Tickets importeren/uploaden in Ticketing As A Service vanuit Excel met Power Automate

Marc (TeamsWork)
1 dag geleden
5 minuten om te lezen

Het consolideren van supportdata of het importeren ervan in een nieuw systeem is vaak nodig. Als je ticketinformatie zich in Excel-spreadsheets bevindt, wil je die waarschijnlijk in je Ticketing As A Service-omgeving in Microsoft Teams krijgen.

Het importeren van historische of externe data is een praktische noodzaak. Microsoft Power Automate is de sleutel tot het vereenvoudigen hiervan en stroomlijnt de overdracht van je Excel-ticketgegevens naar ons platform.

Deze gids legt uit hoe je je Excel-bestand voorbereidt en onze vooraf geconfigureerde Power Automate-oplossing gebruikt voor een efficiënte ticketimport in Ticketing As A Service.

We hebben hiervoor een oplossingpakket klaargezet:

De Power Automate-oplossing importeren

De eerste stap is het toevoegen van de Power Automate-oplossing aan je omgeving. Zie deze oplossing als een kant-en-klare toolkit, specifiek ontworpen voor deze migratietaak.

Download het oplossingspakket: Je ontvangt een .zip-bestand van ons. Dit pakket bevat de Power Automate-flows die nodig zijn voor de migratie.
Ga naar Power Automate: Open je browser en ga naar https://make.powerautomate.com.
Navigeer naar Oplossingen: In het menu aan de linkerkant zie je ‘Oplossingen’. Zorg dat je de juiste omgeving hebt geselecteerd als je er meerdere hebt.
Importeer het oplossingbestand: Klik bovenaan op 'Oplossing importeren'. Er verschijnt een dialoogvenster. Klik op 'Bladeren', zoek het opgeslagen .zip-bestand en selecteer het. Klik op 'Volgende', dan op 'Importeren'. Dit kan even duren. Daarna zie je de nieuwe oplossing in je lijst.

Eenmaal geïmporteerd kun je op de oplossing klikken om de aanwezige flows te zien, waaronder bijvoorbeeld "Main - API Ticket Migration" en "Main - Excel Ticket Import", samen met enkele hulfflows. Lees onze blog over het migreren van tickets tussen twee omgevingen met Power Automate.

Je Excel-bestand voorbereiden voor import

Het succes van je import hangt sterk af van hoe goed je Excel-bestand is gestructureerd. Power Automate vereist een specifiek formaat om de gegevens correct te kunnen lezen.

A. Standaardvelden: Zorg dat je Excel-blad kolommen bevat met essentiële ticketinformatie.

Requestor ID: De unieke ID van de persoon die het ticket heeft ingediend.
Assignee ID: De unieke ID van de agent aan wie het ticket is toegewezen. Vul deze kolommen in met de juiste ID’s voor elke persoon die aan een ticket is gekoppeld.

B. Aangepaste velden: Als je tickets aangepaste velden bevatten, moet je specifieke kolommen toevoegen:

People Picker-velden: Voor aangepaste velden die gebruikers selecteren (zoals “Volgers”, “Goedkeurders”):
- Maak twee extra kolommen aan voor elk People Picker-veld:
  - [JouwVeldNaam] ID: Deze kolom bevat de gebruikers-ID('s).
  - [JouwVeldNaam] Email: Deze kolom bevat het e-mailadres/de e-mailadressen.
- Voorbeeld: Als je aangepaste veld “Volgers” heet, voeg dan de kolommen “Volgers ID” en “Volgers Email” toe.
- Belangrijk bij meerdere waarden: Als een People Picker-veld meerdere gebruikers kan bevatten, scheid dan elke ID en elk e-mailadres met een komma (,). De volgorde van de ID’s in de kolom [JouwVeldNaam] ID moet exact overeenkomen met de volgorde van e-mailadressen in de kolom [JouwVeldNaam] Email voor elk ticket.
Email Picker-velden: Voor aangepaste velden die e-mailadressen vastleggen (zoals “Reviewer Email”):
- Maak één extra kolom aan:
  - [JouwVeldNaam] Address: Deze kolom bevat het daadwerkelijke e-mailadres/de adressen.
- Voorbeeld: Als je veld “Reviewer Email” is, voeg dan een kolom “Reviewer Email Address” toe.

