Guia de Checklist de Onboarding de Colaboradores + Modelos Gratuitos

Iniciar uma nova função pode ser uma experiência avassaladora, não só para os novos colaboradores, mas também para quem é responsável por gerir o onboarding. Sem uma estrutura clara, passos importantes podem ser esquecidos, as expectativas podem tornar-se confusas e o onboarding pode rapidamente parecer caótico. Uma checklist de onboarding ajuda a trazer organização, consistência e clareza a todo o processo desde o início.

O que é o onboarding e porque é importante

Onboarding é o processo de integração de novos colaboradores na empresa. Vai além da documentação e do acesso a sistemas e inclui ajudar os novos colaboradores a compreender a sua função, a cultura da empresa e como podem ter sucesso. Quando o onboarding é bem executado, reduz-se a fricção inicial, definem-se expectativas mais claras e ajuda-se os novos colaboradores a sentirem-se confiantes durante as primeiras semanas.

De acordo com um estudo de onboarding da Insight Global, cerca de 70% dos novos colaboradores decidem se um emprego é adequado para eles no primeiro mês, sendo que quase 29% tomam essa decisão logo na primeira semana.

As seis fases do onboarding

O onboarding segue normalmente uma progressão clara ao longo do tempo, com diferentes objetivos e atividades em cada fase. As seis fases do onboarding são:

1. Pré-onboarding (antes do primeiro dia): Trabalho de preparação, como documentação, acessos a sistemas e comunicação inicial, para ajudar os novos colaboradores a sentirem-se preparados antes de começarem.

2. O primeiro dia: Atividades de integração, incluindo apresentações, visão geral da função e políticas essenciais.

3. O segundo dia: Apresentação das ferramentas, explicação dos fluxos de trabalho e contacto inicial com tarefas específicas da função.

4. A primeira semana: Formação mais aprofundada, integração na equipa e feedback inicial para esclarecer dúvidas e lacunas.

5. O primeiro mês: Alinhamento de expectativas, desenvolvimento de competências e check-ins regulares para apoiar o progresso.

6. O segundo mês e além: Avaliações, definição de objetivos e desenvolvimento a longo prazo para apoiar a integração completa.

Estruturar o onboarding por fases ajuda a controlar o ritmo da aprendizagem, reduzir a sobrecarga e apoiar os novos colaboradores à medida que se adaptam à sua função.

Desafios comuns no processo de onboarding

O onboarding falha frequentemente porque demasiadas coisas acontecem ao mesmo tempo e as responsabilidades não estão claramente definidas. Os novos colaboradores podem receber informação em excesso, ter dificuldade em compreender as expectativas ou experienciar diferentes padrões de onboarding consoante as pessoas envolvidas. À medida que as contratações aumentam, estes problemas tornam-se mais difíceis de gerir sem uma abordagem consistente.

Porque é que o onboarding falha frequentemente sem estrutura

O onboarding exige coordenação entre várias pessoas, tarefas e cronogramas. Quando esta coordenação é feita de forma informal, a consistência e a responsabilidade deterioram-se rapidamente. Sem uma forma estruturada de acompanhar o progresso, o onboarding tende a depender da memória, de comunicação dispersa e de acompanhamentos manuais, aumentando o risco de passos serem esquecidos.

O que é uma checklist de onboarding

Uma checklist de onboarding é uma lista estruturada de tarefas que ajuda a gerir o onboarding de forma clara e repetível. Transforma o onboarding de um processo informal em passos definidos que podem ser acompanhados, atribuídos e revistos. Em muitos contextos de RH, isto é também conhecido como checklist de onboarding de colaboradores.

Ao utilizar uma checklist, cria-se um ponto de referência comum para todos os envolvidos no onboarding, desde os RH até aos gestores e à equipa de TI.

Porque é que uma checklist de onboarding é importante

Uma checklist de onboarding bem estruturada beneficia tanto os novos colaboradores como as pessoas que os apoiam.

• Reduz a sobrecarga de informação ao dividir o onboarding em passos geríveis

• Define expectativas claras ao mostrar o que precisa de ser concluído e quando

• Melhora o envolvimento ao criar uma experiência mais organizada e de apoio

Os colaboradores que recebem um onboarding eficaz têm, segundo estudos, 18 vezes mais probabilidade de se sentirem comprometidos com o empregador, reforçando o impacto emocional e no desempenho de um onboarding bem pensado.

O que deve incluir uma checklist de onboarding

Uma checklist de onboarding deve abranger as tarefas que os novos colaboradores e as equipas internas precisam de concluir em cada fase.

Tarefas de conformidade

Documentação, confirmações de políticas e permissões de acesso que devem ser concluídas de forma correta e atempada.

Clarificação de funções e responsabilidades

Passos de formação, expectativas da função e objetivos iniciais que ajudam os novos colaboradores a compreender o que é esperado deles.

Cultura e ligação

Tarefas que apresentam os valores da empresa, as normas da equipa e oportunidades para criar relações.

Feedback e desenvolvimento contínuos

Check-ins e momentos de feedback que ajudam a identificar lacunas precocemente e a melhorar o onboarding ao longo do tempo.

