top of page
Suche

Taken Importeren/Exporteren in Checklist met Excel

Zeit ist die wertvollste Ressource Ihres Teams. Wenn Sie jedes Mal Dutzende von Aufgaben manuell eingeben oder Daten Zelle für Zelle in einen Bericht kopieren, verlieren Sie Stunden an Produktivität.


Checklist as a Service bietet leistungsstarke Import- und Exportfunktionen, die die Lücke zwischen Ihren dynamischen Workflows in Microsoft Teams und der strukturierten Welt von Excel schließen. Egal, ob Sie ein komplexes Projekt massenhaft erstellen oder ein abgeschlossenes Projekt archivieren müssen – hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Daten effizient verwalten.


Importieren: Die Datei einrichten

Das manuelle Einrichten einer großen Checkliste mit mehr als 50 Aufgaben kann mühsam sein. Mit der Importfunktion können Sie Ihre Aufgabenliste in Excel erstellen und sofort hochladen.



Um einen reibungslosen Upload zu gewährleisten, ist es wichtig, zunächst das Format zu verstehen.

Beispiel für eine Importdatei
Beispiel für eine Importdatei

Bevor Sie hochladen, müssen Ihre Daten in einem Format vorliegen, das das System erkennt. Wir stellen eine herunterladbare Vorlage bereit, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. So funktionieren die Spalten:

  • task_name: Der Titel des Aufgabenelements (z. B. "PC beschaffen").

  • relative_date: Dies bestimmt das Fälligkeitsdatum. Geben Sie 0 ein, damit die Aufgabe am Ereignisdatum fällig ist. Geben Sie eine negative Zahl (z. B. -2) für zwei Tage vor dem Ereignis oder eine positive Zahl für Tage danach ein.

  • assignee: Die E-Mail-Adresse des Teammitglieds, das für die Aufgabe verantwortlich ist.

  • reviewer: Die E-Mail-Adresse der Person, die die Aufgabe genehmigen muss (optional).


Der Import-Workflow

Aufgaben aus Excel importieren
Aufgaben aus Excel importieren

Jetzt, da Ihre Datei bereit ist, erfahren Sie hier, wie Sie sie in die App übertragen:

  1. Neue Checkliste erstellen: Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Checkliste.

  2. Vorlage & Allgemeine Infos wählen: Wählen Sie Ihren Startpunkt und füllen Sie die grundlegenden Details aus (Name, Ereignisdatum, Kalender).

  3. Zu Aufgaben hinzufügen navigieren: Klicken Sie auf "Erstellen" oder "Weiter", um zur Aufgabenerstellungsphase zu gelangen.

  4. Aufgaben hochladen klicken: Anstatt Aufgaben einzeln einzutippen, wählen Sie die Schaltfläche + Aufgaben hochladen.

  5. Hochladen und Validieren: Wählen Sie Ihre vorbereitete Excel-Datei aus. Das System prüft Ihre Datei automatisch auf Fehler (z. B. eine unbekannte E-Mail-Adresse).

    • Validierungsstatus: Sie sehen eine Zusammenfassung, die bestätigt, ob Aufgaben korrekt formatiert sind oder ob bestimmte Zeilen aufgrund von Fehlern ignoriert werden.

    • Überprüfen und Absenden: Sobald die Validierung bestanden ist, klicken Sie auf Aufgaben hochladen. Ihre Aufgaben füllen sofort die Liste. Sie können nun auf Überprüfen und Absenden klicken, um die Checkliste zu erstellen!



Exportfunktion in Checklist

Manchmal müssen Sie Ihre Daten aus Microsoft Teams exportieren – vielleicht für einen monatlichen Compliance-Bericht, eine Kundenpräsentation oder einfach zur Archivierung.


Wir gestalten den Export flexibel. Sie entscheiden genau, was Sie benötigen.


Beispiel für den Export einer Checkliste
Beispiel für den Export einer Checkliste

Beispiel einer exportierten Checkliste
Beispiel einer exportierten Checkliste

  1. Öffnen Sie Ihre spezifische Checkliste.

  2. Wählen Sie die Option Nach Excel exportieren.

  3. Wählen Sie die für Sie relevanten Datenpunkte:

    • Checkliste: Exportiert Details wie den Anforderer, das Ereignisdatum und die Beschreibung.

    • Aufgabenliste: Exportiert die Kernarbeitselemente, einschließlich Status, Fälligkeitsdaten, Bearbeiter und Prüfer.

    • Aktivität: Exportiert den vollständigen Audit-Verlauf der Kommentare und Änderungen innerhalb der Checkliste.

Nach dem Herunterladen bietet Ihre Excel-Datei eine saubere, organisierte Ansicht Ihres Projekts, bereit für das Reporting.


TeamsWork ist Mitglied des Microsoft Partner Network und spezialisiert auf die Entwicklung von Produktivitäts-Apps, die die Leistungsfähigkeit der Microsoft Teams-Plattform und ihres dynamischen Ökosystems nutzen. Ihre SaaS-Produkte wie CRM As A Service, Ticketing As A Service und Checklist As A Service werden von Nutzern hochgeschätzt. Sie überzeugen durch eine benutzerfreundliche Oberfläche, nahtlose Integration in Microsoft Teams und erschwingliche Preismodelle. TeamsWork legt Wert darauf, innovative Softwarelösungen zu entwickeln, die die Produktivität von Unternehmen steigern und für jedes Budget erschwinglich sind.

 

Kommentare

bottom of page