Daten in CRM As A Service importieren / hochladen
- Marc (TeamsWork)
- 14. Apr.
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 10. Juni
Im Vertrieb sollte Ihr Fokus darauf liegen, Abschlüsse zu gewinnen – nicht auf der mühsamen Verwaltung von Daten. Um diesen Prozess zu optimieren, haben wir eine intuitive Daten-Upload-Funktion entwickelt, mit der Sie Ihre Daten ganz einfach in Microsoft Teams CRM importieren können. Diese Funktionalität hilft Ihnen, manuelle Dateneingaben zu vermeiden, Zeit zu sparen und Ihrem Team zu ermöglichen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – den Abschluss von Deals.
Diese Funktion ermöglicht den Import Ihrer Daten aus Excel- oder CSV-Dateien. Sobald Ihre Daten hochgeladen sind, stehen sie sofort in CRM As A Service zur Verfügung.
In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung zeige ich Ihnen, wie Sie Ihre Leads, Kontakte und Organisationen in CRM As A Service hochladen können. Ihre Opportunities können Sie auf ähnliche Weise hochladen.
1. Bereiten Sie Ihre Daten vor
Stellen Sie sicher, dass die Kundeninformationen in Ihrer Excel-/CSV-Datei korrekt strukturiert sind, mit einer maximalen Dateigröße von 25 MB und klar benannten Spalten für jeden Datenpunkt (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer, Firmenname usw.). Dies hilft dem System, die Felder korrekt zuzuordnen. Hier ein paar zusätzliche Tipps zur Datenvorbereitung:
Duplikate entfernen
Identifizieren und entfernen Sie doppelte Datensätze wie wiederholte Leads oder Kontakte, um Verwirrung und Redundanzen im CRM-System zu vermeiden.
Unvollständige oder ungenaue Daten korrigieren
Füllen Sie fehlende Felder aus, soweit möglich, und überprüfen Sie wichtige Informationen wie Kontaktnamen, E-Mail-Adressen und Firmennamen auf Richtigkeit.
Unnötige Felder entfernen
Löschen Sie irrelevante Spalten oder Felder, die im CRM-System nicht benötigt werden, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden.
Inaktive oder alte Daten prüfen
Identifizieren und entfernen Sie veraltete oder inaktive Leads und Kontakte, die nicht mehr relevant sind.
Keine Sonderzeichen oder Formatierungsfehler
Entfernen Sie unnötige Sonderzeichen, Leerzeichen oder Formatierungsinkonsistenzen, die beim Import Probleme verursachen könnten.
2. Zugriff auf die Upload-Funktion
Sobald Sie in CRM As A Service eingeloggt sind, finden Sie die Symbolleiste auf der linken Seite des Bildschirms. Klicken Sie auf das Ellipsen-Symbol (drei Punkte), um das Optionsmenü zu öffnen, und klicken Sie auf den Menüpunkt „Importieren“.
3. Datei hochladen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Importieren“. Es öffnet sich ein Datei-Explorer-Fenster. Suchen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf „Öffnen“. Stellen Sie sicher, dass Ihre Datei im Excel-Format (.xlsx) oder CSV-Format (.csv) vorliegt.t.
4. Feldzuordnung konfigurieren
Sie werden aufgefordert, die Spalten in Ihrer Tabelle den entsprechenden Feldern in CRM As A Service zuzuordnen. Die Daten in CRM As A Service sind in die folgenden Entitäten organisiert: Organization, Contact, Lead und Opportunity.
Beispielsweise können Sie die Spalte „Firmenname“ dem Feld „Name“ unter „Organization“ zuordnen und „E-Mail-Adresse“ dem Feld „E-Mail“ unter „Contact“.
Eine genaue Zuordnung ist entscheidend, damit Ihre Daten korrekt und effizient importiert werden.
Feldzuordnung für Lead/Opportunity konfigurieren
Bei der Zuordnung eines Lead/Opportunity müssen Sie die Pflichtfelder zuordnen: Opportunity-Phase (nur Opportunity) und entweder Kontaktname oder Organisationsname.
Sie müssen sie dem Feld „Organisation Name“ und „Kontaktname“ zuordnen, und sie werden automatisch mit dem Lead/der Opportunity verknüpft.
Mehrfacheinträge (Tags und Follower)
In der CRM As A Service-App können einige Felder – wie Tags und Follower – mehrere Einträge enthalten. Beim Import ist es jedoch nicht möglich, mehrere Einträge zuzuordnen. Diese müssen nach dem Import manuell in der App hinzugefügt werden.
Zuordnung Entity Owner
Sie müssen kein bestimmtes Format für die Einträge in Ihrer Datei verwenden – das System ist flexibel und verarbeitet die Daten entsprechend. Der „Entity Owner“ umfasst alle Mitglieder innerhalb der App, einschließlich des CRM-Owners.
Sobald Ihre Felder zugeordnet sind, klicken Sie auf „Weiter“, um mit dem Import fortzufahren.
5. Vorschau Ihrer Daten
Bevor Sie den Import abschließen, wird eine Vorschau Ihrer Daten angezeigt. Überprüfen Sie die Daten, um sicherzustellen, dass alles korrekt aussieht. Vergewissern Sie sich, dass alle Spalten richtig zugeordnet sind und keine Informationen fehlen.
Bei doppelten Daten können Sie auswählen, ob Sie sie duplizieren oder zusammenführen möchten.
6. Import bestätigen
Nachdem Sie bestätigt haben, dass alles korrekt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Fertig stellen“. Ihre Daten werden nun erfolgreich in CRM As A Service importiert und sind bereit zur Verwaltung. Der Importvorgang kann einige Minuten dauern. Sie können später zurückkehren, um zu überprüfen, ob der Upload abgeschlossen ist. Nach Abschluss sind Ihre Daten bereit zur Verwaltung.
Wenn Sie diese einfachen Schritte befolgen, können Sie Ihre Daten problemlos in CRM As A Service hochladen. Egal, ob Sie nur wenige oder Hunderte von Datensätzen haben – diese Funktion macht das Datenmanagement effizient und stressfrei.
Ich hoffe, dieser Beitrag hat Ihnen beim Hochladen Ihrer Leads in CRM As A Service weitergeholfen.
Ich wünsche Ihnen einen großartigen Tag!
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