Estas áreas de tarefas podem envolver várias pessoas e diferentes prazos, e manter tudo alinhado pode ser desafiante. É aqui que o Checklist as a Service apoia os fluxos de trabalho de onboarding de RH, mantendo as tarefas visíveis, atribuídas e consistentes, sem depender de documentos dispersos.

Benefícios de utilizar uma checklist de onboarding

Quando as tarefas de onboarding estão claramente documentadas, o impacto torna-se visível na execução diária.

• Evita sobrecarga: Divide o onboarding em passos geríveis para que os novos colaboradores não se sintam sobrecarregados.

• Clarifica responsabilidades: Tarefas claras tornam as expectativas evidentes para todos.

• Mantém o onboarding consistente: Uma única checklist garante a mesma experiência em todas as equipas.

• Melhora ao longo do tempo: Passos documentados facilitam a revisão e melhoria contínua do onboarding.

Embora estes benefícios sejam amplamente aplicáveis, o onboarding não é igual para todas as funções ou situações. Diferentes responsabilidades e modelos de trabalho exigem frequentemente diferentes formatos de checklist.

Tipos de checklists de onboarding de que pode precisar

O onboarding é gerido por várias equipas internas com responsabilidades diferentes. A utilização de checklists separadas ajuda a definir responsabilidades, evitar sobreposições e manter o foco no onboarding. Isto exige também uma colaboração eficaz entre equipas, especialmente quando RH, gestores e TI precisam de coordenar tarefas ao longo de diferentes períodos de tempo.

Checklist de onboarding de RH

Esta checklist apoia as responsabilidades de RH, como conformidade, documentação, registos de colaboradores e confirmações de políticas que devem ser concluídas de forma correta e dentro dos prazos.

Checklist de onboarding do gestor

Esta checklist ajuda os gestores a acompanhar tarefas de onboarding específicas da função, incluindo formação, definição de objetivos, expectativas de desempenho e feedback inicial.

Checklist de onboarding de TI

Uma checklist de onboarding de TI cobre acessos a sistemas, ferramentas, requisitos de segurança e configuração de equipamentos para garantir que os novos colaboradores estão prontos para trabalhar desde o primeiro dia.

Checklist de onboarding para colaboradores remotos

Esta checklist aborda a coordenação adicional necessária para colaboradores remotos, como configuração de comunicação, acesso a ferramentas e envolvimento contínuo sem interação presencial.

Ter o tipo certo de checklist é um excelente ponto de partida, mas a forma como é utilizada é igualmente importante. Uma checklist só funciona quando é fácil de seguir, atualizada de forma consistente e visível para todos os envolvidos no onboarding.

Dicas para utilizar uma checklist de onboarding de forma eficaz

Uma checklist de onboarding deve facilitar o processo, não adicionar mais trabalho administrativo. Estas dicas ajudam a tirar o máximo partido da checklist à medida que as contratações aumentam.

• Mantenha-a simples. Inclua apenas as tarefas essenciais para cada fase.

• Atribua um responsável. Garanta que cada tarefa tem um responsável claro.

• Partilhe a checklist. Utilize uma lista partilhada para manter todos alinhados.

• Atualize regularmente. Reveja a checklist após cada ciclo de contratação para a manter relevante.

Como melhorar e medir o processo de onboarding

Pode melhorar o onboarding recolhendo feedback dos novos colaboradores, analisando a conclusão das checklists e ajustando os passos ao longo do tempo para apoiar melhor futuras contratações.

À medida que o onboarding se torna mais colaborativo e repetível, a gestão manual de checklists pode começar a parecer limitada. Normalmente, é neste ponto que as equipas procuram uma forma mais estruturada de gerir o onboarding sem adicionar fricção.

Checklist as a Service para gerir o onboarding à escala

O Checklist as a Service oferece uma forma prática de aplicar estas boas práticas de forma consistente, especialmente quando o onboarding envolve várias pessoas e processos recorrentes.

Concebido para onboarding colaborativo

Pode manter as tarefas de onboarding visíveis e partilhadas entre RH, gestores e TI, para que todos saibam o que precisa de ser feito e quando.

Criado para suportar processos repetíveis

Em vez de recriar os passos de onboarding sempre que há uma nova contratação, pode reutilizar e ajustar checklists à medida que as funções e as necessidades de contratação evoluem.

Funciona dentro do Microsoft Teams

Se já colabora no Microsoft Teams, pode gerir o onboarding sem mudar de ferramenta. Pode configurar a checklist de onboarding no Microsoft Teams e acompanhar o progresso no mesmo espaço onde o trabalho diário acontece.

Modelos de checklist de onboarding de colaboradores para começar mais rapidamente

Os modelos ajudam a avançar mais rapidamente sem começar do zero, especialmente quando o onboarding precisa de ser consistente entre funções ou equipas. Abaixo encontra-se um exemplo de modelos de checklist de onboarding de colaboradores do Checklist as a Service. Pode adicionar ou remover tarefas, editar detalhes, definir prazos e atribuir responsáveis ou revisores de acordo com o fluxo de trabalho da sua equipa.

Com o Checklist as a Service, tem acesso a uma biblioteca de mais de 300 modelos de checklist prontos a utilizar, que pode adaptar ao seu fluxo de trabalho de onboarding, mantendo as tarefas flexíveis e relevantes.

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