Wie Sie Ihre erste Checklist erstellen: Wichtige Schritte und Einblicke

Der Einstieg in ein neues System kann entmutigend wirken. Das verstehen wir. Deshalb haben wir viel Mühe investiert, unsere Plattform benutzerfreundlich zu gestalten, damit jeder sofort loslegen kann. Die Erstellung Ihrer ersten Checklist in Checklist As A Service muss nicht kompliziert sein. Gehen wir gemeinsam die Schritte durch, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Sehen Sie sich dieses kurze Video an oder lesen Sie den nachfolgenden Artikel, der eine umfassendere Erklärung bietet.

Starten Sie den Erstellungsprozess für die Checklist, indem Sie auf die Schaltfläche + Neue Checklist klicken.

1) Eine Vorlage auswählen

Starten Sie, indem Sie eine Vorlage auswählen. Ihnen stehen über 300+ kuratierte Vorlagen zur Verfügung, ebenso wie eigene benutzerdefinierte Vorlagen – oder Sie beginnen ganz von vorne. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass Sie eine solide Grundlage für jede Art von Aufgabe haben.

2) Eine Checklist erstellen oder eine wiederkehrende Checklist konfigurieren

Das Erstellen einer Checklist legt eine einmalige Aufgabenliste an. Für wiederkehrende Prozesse – wie z. B. den Monatsabschluss im Finanzteam – empfehlen wir eine wiederkehrende Checklist. Diese wird automatisch nach einem definierten Zeitplan generiert, was wiederkehrende Aufgaben erheblich erleichtert.

3) Kopfzeile ausfüllen

Hier geben Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrer Checklist ein. Wichtige Details sind u. a. das Veranstaltungsdatum, das als Anker für alle Fälligkeitsdaten dient. Die Kalenderfunktion ist hierbei entscheidend: Sie stellt sicher, dass Fälligkeiten nicht auf Wochenenden oder Feiertage fallen. Ihren bevorzugten Kalender können Sie im Einstellungsbereich konfigurieren.

4) Aufgaben ausfüllen

Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, werden alle Aufgaben daraus automatisch in Ihre Checklist übernommen. Andernfalls können Sie Aufgaben manuell hinzufügen, Fälligkeitsdaten, Verantwortliche und Prüfer festlegen und sogar Dokumente anhängen.

Checklist wurde als kollaboratives Tool konzipiert. Wenn Sie Teammitglieder zu Aufgaben hinzufügen und Fälligkeiten festlegen, werden alle automatisch über ihre jeweiligen Zuständigkeiten, anstehende Fälligkeiten und abgeschlossene Aufgaben informiert. So bleibt Ihr Team auf dem neuesten Stand – keine Deadline wird mehr übersehen.

Sie entscheiden selbst, ob Ihre Checklist Fälligkeiten benötigt oder ob Aufgaben einen Verantwortlichen und Prüfer*in brauchen.

Fälligkeitsdatum-Umschalter verwenden

Wenn Sie sich gegen Fälligkeitstermine entscheiden, haben Aufgaben kein festes Enddatum und lösen keine Erinnerungen aus.

Assignee / Reviewer-Umschalter verwenden

Wenn Sie Aufgaben nicht zuweisen, gelten sie als offen – nur Beitragende und Anfordernde können sie abschließen.

Beide Umschalter deaktivieren

Sie können einen Mischmodus wählen, bei dem einige Aufgaben zugewiesen und andere offen bleiben.

Datumsfeld

Die Daten beziehen sich auf das Veranstaltungsdatum (z. B. -2 Tage bedeutet, dass die Aufgabe zwei Werktage vor dem Ereignis abgeschlossen sein muss).

5) Prüfen und Absenden

Jetzt ist der Moment, alle Details zu prüfen: Kopfzeile, Aufgabenliste, Zuständige, Prüfer usw. Dies ist der letzte Schritt, bevor Ihre Checklist offiziell wird – nehmen Sie sich also einen Moment Zeit, um alles zu überprüfen.

Sobald Sie Ihre Checklist absenden, berechnet das System automatisch die Fälligkeitstermine basierend auf Ihren Eingaben und dem gewählten Kalender. Anschließend erhalten alle Zuständigen und Prüfer Benachrichtigungen über ihre Aufgaben. Der Prozess ist vollständig automatisiert – Ihre Checklist ist sofort einsatzbereit, ohne weiteren Aufwand.

Unsere Plattform ist darauf ausgelegt, diesen Prozess so intuitiv wie möglich zu gestalten – doch die wahre Stärke zeigt sich, wenn Sie Checklist As A Service selbst ausprobieren.

Haben Sie Checklist As A Service noch nicht getestet? Dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um loszulegen und zu erleben, wie es Ihre Prozesse optimiert, Ihr Team effizienter macht – und Ihnen den Alltag erleichtert. Probieren Sie die App aus und verändern Sie Ihre Arbeitsweise. Gemeinsam schaffen wir das!

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TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.