C. Omzetten naar Tabel-formaat: Power Automate vereist dat je Excel-gegevens als officiële Excel-tabel zijn opgemaakt.

Selecteer alle cellen met je ticketgegevens (inclusief kopteksten). Klik op een willekeurige cel in je gegevens en druk op Ctrl + A.
Ga naar het tabblad ‘Invoegen’ in het Excel-lint.
Klik op ‘Tabel’.
In het dialoogvenster ‘Tabel maken’ zorg je ervoor dat de optie ‘Mijn tabel heeft kopteksten’ is aangevinkt.
Klik op ‘OK’. Je gegevensbereik is nu een officiële Excel-tabel, klaar voor Power Automate.

De Power Automate-flow configureren

Nu je Excel-bestand klaar is, moet je aangeven waar Power Automate het kan vinden.

Ga terug naar https://make.powerautomate.com en open de eerder geïmporteerde oplossing.
Zoek en open de flow “Main - Excel Ticket Import” om te bewerken.
Zoek naar een scope (een container met acties), meestal genaamd “Scope - Excel File and Parameters”.
Zoek binnen deze scope naar de actie “List rows present in a table”. Deze actie leest je Excel-gegevens.
Configureer deze actie:
- Selecteer het voorbereide Excel-bestand als gegevensbron.
- Selecteer de specifieke tabel in dat bestand (Excel noemt dit standaard “Table1” als je de naam niet hebt gewijzigd).
Eenmaal geconfigureerd, klik je op ‘Opslaan’ en daarna op ‘Publiceren’.

Belangrijke aandachtspunten bij het importeren:

Tabel-formaat is essentieel: Power Automate leest alleen Excel-gegevens die zijn geformatteerd als Tabel. Zonder dit vindt de flow geen rijen.
Vereiste ondersteunende kolommen: Zorg dat extra kolommen voor aangepaste velden (zoals People Pickers) aanwezig en correct ingevuld zijn.
Veldcompatibiliteit: De aangepaste velden, tagcategorieën en tags in je Excel-bestand moeten overeenkomen met de configuratie van je Ticketing As A Service-omgeving.
Geen komma’s in waarden: Gebruik geen komma’s (,) binnen individuele aangepaste veldwaarden of tagnamen. Komma’s worden gebruikt als scheidingsteken voor meerdere waarden.
Opmerkingen migreren: Deze Excel-gebaseerde import ondersteunt meestal geen ticketopmerkingen. Als opmerkingen belangrijk zijn, gebruik dan de API-gebaseerde migratieflow ("Main - API Ticket Migration").
Unieke aangepaste veldnamen: Zorg dat alle aangepaste veldnamen uniek zijn en vermijd speciale tekens zoals [ ] of . in de namen.
Unieke tagnamen: Tags moeten unieke namen hebben in alle tagcategorieën. Het hergebruiken van tagnamen in verschillende categorieën kan leiden tot onjuiste toewijzingen.

De importflow uitvoeren

Nu ben je klaar om te importeren! Voer de flow “Main - Excel Ticket Import” uit. Je krijgt enkele parameters te zien:

baseURL: De basis-API-eindpunt-URL van je Ticketing As A Service-omgeving. Zie Ticketing API Referentie.
secretKey_destination: De API-sleutel van de bestemmingsomgeving waarin de tickets worden aangemaakt.
timezone: Specificeer de tijdzone (bijv. 7 voor GMT+7) om ervoor te zorgen dat datum-/tijdvelden correct worden geïnterpreteerd.
limit: Het maximum aantal tickets (rijen uit Excel) dat in één keer wordt verwerkt.
offset: Het aantal tickets (rijen) dat wordt overgeslagen voor het starten van de import. Handig voor batching of hervatten.

Neem de controle over je ticketdata

Tickets importeren vanuit Excel in Ticketing As A Service hoeft geen ingewikkelde taak te zijn. Door je Excel-bestand zorgvuldig voor te bereiden en de geleverde Power Automate-oplossing te gebruiken, kun je je bestaande gegevens efficiënt overbrengen naar ons krachtige ticketingsysteem binnen Microsoft Teams.

Hulp nodig of vragen? Neem gerust contact met ons op!

Contact opnemen

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.