Kennzahlen als Enterprise-Deals.

• Passung zu bestehenden Workflows: Die Software sollte zur täglichen Arbeitsweise des Teams passen, sodass das Aktualisieren von Leads und Aktivitäten natürlich wirkt und nicht erzwungen wird.

Wie evaluiere ich ein Tool während einer kostenlosen Testphase?

Nutze die Testphase, um echte Workflows zu prüfen: Lead-Erfassung, Routing, Follow-up-Erinnerungen, Änderungen von Pipeline-Stufen, Reporting und Manager-Übersichten. Wenn das Tool die tägliche Arbeit deines Teams nicht erleichtert, wird es sich langfristig nicht durchsetzen.

1) CRM as a Service by TeamsWork

CRM as a Service wurde für Teams entwickelt, die ihre tägliche Arbeit bereits in Microsoft Teams erledigen und Lead-Tracking sowie Pipeline-Transparenz wünschen, ohne alle in einen separaten CRM-Arbeitsbereich zu zwingen. Wie das in der Praxis aussieht, erfährst du in unserem Leitfaden zur Lead-Verwaltung mit CRM as a Service.

Am besten geeignet für

Teams-orientierte Organisationen, die ein CRM-Erlebnis direkt in Microsoft Teams möchten, insbesondere wenn Vertrieb eng mit Operations, Finance oder Service in denselben Kanälen zusammenarbeitet.

Zentrale Funktionen

• Lead Management und Pipelines direkt in Teams mit einer speziell für Microsoft Teams entwickelten CRM-App

• Outlook-Synchronisierung (Kontakte, Kalender und E-Mails), damit Kundenkommunikation mit Datensätzen verknüpft bleibt

• Benutzerdefinierte Formulare zur Standardisierung des Lead-Eingangs

• Tracking von Interaktionen und Audit-Trails für Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den gesamten Deal hinweg

• API-Zugriff für Integrationen und Reporting-Workflows

Preise

CRM as a Service verwendet eine Preisstruktur pro Organisation statt pro Nutzer. Es gibt einen kostenlosen Plan sowie kostenpflichtige Pläne ab 8,75 US$ pro Organisation und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die Preise steigen je nach Funktionsumfang und Nutzung.

Vorteile

• Hohes Akzeptanzpotenzial, wenn das Team bereits in Teams arbeitet

• Einfachere teamübergreifende Updates, da Gespräche und Kundendaten nah beieinander bleiben

• Sehr gut geeignet, wenn Transparenz ohne hohen administrativen Aufwand gewünscht ist

Zu beachten

• Teams, die Microsoft Teams nicht als primären Arbeitsbereich nutzen, müssen möglicherweise anpassen, wie und wo Lead-Updates erfolgen.

Warum CRM as a Service anders ist

Die meisten Lead-Management-Softwarelösungen erfordern, dass Teams in einem separaten CRM-System arbeiten. TeamsWork integriert das Lead-Management direkt in Microsoft Teams, sodass Aktualisierungen dort erfolgen, wo die Zusammenarbeit bereits stattfindet.

CRM as a Service	Andere Tools
Läuft innerhalb von Microsoft Teams	Läuft in einem separaten CRM-System
Preisgestaltung pro Organisation	Preisgestaltung pro Nutzer
Schnelle Einrichtung mit geringem Administrationsaufwand	Längere Einrichtung und Schulung erforderlich
Updates erfolgen direkt neben Unterhaltungen	Updates erfordern Toolwechsel
Entwickelt für Transparenz und konsequente Follow-ups	Entwickelt für Anpassung und Konfiguration

Teste CRM as a Service einen Monat lang mit vollem Zugriff – keine Kreditkarte erforderlich.

Kostenlose Testversion starten

2) HubSpot Sales Hub

HubSpot Sales Hub wird häufig von Teams genutzt, die CRM, Outreach, Automatisierung und Reporting in einer Plattform kombinieren möchten, insbesondere wenn Marketing- und Vertriebsprozesse eng verzahnt sind.

Source: HubSpot

Am besten geeignet für

Wachstumsteams, die ein All-in-One-System mit starker Automatisierung und großem Integrationsökosystem suchen.

Zentrale Funktionen

• Pipeline- und Aktivitäts-Tracking mit zunehmender Automatisierung je Tarif

• Forecasting und KI-gestützte Funktionen in höheren Tarifen

Preise

HubSpot bietet eine kostenlose Version, kostenpflichtige Pläne starten ab 15 US$ pro Nutzer und Monat und skalieren je nach Automatisierungs- und Reporting-Bedarf.

Vorteile

• Starke Automatisierungs- und Reporting-Funktionen

• Reifes Ökosystem für Marketing, Vertrieb und Service

• Große Auswahl an Drittanbieter-Integrationen

Zu beachten

• Kosten steigen mit zusätzlichen Nutzern und höheren Tarifen

• Onboarding-Gebühren bei höheren Plänen

• Automatisierung erfordert laufende administrative Pflege

3) Pipedrive

Pipedrive ist bekannt für seine einfache Einführung und hohe Benutzerfreundlichkeit bei pipeline-orientiertem Vertrieb. Es eignet sich besonders, wenn ein klarer Verkaufsprozess ohne großen Implementierungsaufwand gewünscht ist.

