So verwenden Sie Tags, Kategorien, Filter und Automatisierung im Microsoft Teams Ticketing System
- Marc (TeamsWork)
- 8. Okt.
- 3 Min. Lesezeit
Tags gehören zu den wirkungsvollsten Organisationswerkzeugen in Microsoft Teams Ticketing, denn sie helfen Support-Teams, Tickets sofort zu identifizieren und zu routen, ohne lange Beschreibungen lesen zu müssen. Diese Anleitung führt Sie durch alles, was Sie zum souveränen Umgang mit Tags brauchen – von der Erstellung bis zur Automatisierung.
Was sind Tags?
Tags sind einfache Kennzeichnungen, die Tickets nach Problemtyp, Abteilung oder jeder anderen für den Workflow sinnvollen Kategorie klassifizieren. Ist ein Ticket mit „IT“ getaggt, wissen Support-Teams sofort, dass es sich um technische Themen handelt – ohne in alle Details eintauchen zu müssen. Diese sofortige Klassifizierung vereinfacht das Ticket-Management, stellt sicher, dass Anfragen bei den richtigen Teams landen, und beschleunigt die Bearbeitungszeiten.
Tags erstellen
Das Erstellen von Tags ist unkompliziert und dauert nur wenige Schritte:
Navigieren Sie in den Einstellungen des Ticketing-Systems zum Tab „Tags“.
Geben Sie einen Kategorienamen ein (z. B. „Unternehmen“, „Abteilung“, „Prozess“).
Wählen Sie eine Farbe, um die Kategorie visuell zu unterscheiden.
Klicken Sie auf „Add New Tag Category“, um die Kategorie zu erstellen.
Klicken Sie auf die soeben erstellte Kategorie.
Geben Sie einzelne Tag-Bezeichnungen innerhalb dieser Kategorie ein (z. B. „Sales“, „IT“, „Engineering“).
Tag-Kategorien verstehen
Tag-Kategorien sind im Grunde Container, die zusammengehörige Tags organisieren. Denken Sie an Aktenschränke, in denen die einzelnen Tags die Ordner sind. Eine Kategorie „Abteilung“ könnte zum Beispiel die Tags „Sales“, „IT“ und „Engineering“ enthalten. Diese hierarchische Struktur erleichtert die Konsistenz in der gesamten Organisation und hilft Teammitgliedern, beim Erstellen oder Aktualisieren von Tickets schnell den richtigen Tag zu finden.
Kategorien sind besonders hilfreich, wenn mehrere Klassifikationssysteme parallel genutzt werden – etwa separate Kategorien für Abteilungen, Prioritätsstufen, Anfragearten und Projektnamen.
Tickets per Tag filtern
Sobald Tags vorhanden sind, wird das Filtern zum Kinderspiel. So filtern Sie Tickets nach Tags:
Suchen Sie das Filtersymbol in einer Spaltenüberschrift der Ticketliste.
Klicken Sie auf das Symbol, um das Filtermenü zu öffnen.
Geben Sie den gewünschten Tag oder Wert ein bzw. wählen Sie ihn aus, um nur passende Tickets anzuzeigen.
Das Filtern spart Zeit, denn Support-Teams können sich auf bestimmte Ticketgruppen konzentrieren, ohne irrelevante Einträge durchsuchen zu müssen. Sie möchten alle IT-bezogenen Tickets sehen? Filtern Sie nach dem Tag „IT“. Sie möchten Tickets einer bestimmten Person prüfen? Filtern Sie nach „Assignee“. Diese Funktion ist essenziell für Teams mit hohem Ticketvolumen oder mehreren gleichzeitig betreuten Abteilungen.
Workflows mit Tags automatisieren
In Kombination mit Automatisierungsregeln werden Tags noch leistungsfähiger. Das Ticketing-System ermöglicht es Teams, Bedingungen und Aktionen auf Basis von Tags zu definieren – manuelle Zuweisungen entfallen.
Beispiel: Erstellen Sie eine Regel, die jedes Ticket mit dem Tag „IT“ automatisch einem festgelegten IT-Spezialisten zuweist. Sobald ein neues Ticket mit diesem Tag erstellt wird, leitet das System es ohne manuelles Zutun an die richtige Person weiter.
So richten Sie eine tagbasierte Automatisierung ein:
Navigieren Sie in den Einstellungen zum Tab „Assignee“.
Erstellen Sie eine neue Regel mit einer Bedingung wie „Tags includes any: Sales“.
Legen Sie die entsprechende Aktion fest, z. B. „Assign to: [Team Member Name]“.
Speichern Sie die Regel, um sie zu aktivieren.
Diese Automatisierung reduziert die manuelle Ticketverteilung deutlich, stellt sicher, dass Tickets bei Mitarbeitenden mit der passenden Expertise landen, und verhindert Verzögerungen durch Fehlrouting. Eine umfassende Anleitung zu den Automatisierungsmöglichkeiten finden Sie here.
Tags bilden die Grundlage für die effektive Nutzung des Microsoft Teams Ticketing System: Teams bleiben organisiert, reagieren schneller und automatisieren wiederkehrende Aufgaben.
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