top of page
Zoeken

Power Automate en RPA: Hoe een wereldwijd gezondheidsbedrijf twee dagen bespaarde door wekelijkse rapportage te automatiseren

Bijgewerkt op: 27 mrt

Kitameraki, een zusterbedrijf van Teamswork, werd ingeschakeld door een toonaangevend wereldwijd zorgbedrijf om een rapportageproces te herstructureren dat al jaren handmatig werd uitgevoerd. Elke week besteedde het team twee volledige werkdagen aan het exporteren van gegevens uit Power BI, het opmaken in Excel, het individueel filteren van elk rapport voor meer dan 250 ontvangers en het handmatig verzenden daarvan.


Het proces vereiste geen gespecialiseerde kennis of complexe besluitvorming, maar de combinatie van volume, handmatig filteren en de nalevingsvereisten in een zwaar gereguleerde omgeving liet geen ruimte voor shortcuts. Kitameraki heeft de volledige workflow opnieuw opgebouwd met Power Automate en RPA, waarmee de handmatige inspanning tot nul werd teruggebracht.



Een rapportageproces dat meer kostte dan alleen tijd

Het bedrijf produceerde wekelijks prestatierapportages op twee gebieden: verkoopprestaties en de betrokkenheid van medewerkers bij klanten. Elk rapport moest worden geëxporteerd uit Power BI, opgemaakt in Excel, individueel gefilterd zodat medewerkers alleen hun eigen gegevens konden inzien, en vervolgens afzonderlijk per e-mail worden verzonden aan meer dan 250 ontvangers.


In een gereguleerde zorgomgeving had de filterstap grote consequenties. Elke ontvanger was alleen gemachtigd om zijn of haar eigen prestatiegegevens in te zien, wat betekende dat elk rapport voor verzending moest worden gecontroleerd en aangepast. Met een distributielijst van meer dan 250 personen liep de werklast snel op, en elke fout in het filteren had niet alleen operationele maar ook compliancegevolgen.


Het proces nam wekelijks tot twee volledige werkdagen in beslag, zonder uitzondering en zonder mogelijkheid om stappen over te slaan.


Waarom Power Automate en RPA samen werden ingezet

Kitameraki koos voor een combinatie van Power Automate en RPA-tools omdat de twee technologieën verschillende delen van het probleem oplossen. Power Automate beheert logica en integraties tussen Microsoft-services op een native manier, waarbij Power BI, Excel en Outlook worden verbonden zonder maatwerkontwikkeling. RPA neemt de stappen voor zijn rekening die directe interactie met een gebruikersinterface vereisen, zoals navigeren in een dashboard om een gegevensexport te starten die niet via een API kan worden aangeroepen.


Door beide tools samen in te zetten kon de volledige workflow worden geautomatiseerd zonder dat er handmatige tussenstappen overbleven.


1. Gegevens ophalen uit Power BI

Power Automate werd geconfigureerd om prestatiegegevens automatisch te extraheren uit Power BI-dashboards volgens een wekelijks schema. Hiermee verviel de handmatige exportstap en werd gegarandeerd dat elk rapport altijd op de meest recente beschikbare gegevens was gebaseerd.


2. Rapporten opmaken in Excel

Automatiseringsscripts herstructureerden de ruwe gegevens in draaitabellen en verwijderden velden die niet relevant waren voor de betreffende ontvanger. Het resultaat was identiek aan wat het team voorheen handmatig produceerde.


3. Privacyfilters toepassen

Power Automate paste privacyfilters toe op basis van vooraf gedefinieerde regels, zodat elk rapport alleen de gegevens bevatte die de betreffende ontvanger mocht inzien. Dit was de stap met het hoogste risico in het oorspronkelijke proces en de stap waarbij het wegnemen van handmatige handelingen het meest directe verschil maakte.


4. Gepersonaliseerde e-mails verzenden

Na het opmaken en filteren verdeelde Power Automate de rapporten automatisch onder alle 250+ ontvangers. Elke persoon ontving alleen zijn of haar eigen rapport, zonder handmatige tussenkomst op enig moment in het verzendproces.


Wat de automatisering concreet heeft opgeleverd

De wekelijkse taak van twee dagen bestaat niet meer. Het team houdt zich niet langer bezig met gegevensexports, Excel-opmaak, privacyfiltering of het beheren van een distributielijst van 250 personen. De vrijgekomen tijd wordt nu besteed aan het analyseren van de prestatiegegevens die de rapporten opleveren en aan de besluitvorming die daarop volgt.


Vanuit complianceperspectief heeft het automatiseren van de filterstap het risico geëlimineerd dat gegevens naar de verkeerde ontvanger worden gestuurd. In een zorgomgeving die onder strenge privacyvereisten opereert, is dat een wezenlijke operationele verbetering, niet alleen een efficiencywinst.


De oplossing schaalt bovendien zonder extra inspanning. Het toevoegen van nieuwe ontvangers of het aanpassen van rapportformaten verhoogt de handmatige werklast niet, omdat er geen handmatige werklast meer is.


Wanneer is automatisering van een rapportageproces zinvol?

Een rapportageproces is een goede kandidaat voor automatisering wanneer het volgens een vast schema verloopt, gebruikmaakt van stabiele gegevensbronnen en bij elke cyclus dezelfde opmaak- en distributiestappen volgt. Het zorgbedrijf in deze casestudy voldeed aan alle drie de voorwaarden: een wekelijkse cadans, stabiele Power BI-gegevensbronnen en een herhaalbare Excel-naar-e-mailworkflow op grote schaal.


Andere indicatoren dat een proces klaar is voor automatisering:

  • Hetzelfde team voert het elke cyclus uit met weinig variatie in de uitvoering

  • Rapporten worden voor distributie handmatig gefilterd of gepersonaliseerd

  • De distributielijst is groot of groeit nog

  • Fouten in het filteren of opmaken hebben eerder voor problemen gezorgd


Hoe automatiseer je wekelijkse rapportage met Power Automate?

De aanpak volgt dezelfde structuur, ongeacht de inhoud van de rapportage:

  1. Verbind de gegevensbron: koppel Power Automate aan Power BI, SharePoint of het systeem waarin de rapportagegegevens zijn opgeslagen

  2. Pas opmaaklogica toe: gebruik automatiseringsscripts om de gegevens te structureren in het juiste formaat voor elk rapport

  3. Configureer filter- en personalisatieregels: bepaal welke gegevens elke ontvanger mag inzien

  4. Stel geautomatiseerde distributie in: programmeer Power Automate om rapporten op het gedefinieerde tijdstip naar alle ontvangers te sturen


Waar directe integraties niet beschikbaar zijn, neemt RPA de overige stappen over: navigeren in interfaces, exports starten en taken uitvoeren die niet via Power Automate alleen kunnen worden bereikt.


Automatiseer uw rapportageproces met Power Automate

Als uw organisatie een rapportageproces beheert met dit profiel, periodiek, gestructureerd en met meer handmatige inspanning dan nodig, is het de moeite waard om te onderzoeken wat automatisering kan vervangen. Teamswork en Kitameraki hebben dit soort oplossingen ontwikkeld voor uiteenlopende sectoren, waaronder gereguleerde omgevingen waar gegevensprivacy en nauwkeurigheid basisvereisten zijn. Neem contact met ons op om te bespreken hoe een automatiseringsoplossing voor uw workflow eruit zou kunnen zien.



TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.


Opmerkingen

bottom of page