Ingebouwde chatfunctie in Ticketing As A Service

Wanneer uw team aan een supportticket werkt, raken gesprekken vaak verspreid over e-mails, chat-threads en verschillende apps. Dat betekent dat details verloren gaan, context wordt vergeten en de productiviteit een klap krijgt.

Met Teams Chat in Ticketing As A Service krijgt u eindelijk één gestroomlijnde plek om te praten en te werken — allemaal binnen Microsoft Teams. Het brengt real-time gesprekken, ticketcontext en samenwerking samen, precies daar waar uw team al communiceert.

Beheerdersrechten verlenen

Voordat uw organisatie Teams Chat kan gaan gebruiken, moet een Teams-beheerder de app de vereiste rechten verlenen.

Waarom hebben we deze rechten nodig? Simpel, Ticketing As A Service vraagt alleen de rechten die strikt noodzakelijk zijn om een soepele, geïntegreerde ervaring te leveren — niets meer. Deze rechten stellen de app in staat om toegewijde chats te creëren, updates te plaatsen en alles synchroon te houden tussen het ticket en uw Teams-omgeving.

Toestemming geven om de chatfunctie te gebruiken

Uw eerste chat aanmaken

Teams Chat introduceert een eenvoudig maar krachtig concept: Eén chat per ticket.

Op het moment dat u een chat start vanuit een ticket, maakt de app automatisch een toegewijde Microsoft Teams-chat aan die gekoppeld is aan dat specifieke ticket. Dit zorgt ervoor dat de aanvrager en de toegewezene één enkele gespreksthread delen — compleet met ticketdetails, bijlagen en het volledige verhaal van wat er gebeurt, zodat alles georganiseerd blijft in de juiste context.

Deelnemers toevoegen & Chatten starten

Standaard chatdeelnemers & Toegangsbeheer

By default, each ticket chat includes:

• The ticket assignee

• The ticket requestor

Maar we weten dat support dynamisch is. Misschien moet u een manager of een materiedeskundige erbij betrekken. U heeft volledige controle over wie deelneemt aan het gesprek, direct via de ticketvelden:

• Mensen toevoegen: U kunt eenvoudig meer deelnemers toevoegen door ze te selecteren in een aangepast "Personenkiezer"-veld direct op het ticket. Als alternatief wordt iemand automatisch aan de chat toegevoegd door hem of haar simpelweg als Aanvrager of Toegewezene toe te voegen.

• Mensen verwijderen: Als iemand niet langer betrokken hoeft te zijn, hoeft u hem of haar niet handmatig uit de chat te schoppen. Verwijder ze gewoon van het ticket en het systeem regelt de rest.

Ticketactiviteiten direct in Teams Chat ontvangen

Voordat u de chat start, kunt u ervoor kiezen om ticketmeldingen binnen de chat te ontvangen. Meldingen gaan naar toegewijde ticketchat.

Melding naar gerelateerde chat sturen

Ticketing stuurt automatisch Ticketmeldingen (zoals statuswijzigingen of SLA-waarschuwingen) direct naar de Microsoft Teams-chatthread die voor dit ticket is gemaakt.

Meldingen ontvangen in Chat

Dit houdt iedereen op één lijn zonder dat ze telkens het ticket hoeven te openen. De chat wordt een real-time activiteitenlogboek en communicatieruimte in één.

Meldingen gaan naar de Ticketing As A Service-chatbot

Melding naar chatbot sturen

In dit geval gaan meldingen naar de Ticketing Chatbot.

Voorbeeld Meldingen in Chatbot

Chatten vanuit het ticket

Als u liever binnen de ticketinterface werkt, kunt u direct van daaruit chatten. Elk bericht dat u verstuurt vanuit het chatgedeelte van het ticket, verschijnt direct ook in de toegewijde Teams-chat.

Uw team kan kiezen welke interface ze verkiezen — en er gaat niets verloren.

Chatten in Ticket wordt ook weerspiegeld in de Chat

Een afbeelding insluiten in Ticketchat

Chatten vanuit de Teams Chat

Natuurlijk kunt u ook direct in Microsoft Teams reageren. Of iemand nu reageert vanuit Teams of vanuit het ticket, alles blijft gesynchroniseerd. Het gesprek blijft consistent en gemakkelijk toegankelijk van beide kanten.

Deze flexibiliteit zorgt ervoor dat gesprekken uw workflow volgen, en niet andersom.

Externe gebruikers uitnodigen voor uw organisatie

Moet u iemand van buiten uw organisatie betrekken — zoals een klant of partner? Omdat dit een systeemeigen Microsoft Teams-chat is, kunt u externe gebruikers uitnodigen net als bij elk ander Teams-gesprek.

Dit is vooral waardevol voor Managed Service Providers, die met klanten kunnen samenwerken aan supporttickets zonder Teams te verlaten of over te schakelen naar een ander platform.

Beperkingen door organisatie-instellingen

Houd er rekening mee dat sommige organisaties externe chat beperken om veiligheids- of nalevingsredenen. Als uw omgeving geen externe gebruikers toestaat, is dit een Microsoft Teams-beleid — geen beperking opgelegd door Ticketing As A Service.

Door de kloof te overbruggen tussen uw helpdesk en uw dagelijkse communicatietool, transformeert de Teams Chat-functie hoe u problemen oplost. Geen verloren e-mails, onsamenhangende threads of constant wisselen tussen vensters meer — gewoon één duidelijke, gesynchroniseerde geschiedenis die u helpt tickets sneller te sluiten.

Of u nu een intern IT-team bent dat coördineert met HR of een MSP die externe klanten ondersteunt, deze functie zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft zonder de flow van het werk te verlaten.

Testen Sie Ticketing As A Service kostenlos!

---

TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.