HR-ticketsysteem voor Microsoft Teams: Installatiegids

Een HR-ticketsysteem voor Microsoft Teams stelt je HR-team in staat om medewerkersverzoeken te ontvangen, op te volgen en af te handelen, direct in het platform dat je organisatie al dagelijks gebruikt. In plaats van HR-verzoeken te beheren via gedeelde postvakken, chatgesprekken of spreadsheets, wordt elk verzoek een gestructureerd ticket met een categorie, een toegewezen eigenaar, een deadline en een volledig gespreksoverzicht.

Microsoft Teams is de juiste plek voor dit systeem, omdat je medewerkers er al werken. Wanneer het indienen van een verlofaanvraag of een salarisvraag net zo eenvoudig is als een Teams-bericht sturen, ontvangt je HR-team meteen volledige en gestructureerde verzoeken, zonder heen-en-weer communicatie om ontbrekende informatie op te vragen.

Wat is een HR-ticketsysteem?

Een HR-ticketsysteem is software die medewerkersverzoeken omzet in traceerbare, toewijsbare tickets, zodat HR-teams deze in een georganiseerde wachtrij kunnen afhandelen. Elk ticket legt het type verzoek, de medewerkersgegevens, de betreffende afdeling en de oplossingstatus vast, waardoor het HR-team één gestructureerd dossier heeft voor elk verzoek van indiening tot sluiting.

Zonder een ticketsysteem voor HR verloopt de ondersteuning via e-mailketens, Teams-chats of mondelinge verzoeken, die allemaal moeilijk te volgen, makkelijk te verliezen en onmogelijk nauwkeurig te rapporteren zijn. Verzoektypes die HR-ticketsystemen verwerken zijn verlofaanvragen, salarisvragen, wijzigingen in arbeidsvoorwaarden, onboardingtaken, offboarding en vragen over bedrijfsbeleid.

Waarom HR-supporttickets beheren in Microsoft Teams?

Het beheren van een HR-ticketsysteem in Teams biedt je organisatie meerdere voordelen ten opzichte van zelfstandige HR-helpdesktools. Medewerkers dienen verzoeken in zonder van platform te wisselen, wat de adoptie vergroot en het aantal verzoeken dat door de mazen valt vermindert.

• Geen extra platforms voor medewerkers: Verzoeken worden direct in Teams ingediend, dezelfde plek waar iedereen dagelijks werkt, wat leidt tot hogere indieningspercentages en minder gemiste verzoeken.

• Meldingen waar het werk gebeurt: HR-teamleden ontvangen ticketupdates als Teams-meldingen, waardoor reacties sneller plaatsvinden en niets verloren gaat tussen platforms.

• Microsoft 365-beveiliging en compliance: Alle ticketgegevens blijven binnen je Microsoft 365-tenant, gedekt door hetzelfde beveiligingsbeleid en dezelfde compliancecontroles die al gelden in je organisatie.

• Volledig auditspoor: Elk ticket bewaart een tijdgestempeld overzicht van alle acties, opmerkingen en statuswijzigingen, nuttig voor compliancerapportages, functioneringsgesprekken en geschillenbeslechting.

• Prijsstelling per organisatie: Ticketing as a Service by TeamsWork wordt per organisatie gefactureerd, niet per agent, zodat je volledige HR-team het systeem kan gebruiken zonder dat de kosten meegroeien met de teamgrootte.

Een HR-ticketsysteem instellen in Microsoft Teams

De installatie van HR-ticketing met Ticketing as a Service by TeamsWork duurt minder dan een uur. De onderstaande stappen behandelen de installatie en configuratie die je HR-team nodig heeft om verzoeken vanaf dag één te beheren.

Stap 1: Ticketing as a Service installeren

Voeg Ticketing as a Service toe aan je Microsoft Teams-omgeving via Microsoft AppSource. Je Microsoft 365-beheerder keurt de app goed, waarna deze beschikbaar is voor alle gebruikers in je organisatie in Teams.

Stap 2: Een apart HR-supportkanaal aanmaken

Maak een privékanaal in Microsoft Teams aan voor je HR-supportteam. Dit kanaal dient als centrale inbox waar alle medewerkerstickets binnenkomen en waar HR-teamleden samenwerken aan de oplossing.

Stap 3: Tags instellen om HR-verzoeken te categoriseren

Met tags kan je HR-team inkomende tickets doorsturen naar de juiste persoon zonder handmatige sortering. Maak een tag aan voor elke categorie HR-verzoeken die je team behandelt. Categorieën om in te stellen zijn onder andere:

• Verlofaanvragen

• Salarisvragen

• Inschrijving en wijziging van arbeidsvoorwaarden

• Onboardingondersteuning

• Offboardingverzoeken

• Functioneringsgesprekken

• Training en ontwikkeling

• Feedback en suggesties van medewerkers

• Werving

Voor onboarding geeft het koppelen van de tag 'Onboardingondersteuning' aan een onboardingchecklist voor nieuwe medewerkers nieuwe medewerkers zowel gerichte ondersteuning als een gestructureerde takenlijst vanaf dag één.