Source: Pipedrive

Am besten geeignet für

SMBs, die eine schnelle Pipeline-Einrichtung, klare Phasen und praktische Automatisierung ohne hohe Komplexität möchten.

Zentrale Funktionen

• Pipeline-Management und Reporting mit Fokus auf tägliche Vertriebsarbeit

• Automatisierung, E-Mail-Synchronisierung und zusätzliche Tools in höheren Tarifen

Preise

Preisgestaltung pro Nutzer, Pläne ab 14 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Vorteile

• Sehr gute Usability und schnelle Einarbeitung

• Klare Tarifstruktur, einfacher Einstieg und skalierbar

Zu beachten

• Einige Lead-Generierungs-, Anreicherungs- oder Sicherheitsfunktionen erfordern höhere Tarife oder Add-ons

• Kosten steigen mit wachsendem Team

4) Zoho CRM

Zoho CRM wird häufig wegen des guten Verhältnisses von Funktionsumfang und Preis gewählt, insbesondere von Teams, die weitere Tools aus dem Zoho-Ökosystem nutzen möchten.

Source: Zoho CRM

Am besten geeignet für

Teams, die möglichst viel CRM-Funktionalität pro investiertem Euro erhalten möchten und langfristig eine umfassendere Business-Suite planen.

Zentrale Funktionen

• Kernfunktionen eines CRM mit Automatisierung und Reporting

• KI- und erweiterte Funktionen in höheren Tarifen

Preise

Kostenloser Plan für kleine Teams, kostenpflichtige Pläne ab ca. 14 US$ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Vorteile

• Starkes Preis-Leistungs-Verhältnis

• Gute Option bei Nutzung weiterer Zoho-Apps

Zu beachten

• Erweiterte Funktionen oft nur in höheren Tarifen verfügbar

• Supportqualität variiert je nach Tarif

• Regionale Preisunterschiede können das Budget beeinflussen

Diese Option passt gut, wenn eine klar definierte Customer Journey vorhanden ist und eine enge Abstimmung zwischen Phasen und Feldern im CRM gewünscht wird.

5) Salesforce Sales Cloud

Salesforce ist eine leistungsstarke Lösung für Organisationen mit Bedarf an tiefgehender Anpassung, umfangreichen Administrationsmöglichkeiten und einem großen App- und Partner-Ökosystem.

Source: Salesforce

Am besten geeignet für

Große Organisationen mit komplexen Vertriebsstrukturen, hohem Reporting-Bedarf und dedizierter CRM-Administration.

Zentrale Funktionen

• Hochgradig anpassbare Datenmodelle und Workflows

• Erweitertes Reporting und Forecasting

• Großes App- und Partner-Ökosystem

Preise

Preise ab 25 US$ pro Nutzer und Monat, höhere Tarife bieten zusätzliche Anpassungs-, Automatisierungs- und Analysefunktionen.

Vorteile

• Sehr leistungsfähige Anpassungsmöglichkeiten

• Gut geeignet für mehrere Teams und Regionen

• Weit verbreiteter Enterprise-Standard

Zu beachten

• Steile Lernkurve für kleinere Teams

• Hoher Implementierungs- und Administrationsaufwand

• Add-ons können die Gesamtkosten deutlich erhöhen

Welche Lead-Management-Software solltest du wählen?

• Wähle CRM as a Service by TeamsWork, wenn Microsoft Teams bereits dein zentrales Arbeitswerkzeug für Vertriebszusammenarbeit ist und du hohe Akzeptanz sowie Transparenz ohne zusätzliche Tools möchtest.

• Wähle HubSpot Sales Hub, wenn du eine All-in-One-Wachstumsplattform mit starker Automatisierung suchst und bereit bist, mit steigenden Kosten zu skalieren.

• Wähle Pipedrive, wenn du die einfachste und schnellste Pipeline-Lösung für ein SMB-Team möchtest.

• Wähle Zoho CRM, wenn Preis-Leistung im Vordergrund steht und du eine breite Suite nutzen willst.

• Wähle Salesforce, wenn du Enterprise-weite Anpassbarkeit und Governance benötigst.

CRM as a Service für Lead Management in Microsoft Teams

Wenn Leads in Teams-Chats, Meetings und Kanälen besprochen werden, kann es die Konsistenz der Follow-ups verbessern, die Pipeline im selben Arbeitsbereich zu führen. CRM as a Service bietet eine kostenlose Testversion, mit der du reale Leads, echte Phasen und echte Workflows gemeinsam mit deinem Team testen kannst.

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TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM as a Service, Ticketing as a Service und Checklist as a Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.