Ihr erstes Abrechnungsdokument in Billing as a Service erstellen
Aktualisiert: vor 1 Tag
Hallo zusammen,
Mit Billing as a Service können Sie verschiedene Arten von Abrechnungsdokumenten erstellen, darunter Angebote, Kundenaufträge und Ausgangsrechnungen. Sie folgen alle einem ähnlichen Erstellungsablauf, sodass Ihnen die übrigen vertraut vorkommen, sobald Sie eines kennen. In diesem Tutorial verwenden wir ein Angebot als Beispiel und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihr erstes Abrechnungsdokument erstellen, vom ersten Entwurf bis zur Einreichung zur Genehmigung.
Abrechnungsdokumente verstehen
Ein Abrechnungsdokument ist ein formeller Nachweis eines Geschäftsvorgangs, zum Beispiel ein Angebot, ein Kundenauftrag oder eine Ausgangsrechnung. Jedes enthält die betroffenen Produkte oder Services sowie Preise, Konditionen und Gültigkeit. Ein Angebot gibt Kunden zum Beispiel eine klare Übersicht über Ihr Leistungsangebot, bevor sie sich entscheiden.
Ein Abrechnungsdokument erstellen
Beginnen wir nun mit der Erstellung eines neuen Abrechnungsdokuments. Wir verwenden dafür ein Angebot als Beispiel. Sehen Sie sich das Video an oder folgen Sie den folgenden Schritten:
Ein neues Angebot hinzufügen
Gehen Sie zum Tab Quotation und klicken Sie auf + Add Quotation.
Für dieses Tutorial überspringen wir die Option Create from Opportunity und erstellen stattdessen ein Angebot von Grund auf neu. Wenn Sie Skip auswählen, starten Sie neu, ohne das Angebot mit einer bestehenden Opportunity zu verknüpfen.
Füllen Sie als Nächstes Folgendes aus: Title, Organization (die abzurechnende Organisation), optional Contact, Currency und Visibility. Klicken Sie dann auf Save.
Angebotsinformationen bearbeiten
Sobald Ihr Angebot erstellt wurde, hat es den Status Draft. Prüfen Sie die wichtigsten Details und passen Sie sie an, bevor Sie fortfahren. Jedes Dokument enthält außerdem eine Dokumentreferenz zur Identifizierung und Nachverfolgung. Sie können steuern, wie diese Referenz generiert wird.
Im Bereich Bill From ist Ihre standardmäßige Abrechnungseinheit bereits mit den Daten des ausstellenden Unternehmens ausgefüllt. Soll ein anderes Unternehmen dieses Angebot ausstellen, klicken Sie auf Switch to a different billing entity oder bearbeiten Sie die Angaben manuell für dieses Dokument.
Der Bereich Bill To wird normalerweise automatisch ausgefüllt, wenn dem Abrechnungsdokument bereits eine Organisation zugeordnet ist. Andernfalls ergänzen Sie ihn mit den Daten Ihres Kunden. Legen Sie darunter die Daten Issued On und Valid Until fest. Falls Ihr Kunde eine eigene Referenz verwendet, etwa eine Bestellnummer, tragen Sie zusätzlich eine Customer Ref ein.
Positionen hinzufügen
Fügen Sie Ihre Positionen hinzu, am besten mit Produkten oder Services aus Ihrem Catalog. Catalog-Artikel haben ihren Preis bereits hinterlegt, und auch Steuern und Rabatte können voreingestellt werden, sodass Sie sie nicht jedes Mal neu eingeben müssen.
Ist der Artikel nicht in Ihrem Catalog, geben Sie seinen Namen ein und klicken Sie auf Use As 1-Time Item, um ihn sofort hinzuzufügen und Preis und Steuer selbst festzulegen, oder klicken Sie auf Add Item to Catalog, um ihn für das nächste Mal zu speichern. In beiden Fällen können Sie Preis, Steuer und Rabatt für jeden Artikel im Dokument weiterhin anpassen.
Rabatte und Gebühren hinzufügen
Zusätzlich zur Preisgestaltung auf Artikelebene können Sie Rabatte oder zusätzliche Gebühren auf das gesamte Dokument anwenden. Klicken Sie auf Add Discount oder Add Charge, geben Sie den Wert ein, und die Gesamtsumme des Dokuments wird sofort aktualisiert.
Konditionen und Hinweise hinzufügen
Verwenden Sie im Bereich Terms and Notes die standardmäßige Vorlage für Konditionen und Hinweise oder wechseln Sie zu einer anderen und bearbeiten Sie den Text bei Bedarf.
Vorschau anzeigen und zur Genehmigung einreichen
Mit Preview sehen Sie, wie das Angebot aussehen wird. Sobald alles korrekt ist, klicken Sie auf Submit for Approval.
Und das war’s! Ihr erstes Abrechnungsdokument ist erstellt und zur Genehmigung eingereicht, alles innerhalb von Microsoft Teams.
Sobald Ihr Angebot genehmigt wurde, können Sie es in einen Kundenauftrag oder eine Ausgangsrechnung umwandeln. Das neue Dokument übernimmt die Details der neuesten Version Ihres Angebots, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen, und Sie können vor dem Abschluss alles bearbeiten.
Lesen Sie unseren Blog zum Angebots-Workflow.
Einen schönen Tag noch!
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