Wanneer een medewerker een ticket indient, selecteert hij de bijbehorende tag. Ticketing as a Service stuurt het verzoek automatisch door naar het juiste teamlid op basis van de toegepaste tag. De onderstaande schermafbeelding toont een voorbeeldconfiguratie van tags voor een HR-team, met categorieën als Benefits, Payroll, Requests, Performance en Training.

Stap 4: Aangepaste velden toevoegen aan het ticketformulier

Aangepaste velden leggen gestructureerde informatie vast op het moment dat een ticket wordt aangemaakt, zodat HR-teamleden alles hebben wat ze nodig hebben voordat ze reageren. Handige aangepaste velden voor HR-tickets zijn:

• Medewerkernummer

• Afdeling

• Datum in dienst

• Naam leidinggevende

• Startdatum van het verzoek (voor verlof- en verzuimaanvragen)

Door deze velden aan het ticketformulier toe te voegen, vervalt de heen-en-weer communicatie voor basisinformatie, zodat HR-teamleden tickets direct na toewijzing kunnen oppakken. De onderstaande schermafbeelding toont een ticketformulier met de velden 'Afdeling' en 'Koppelen aan medewerker' naast de standaardvelden Titel, Beschrijving, Toegewezen aan, Tags en Prioriteit.

Stap 5: Automatische toewijzingsregels configureren

Automatische toewijzing neemt de behoefte weg aan een coördinator die elk inkomend ticket handmatig doorstuurt. Stel regels in die tickets automatisch toewijzen aan specifieke HR-teamleden op basis van de toegepaste tag. Bijvoorbeeld:

• Tickets met de tag 'Benefits' worden toegewezen aan de arbeidsvoorwaardenspecialist.

• Tickets met de tag 'Payroll' gaan naar het teamlid dat verantwoordelijk is voor de salarisadministratie.

• Tickets met de tag 'Onboardingondersteuning' worden doorgestuurd naar de onboardingcoördinator.

Elk verzoek belandt direct bij de juiste persoon vanaf het moment van indiening, wat vertragingen door doorsturing en handmatige sortering elimineert. De onderstaande schermafbeelding toont twee actieve toewijzingsregels: één die Benefits-tickets naar een teamlid stuurt en één die Requests-tickets naar een ander stuurt.

Stap 6: SLA-doelen instellen en meldingen activeren

Stel voor elke ticketcategorie een service level agreement (SLA) in om de verwachte respons- en oplostijden te bepalen. Ticketing as a Service stuurt realtime Teams-meldingen wanneer een ticket wordt toegewezen, bijgewerkt, becommentarieerd of de SLA-deadline nadert, zodat het volledige HR-team op de hoogte blijft zonder handmatige opvolging. HR-teams die naast supporttickets ook terugkerende processen beheren, kunnen taakbeheer in Microsoft Teams gebruiken voor workflows zoals compliancecontroles en beoordelingscycli op hetzelfde platform.

HR-verzoektypes die je met dit systeem kunt beheren

Een HR-ticketsysteem in Microsoft Teams verwerkt elke categorie medewerkersverzoeken die je HR-team ontvangt, van routinematige verlofgoedkeuringen tot gevoeliger documentatieverzoeken.

• Verlof- en verzuimaanvragen

• Salarisvragen en correcties

• Inschrijving, wijzigingen en vragen over arbeidsvoorwaarden

• Onboardingtaken en documentatie voor nieuwe medewerkers

• Offboardingprocessen en uitdiensttredingsformaliteiten

• Inschrijving en goedkeuring van trainingen

• Planning en documentatie van functioneringsgesprekken

• Vragen over bedrijfsbeleid en het personeelshandboek

• IT-toegangsverzoeken en provisioning in afstemming met IT

• Klachten van medewerkers en formele documentatie

Bij een hoog volume aan verlofaanvragen vermindert het automatiseren van verlofaanvragen in Teams de handmatige verwerking en versnelt het de reactietijden.

Teams die ook werving beheren, kunnen het wervingsproces in Teams van begin tot eind afhandelen en kandidaten volgen van sollicitatie tot onboarding zonder de Teams-omgeving te verlaten.

Beheer al je HR-support vanuit Microsoft Teams

Ticketing as a Service by TeamsWork is de enige Microsoft 365-gecertificeerde ticketingapp die speciaal is gebouwd voor Microsoft Teams. Je HR-team kan in minder dan een uur een volledig HR-ticketsysteem inrichten, zonder externe tools, zonder prijsstelling per agent en zonder training voor medewerkers die verzoeken indienen.

Start je gratis proefperiode en ontdek hoe je HR-team medewerkersverzoeken vanaf dag één afhandelt.

Ticketing as a Service gratis proberen

---

TeamsWork is lid van het Microsoft Partner Network en is gespecialiseerd in het ontwikkelen van Productiviteitsapps die de kracht van het Microsoft Teams-platform en het dynamische ecosysteem benutten. Hun SaaS-producten, zoals CRM as a Service, Ticketing as a Service en Checklist as a Service, worden zeer gewaardeerd door gebruikers. Ze staan bekend om hun gebruiksvriendelijke interface, de naadloze integratie met Microsoft Teams en de betaalbare prijsplannen. TeamsWork is trots op het ontwikkelen van innovatieve softwareoplossingen die de productiviteit van bedrijven verhogen en tegelijkertijd betaalbaar blijven voor elk budget.