top of page
Zoeken

Power Automate en RPA: Hoe een wereldwijd gezondheidsbedrijf twee dagen bespaarde door wekelijkse rapportage te automatiseren

Kitameraki, een zusterbedrijf van TeamsWork, werkte onlangs samen met een toonaangevend wereldwijd gezondheidsbedrijf om hun wekelijkse prestatie­rapportageproces te transformeren, dat voorheen handmatig en tijdrovend was. Het bestaande proces bestond uit het exporteren van gegevens uit Power BI, het formatteren in Excel, het filteren op privacy en het handmatig verzenden van individuele e-mails naar meer dan 250 ontvangers. Dit nam wekelijks tot twee volledige werkdagen in beslag, tijd die beter besteed had kunnen worden aan strategischere activiteiten.


Wat er gerapporteerd moest worden 

De wekelijkse rapporten van het bedrijf richtten zich op twee hoofdgebieden: verkoopprestaties en niet-verkoopprestaties. Verkoopgegevens gaven inzicht in hoe goed het bedrijf haar doelstellingen behaalde, terwijl niet-verkoopgegevens de betrokkenheid van medewerkers bij klanten bijhielden. Het doel van deze rapporten was om een duidelijk beeld te geven van de algehele prestaties van het bedrijf, zowel op het gebied van verkoop als klantinteractie door personeel.

Privacy was van cruciaal belang, aangezien elk rapport gepersonaliseerd moest worden zodat medewerkers alleen hun eigen gegevens konden inzien. Dit voegde een extra complexiteitslaag toe, want de rapporten moesten handmatig op elke ontvanger worden afgestemd, wat de kans op fouten vergrootte. Hier boden Power Automate en RPA de oplossing, door het proces te automatiseren en de problemen rond handmatige personalisatie weg te nemen.


Hoe Power Automate en RPA het rapportageproces afhandelden 

Kitameraki gebruikte een combinatie van Power Automate en Robotic Process Automation-tools om de rapportagestroom volledig opnieuw in te richten:


  1. Gegevens uit Power BI halen

Power Automate werd ingesteld om prestatiegegevens automatisch uit Power BI-dashboards te halen, zodat de rapporten gebaseerd waren op de meest actuele gegevens.


  1. Excel-formattering automatiseren:

Excel-automatiseringsscripts werden gebruikt om de gegevens te formatteren tot draaitabellen en onnodige details te verwijderen. Dit zorgde ervoor dat de rapporten overzichtelijk en afgestemd op elke ontvanger waren.

  • Filteren voor privacy: Om naleving en gegevensprivacy te waarborgen, automatiseerde Power Automate het filteren van gegevens, zodat elke medewerker alleen zijn of haar eigen prestatiegegevens ontving.

  • Persoonlijke e-mails verzenden: Zodra de rapporten klaar waren, gebruikte men Power Automate om deze via gepersonaliseerde e-mails te verzenden. Het systeem beheerde automatisch het verzenden van meer dan 250 rapporten, waardoor handmatig werk overbodig werd.

Deze volledige automatisering verving een handmatige taak van twee dagen door een soepel proces, waarmee het bedrijf wekelijks tijd en middelen bespaarde.


Waarom automatisering het verschil maakt 

De overstap van een handmatig naar een geautomatiseerd rapportagesysteem toont aan hoe Power Automate en RPA workflows kunnen stroomlijnen, inefficiënties elimineren en menselijke fouten verminderen. Door het volledige rapportageproces te automatiseren, hielp Kitameraki het gezondheidsbedrijf sneller, betrouwbaarder en nauwkeuriger te rapporteren.


De automatiseringsoplossing bespaarde niet alleen tijd, maar stelde het team ook in staat zich te richten op belangrijkere taken, zoals het analyseren van prestatietrends en het nemen van beslissingen.


Aan de slag met RPA en Power Automate

De transformatie van het wekelijkse rapportageproces van dit wereldwijde gezondheidsbedrijf toont de kracht aan van Power Automate en RPA bij het verbeteren van operationele efficiëntie. Door repetitieve taken te automatiseren kunnen bedrijven tijd besparen, fouten verminderen en beter opschalen. Als jouw organisatie nog handmatige processen gebruikt voor rapportages, is het misschien tijd om automatisering als oplossing te overwegen voor meer nauwkeurigheid en efficiëntie.


Bij TeamsWork helpen we bedrijven hun processen te stroomlijnen met op maat gemaakte automatiseringsoplossingen die aansluiten op jouw specifieke behoeften. Neem vandaag nog contact met ons op en begin aan jouw reis naar meer efficiëntie en schaalbaarheid.



TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM As A Service, Ticketing As A Service en Checklist As A Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.

Comments

bottom of page